Laatste update:

TUI implementeerde Microsoft 365 en Teams: “Met Spikes realiseerden wij een veel betere samenwerking”

Spikes bleek de ideale partner te zijn om de interne samenwerking en communicatie naar een hoger niveau te tillen middels een migratie naar Microsoft 365 én een implementatie van Microsoft Teams. De open communicatiewijze van Spikes sprak TUI erg aan. Ook vond de reisonderneming het prettig dat Spikes actief meedacht: wanneer TUI kampte met een vraag, bood Spikes op eigen initiatief interessante oplossingen. Bovendien is Spikes gespecialiseerd in Microsoft-technologie én denkt het bedrijf out of the box om zo juist en efficiënt mogelijk aan de wensen van klanten te voldoen. Al met al genoeg redenen voor TUI om met deze partner in zee te gaan.

De uitdaging

De interne communicatie was toe aan een verbeterslag. De IT-afdeling zag wat shadow IT voorbijkomen, die de communicatie bemoeilijkte. Ook wilde TUI graag af van een traditionele, omslachtige manier van communiceren: als medewerkers intern een vraag wilden stellen, moesten zij een collega bellen of naar het bureau van de betreffende collega lopen. Dat kon allemaal een stuk makkelijker, sneller en gestroomlijnder – en wel met Microsoft 365 en Teams.

“De aanpak van Spikes was heel goed en leerzaam,” vertelt Viktoria Korman, interne IT-consultant bij TUI. “Spikes was altijd bereid om een antwoord te geven op onze vragen – ook toen we na afloop van de pilot meer wilden weten, bijvoorbeeld over SharePoint of bepaalde documenten. Daarnaast zorgde Spikes voor een uitstekende opvolging. De samenwerking is nog steeds erg goed!”

Dat de samenwerking vruchten heeft afgeworpen, wil Viktoria benadrukken: “Zowel op individueel als op teamniveau. Met de hulp van Spikes hebben wij onze processen geoptimaliseerd en een interne innovatie gerealiseerd. De productiviteit binnen onze organisatie is er flink op vooruitgegaan, net als de bedrijfsefficiëntie. We werken nu veel beter samen.”

“De aanpak van Spikes leidde tot een succesvolle demo, pilot én uitrol”

Wat Viktoria erg fijn vond was de uitgebreide aanpak van Spikes: “Voordat wij Microsoft Teams in gebruik namen, creëerde Spikes een testomgeving voor ons. Daarin oefenden testers met het opzetten van calls en het samenwerken aan documenten. Toen we exact wisten hoe het er allemaal zou gaan uitzien, hebben we Proofs of Concept gedraaid – twee in België en twee in Nederland.”

Dit gebeurde op de afdelingen die de grootste behoefte hadden aan betere communicatie, zoals het Customer Support Center dat 24/7 operationeel is. “Daar dragen medewerkers shifts aan elkaar over,” legt Viktoria uit. “Bij de overdracht viel het al eens voor dat bepaalde informatie niet of onvoldoende duidelijke werd doorgegeven. Deze afdeling had daarom dringend een centrale informatieoverdracht en communicatiewijze nodig.”

Zodoende ging het Customer Support Center samen met drie andere afdelingen binnen TUI aan de slag met Microsoft Teams. “Aanvankelijk hebben we een demo getoond om uit te leggen hoe de applicatie werkt, wat Microsoft 365 inhoudt en welke aanpak we zouden hanteren. Daarna heeft Spikes een workshop georganiseerd om in één dag de behoeftes van de afdelingen in kaart te brengen. Samen bekeken we welke zaken goed en minder goed verliepen. Die aanpak zorgde ervoor dat de afdelingen de pilot uiteindelijk met succes konden afronden. Vervolgens hebben we de oplossing naar de hele organisatie uitgerold!”

“Onze medewerkers waren zó blij dat ze beter konden samenwerken”

Dat de resultaten aan alle verwachtingen voldoen, wil Viktoria graag benadrukken: “De pilot was voor iedereen nieuw, maar wij merkten dat alle medewerkers zó blij waren dat ze beter konden samenwerken. Dat was een gevolg van de aanpak van Spikes. Er is apart gekeken naar de behoeftes van iedere afdeling. Bovendien heeft Spikes ons geholpen om templates te creëren en toe te spitsen op onze huisstijl.”

