Newsflash

Waarmee kunnen we helpen?

Wie kunnen wij helpen?

 Spikes adviseert en ontwikkelt oplossingen voor de IT, HR en business leaders doorheen hun transformatie naar een digitale toekomst.

Spikes helpt organisaties die inzetten op innovatie en groei. Of dit gebeurt vanwege een acquisitie, een optimalisatie van bedrijfsprocessen of een bijsturing van de strategie, Spikes helpt CIOs, HR of andere Business Managers met het vertalen van visie naar concrete innovatieve samenwerkingstechnologiën.

 

 

Waarom Spikes?

Spikes bouwt oplossingen waarmee medewerkers geëngageerd en efficiënt kunnen samenwerken.

Het creëren van interactieve samenwerkingsvormen komt voor bedrijven steeds centraler te staan. En dit is waar we bij Spikes naar streven! Wij creëren nieuwe digitale samenwerkingsculturen waarin mensen kunnen bijleren, zichzelf kunnen veranderen, en verandering in hun organisatie kunnen aansturen.

Spikes vertaalt de samenwerkingscultuur van een organisatie naar een functionele digitale werkplek. Spikes helpt met duurzaam advies over en implementatie van innovatieve digitale oplossingen die de samenwerking in een zakelijk ecosysteem versterken zodat IT, HR en businessafdelingen beter samenwerken. Spikes is de kennisexpert in het herkennen, optimaliseren en digitaal vertalen van samenwerkingsculturen.

Onze klanten aan het woord

Waarom kozen zij voor Spikes?

Spikes is een goede en flexibele partner die telkens inspeelde op onze wensen.

Technisch sterk onderbouwd, zeer betrokken bij het ganse proces. Op Spikes kan je bouwen.

Spikes kan als implementatiepartner heel wat ervaring voorleggen in Office 365, zowel functioneel als technisch. We hebben alle vertrouwen in hun expertise!

Wij konden ons uitstekend vinden in de aanpak die Spikes voorstelde. Voor ons was dit in de eerste plaats een business-project, en geen technologieproject

Onze successen

Omdat het leren uit ervaringen van andere bedrijven inspirerend werkt.

 Support Management is key in uitrol en adaptie van migratie naar Office 365

‘Inspiring ways of living’, dat is de belofte van Etex aan mensen wereldwijd. Iedereen heeft het recht op onderdak, en dat moet vooral betaalbaar blijven. Om deze missie dagelijks gestalte te geven zet Etex volop in op innovatie. Nieuwe producten en oplossingen zoeken, in eerste plaats voor de bouwindustrie maar ook voor hun eigen personeel. Het welzijn van elke medewerker is van primordiaal belang. En daar hoort ook een veilige en aangename werkomgeving bij met moderne tools en systemen. Met de migratie naar Microsoft Outlook en Skype for Business zet het bouwbedrijf, met dank aan Spikes, opnieuw een grote stap vooruit.

De Belgische Etex Group is een echt begrip in de bouwindustrie. Zij produceren een breed gamma aan duurzame bouwoplossingen in meer dan 100 fabrieken over 40 landen. De multinational uit het Brusselse heeft een sterke geschiedenis die reeds startte in 1906. De referentielijst is indrukwekkend, met op kop het Navo-hoofdkwartier in Evere. Om al deze projecten tot een goed einde te brengen rekent Etex op 17.000 enthousiaste medewerkers wereldwijd, waarvan 1.300 in België. Om helemaal mee te zijn met de digitale trends, de interne en externe communicatie te optimaliseren en de onderlinge samenwerking globaal te verbeteren koos Etex voor de migratie naar Office 365 en Skype for Business. De expertise van Spikes als ‘Support provider’ was ongetwijfeld een meerwaarde.

 

Dagelijks monitoren

De centrale IT-support van Etex is op de hoofdzetel in België gevestigd. Van daaruit kwam het voorstel om Lotus Notes te vervangen door het gebruiksvriendelijke Office 365 en Skype for Business. Dit proces moest enerzijds meer tegemoet komen aan de vragen en noden van de users maar daarnaast ook de mogelijkheid bieden om binnen de ganse groep op een uniforme en gestandaardiseerde manier te communiceren. Maar met 8.000 gebruikers over de ganse wereld is dat sneller gezegd dan gedaan. Support stond in het ganse verhaal centraal.

Voor deze ‘Migration Support’ en ‘Support Management’ rekent Sofie Van Rompaey van Etex op de steun en ervaring van Kathleen Vanhee van Spikes. Samen werken ze de grote lijnen van de support aanpak uit. Een dagelijkse monitoring en rapportering, de follow-up van eventuele failures met issue solving en een opgestart ticketsysteem. Deze combinatie brengt meteen alle vragen en errors in kaart en dient als basis voor de nodige procesaanpassingen.

 

 

High attention support team

Het ganse project is opgedeeld in 4 verschillende fases met telkens een specifiek doel voor het support team. Tijdens de voorbereiding is de rol van support eerder beperkt. Ruim 80 key-users gebruiken en testen beide systemen naast elkaar. De begeleiding gebeurt hier in eerste instantie door het project team. Pas vanaf de effectieve roll- out komt het high attention support team helemaal op de voorgrond, zowel binnen Etex als binnen Spikes. In eerste instantie gebeurt de follow-up van de vragen en opmerkingen van de gebruikers via het nieuwe ticketsysteem, aangevuld met telefonisch bijstand voor dringende gevallen.

Tijdens deze tweede fase draait het support team op volle toeren. Niet verwonderlijk als je 1.000 gebruikers per maand migreert. De interactie en communicatie tussen gebruikers, het support team en Spikes is hier cruciaal. Ook tijdens de derde fase, de after-migration, kunnen gebruikers blijven rekenen op de ‘problem solvers’, al is de intensiteit dan al een stuk lager. Tenslotte neemt het operationeel team, verspreid over alle vestigingen, de support over en starten zij met het behandelen van de tickets. Dit is de vierde en laatste fase van het project.

 

Procesbeschrijvingen documentatie

De rol van support stopt niet na de migratie. Het high attention team bijvoorbeeld zit wekelijks samen met Spikes om verdere optimalisaties en nieuwe systemen en processen te implementeren. Ook hier is de rol van Spikes belangrijk. Zij werken alle nodige documenten en procesbeschrijvingen uit. Support doet de nodige testen en na een finale go wordt de service desk aan het werk gezet.

“Het is niet eenvoudig om alle processen en scripts uit te schrijven”, bekent Sofie Van Rompaey. “Dat maakt dat het traject soms wel eens moeizaam loopt maar het is belangrijk dat je op zo’n momenten kan rekenen op de ervaring van een betrouwbare partner als Spikes. Voor second line support zijn ze echt onontbeerlijk.” Die tandem in support bleek achteraf een echte succesformule te zijn.

 

Ambassadeurs en champions

Om een project van dergelijke omvang tot een goed einde te brengen, is de aanvaarding door de eindgebruikers essentieel. Reeds vanaf dag één werden zij betrokken. Zo had het project team, met naast een functionele en een technische project manager ook diverse collega’s met een technische achtergrond, nauw contact met de regionale en lokale teams.

Deze lokale teams, de ‘champions’ genoemd, staan onder andere
in voor de end-user training. Zij rapporteren aan het regionale team die op hun beurt nauw overleggen met het project team. Etex koos voor 6 regionale teams. Zij kregen de naam ‘ambassadeurs’ mee. Zo ontstaat er een duidelijke flow van eindgebruikers, over champions en ambassadeurs, tot bij het project team. Gestroomlijnde communicatie met regelmatig en duidelijk overleg was het speerpunt.

Tot slot is een uitgebreid ‘lessons learned’ opgezet. Dit moet Etex wapenen voor hun volgende stap, de implementatie van SharePoint. Een nieuwe mijlpaal om die aangename werkomgeving ook de komende jaren nog te bestendigen.

Spikes helpt Bekaert bij optimalisatie (globale) interne communicatie, met cloud based platform

“better together”  Dat is de rode draad doorheen het succesverhaal van Bekaert. De basis ook voor een unieke vorm van samenwerking met business partners en medewerkers. En dat laatste was tot voor kort best een uitdaging. Want hoe zorg je ervoor dat 6.900 PC-gebruikers wereldwijd beter kunnen samenwerken en communiceren? Juist, met een gebruiksvriendelijke, digitale ‘cloud based’ werkomgeving van Microsoft. Zo vonden Bekaert en Spikes elkaar, en werd release 1 onlangs afgerond.

Bekaert is wereldleider in staaldraadtransformatie en deklagen. Als hoogtechnologisch bedrijf met hoofdzetel in België telt het zo’n 30.000 medewerkers wereldwijd en klanten in meer dan 120 landen. In alle activiteiten van het bedrijf streeft Bekaert naar een duurzame, rendabele groei, die zich vertaalt in een stevig jaarlijks omzetcijfer (ca. 4,4 miljard euro in 2015). In de zoektocht naar een gebruiksvriendelijk samenwerkingsplatform voor globaal gebruik, koos Bekaert voor een Belgische Microsoft certified partner: Spikes.