Daarnaast hebben Spikes en TUI samen de nodige aandacht besteed aan adoptie. “Je mag de applicatie dan één keer implementeren, maar deze staat geenszins stil. Je hebt continu te maken met updates en nieuwe features, waarmee collega’s moeten leren werken. Daarom vinden wij het vanuit TUI heel belangrijk om ‘continuous learning’ aan te bieden aan onze medewerkers.”

De workshopsessies bleken in dit kader een succes. “Bij TUI hebben we tweemaal per jaar de ‘learning weeks’. Tijdens deze reeks sessies heeft Spikes een workshop gegeven. Daarna hebben wij het gebruik van Skype stopgezet, zodat alle medewerkers wel móesten overstappen op Microsoft Teams. Ook hebben we de training van Spikes overgenomen, zodat we iedereen binnen de organisatie kunnen helpen om met de applicatie te werken.”

“De zelfontwikkelde tool van Spikes biedt uitkomst voor ons e-mailprobleem”

TUI wilde ook graag de mailbox van het Operation Control Center stroomlijnen. In deze mailbox komen alle grote of kleine meldingen rond vluchtoperaties samen, vaak duizenden per dag. “Wij hadden standaardregels ingesteld, zodat mails in bepaalde mappen werden geplaatst,” licht Viktoria toe. “Maar omdat deze berichten niet automatisch werden verwijderd, hadden we op een gegeven moment een flink archief opgebouwd. De dienst werkt namelijk 24/7. Het bleek een uitdaging om bij een shiftoverdracht te maken dat geen enkele mail over het hoofd werd gezien.”

TUI vroeg of Spikes een oplossing wist voor dit probleem. Wat bleek? Spikes had zelf een tool voor gedeelde mailboxen ontwikkeld die uitkomst zou bieden: Yablo. “Wanneer een mail binnenkomt, kun je hierover communiceren,” vertelt Viktoria. “In Yablo kun je mensen taggen en e-mails als taken toevoegen in Planner, een taakbeheertoepassing van Microsoft. Kortom, Yablo biedt veel meer mogelijkheden dan de reguliere mail.” Voor TUI was vooral automatisch taggen interessant: “Als wij een mail binnenkrijgen over een specifiek onderwerp, labelt Yablo het bericht direct. Heel handig! We zijn nu dan ook druk bezig met het aanmaken van de 49 accounts die we met Yablo willen laten werken.”

“Spikes blijft erg betrokken en denkt altijd met ons mee”

Ten slotte wil Viktoria graag kwijt dat zij enorm tevreden is over Spikes als bedrijf: “Spikes is echt onze persoonlijke consultant. Toen de coronacrisis uitbrak, nam Spikes bijvoorbeeld op eigen initiatief contact met ons op om te kijken of wij vragen hadden. Het bedrijf blijft erg betrokken en denkt altijd met ons mee. Ik vind de medewerkers van Spikes zeer aangename mensen. Dat mag ook best gezegd worden!”

TUI-logo

Profiel

TUI staat voor Trusted, Unique, Inspiring. De reisorganisatie, touroperator en luchtvaartmaatschappij kent haar oorsprong in België. Het bedrijf streeft ernaar om de beste vakanties aan te bieden. Daarbij wil het mens, dier en natuur respecteren. Als grootste reisonderneming in België speelt TUI een prominente rol op het gebied van duurzaam toerisme in de Belgische markt. TUI kiest voor zoveel mogelijk duurzame accommodaties van topkwaliteit, terwijl het ISO 14001 milieucertificaat van luchtvaartmaatschappij TUI Fly verantwoord ondernemerschap laat zien. Met deze aanpak draagt TUI bij aan het behoud van vakantiebestemmingen, zodat reizigers nu én in de toekomst kunnen blijven genieten van vakanties met een ‘smile’.

Categorieën

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Gerelateerde content

Euronav

Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van…

Goodman

Spikes re-engineered eForm en introduceert Smart Form, gebaseerd op de nieuwste technologie en met…