 

Nood aan 2-way-communicatie

Bekaert had in het verleden reeds een intranetplatform om gegevens te sharen. Het systeem was echter niet zo gebruiksvriendelijk en communicatie verliep voornamelijk via e-mail. Tijd voor vernieuwing dus. Men keek uit naar een 2-way-communicatie: informatie moest efficiënter kunnen worden verspreid, met een snellere toegang tot relevante data voor gebruikers. Bovendien werd uitgekeken naar meer conversaties en engagement via Yammer enz…

De Communicatie- en IT-afdeling sloegen de handen in elkaar en gingen op zoek naar een partner om samen een ‘user centric’ platform te creëren. Een platform dat medewerkers wereldwijd toelaat vlug alle noodzakelijke informatie te vinden en te delen. Met als ultiem doel de productiviteit, samenwerking en interne communicatie aanzienlijk te verbeteren. Find, share, connect and increase productivity.

 

Proactieve houding Spikes

Het moest een Microsoft platform met globale kenmerken zijn, gekoppeld aan het ERP-systeem van Bekaert: SAP.  Op de wenslijst stond ook dat Microsoft ontwikkelingen en evoluties automatisch opgevolgd en handig geïntegreerd zouden kunnen worden, zonder een hoop extra customizations.

Nu zijn er op Europees niveau wel vele Microsoft partners, maar qua aanpak blijven er grote verschillen. Een shortlist met de nodige criteria, diverse pitchpresentaties en afweging van prijs/kwaliteit bracht Bekaert bij Spikes, certified Microsoft partner met grote kennis van SharePoint. Een combinatie van drive, een proactieve houding en gedegen research gaven de doorslag, al was er meer.

Zoals de flexibiliteit van Spikes en de wil om samen te werken met een communicatiepartner om de look & feel van Bekaert te bewaren. Of de jaren ervaring met de cloud, want de website van Bekaert werkte tenslotte al 5 jaar in de cloud. Ook de internationale projectervaring van het team was belangrijk, met succesvolle referenties. Bekaert kreeg de kans enkele projecten live te gaan bekijken. Tot slot was er de bereidheid van Spikes om op projectbasis te werken en na oplevering de support en maintenance over te laten aan de vaste outsourcing partner van Bekaert.

 

Dedicated implementatieteam

Een klein, dedicated team – een relevante groep key stakeholders samen met Spikes en andere partners – wijdde zich aan de eerste fase van het concept. Project owners van Communicatie IT en innovatie, maar ook HR, legden de noden en ideeën op tafel. Denk aan de keuze van functionaliteiten, design, front end access, achterliggende IT-systemen enz.

De ontwikkeling van het platform kon beginnen. Het bleek een heus globaal learning traject voor alle partijen. Het systeem performant laten draaien bleek geen sinecure. De snelheid was aanvankelijk niet wat het moest zijn, het duurde bijvoorbeeld 15 minuten om de homepage op te bouwen in China. Kan je niet echt snelle communicatie noemen en werd op dat moment als een ‘no-go’ gevalideerd. De uitdagingen waren groot en de oplevering van release 1 liep enigszins uit. Ondersteund door Microsoft werden de problemen gedetecteerd en ten gronde opgelost.

Projectverantwoordelijke Hans Ocket van Spikes was de rots in de branding. Technisch sterk onderbouwd, zeer betrokken bij het ganse proces en zeer open en resultaatsgericht in de samenwerking met andere partners. Op Spikes kan je bouwen.

 

Het eindresultaat

Hoe complex de ontwikkeling soms ook was, de aanhouder wint. De performantie problemen werden opgelost, het eindresultaat stemt tevreden. In samenwerking met Spikes kwam een global Microsoft portaal met 6.900 gebruikers verspreid over Europa, Azië en Noord- en Zuid-Amerika tot stand. Voortaan kunnen medewerkers er snel globale en lokale informatie raadplegen, vacatures, company policies enz. Deze digitale werkomgeving laat toe eenvoudig te communiceren en informatie of documenten rond projecten te delen. En van hieruit kunnen de gebruikers bovendien eenvoudig navigeren naar hun workstation, Office 365, enz. Enkele highlights van het platform:

  • Globale tool, met aanvullend lokale informatie per regio of land
  • Links naar bestaande workflows (SAP) en portals (foto- en videogallerij, innovation portal…)
  • Yammer feed….
  • Intuïtief karakter dankzij doorgedreven search engine
  • Transparante hiërarchie in de communicatie
  • Herkenbaar design, ook per afdeling mogelijk

 

Om de eenheid en efficiëntie te bewaken, zijn er standaardtemplates aangereikt aan de gebruikers. Want een beetje sturing moet er zijn. Net zoals opleiding en begeleiding. Bekaert voorziet interne trainingen, via Skype of on-site. In China is bijvoorbeeld lokaal opleiding gegeven. Ook zijn er super users aangesteld. Deze blijven support bieden binnen hun activiteitsdomein en/of afdeling.

 

To be continued…

En of de eindgebruikers enthousiast zijn. Het platform is ondertussen wereldwijd positief onthaald, het systeem wordt goed gebruikt, met als resultaat: minder support mails en calls, meer eenheid in de globale werking, betere projectcommunicatie. Doel bereikt.

Ondanks het gebruiksvriendelijke karakter van het platform blijft het publiceren van updates een continu engagement van de medewerkers. Maar dat is een kwestie van bewustwording en tijd. Bekaert heeft Spikes alvast gecontacteerd voor een volgende fase. De exacte details sparen we graag voor later… to be continued!

Spikes biedt BDO de juiste knowhow, mensen en coaching

Audit, Accounting en Financieel advies op wereldniveau, dat is BDO. Op het gebied van corporate finance en interim management de nummer 5 in de sector, naast KPMG, Deloitte, PWC, Ernst & Young. Voor een dergelijke wereldspeler van formaat wordt de continuïteit van de business mee bepaald door IT. De juiste knowhow, mensen en coaching per IT-project zijn van essentieel belang. In Spikes vond BDO de professionele partner met dezelfde kernwaarden: kwaliteit en nabijheid voor de cliënt, een grote flexibiliteit en pragmatische aanpak. Dit alles werd vertaald in een structurele samenwerking over meerdere projecten heen, van SharePoint, Extranet tot Dot.net.

Opgericht in 1963 en gestructureerd in een federatie van onafhankelijke kantoren is BDO vandaag de dag met meer dan 1.400 vestigingen aanwezig in meer dan 154 landen. De nabijheid en de kennis van de specifieke vereisten per land zijn de absolute troeven van het BDO-netwerk. Ruim 65.000 mensen – waarvan 600 in België – staan klaar om het bedrijfsleven, managers en ondernemers wereldwijd of regionaal te helpen, met financiële verslaggeving en fiscaal juridisch advies. En dit volgens 4 business lines: audit & assurance, accounting & reporting, tax & legal en advisory. Op IT-gebied zocht men naar een integrale partner voor cloud-migratie, Microsoft-producten en meer. De start van een dankbare samenwerking met Spikes.

  

Zoektocht naar (nieuwe) IT-oplossing en pragmatische partner

Eind 2015 besliste BDO om, in het kader van een internationale strategie, te migreren naar de cloud. Vanuit het wereldwijde netwerk bestond al een agreement met Microsoft, dus dacht men aan SharePoint. Dat zou zo zijn voordelen hebben: voordeliger tarief, reeds veel bestaande Microsoft-producten en een goede onderlinge integratie. Microsoft België startte met advies en consultancy.

Microsoft raadde Spikes aan als referentie voor SharePoint in België en zo kwam BDO bij de IT-experts terecht voor verder verloop van hun projecten. Het eerste contact met Dirk Verhaeghe, Sales Manager bij Spikes, leidde tot een testproject met een bevredigend resultaat. Spikes bleek over veel competentie te bezitten, kennis die BDO echt nodig had. Ook over toekomstige Microsoft-ontwikkelingen kon Spikes goed adviseren.

De pragmatische aanpak gaf zeker mee de doorslag voor de samenwerking. De IT-generalisten van BDO kregen ondersteuning van de IT-specialisten van Spikes met de juiste knowhow per project. Voor elke nood of applicatie kon Spikes het gewenste profiel leveren en een dienstverlening bieden die flexibel inzetbaar en aanpasbaar was. Sinds het testproject staat Spikes BDO bij in heel wat projecten. Het grootste daarvan is SharePoint.

 

SharePoint-technologie, Extranet, Dot.net ontwikkeling

Bestaande SharePoint-sites migreren naar de cloud was de eerste missie. Hiernaast ook heel wat integratie van oudere SharePoint-omgevingen en de klassieke fileshare. Spikes zorgde ervoor dat eindgebruikers snel en eenvoudig hun weg vonden naar de juiste info en data. Best een project van grote omvang, aangezien de BDO-medewerkers dagelijks met de toepassingen werken.

Bovenop de SharePoint-technologie werd een Extranet ontwikkeld, essentieel voor het uitwisselen van data en content met BDO-klanten. Vermeldenswaardig hier is ook de integratie met het bestaande ‘Global SharePoint online’, een koppeling met de omgeving die het wereldwijde, overkoepelende IT-orgaan ontwikkelde. De focus van Spikes lag op het opvolgen van de integratie tussen de platformen, met veel aandacht voor automatisch gegenereerde SharePoint-omgevingen.

Projectverantwoordelijken per dienst kwamen samen om de doelstellingen te bepalen. Hoe en waar data aanbieden? Wat met de (centralisatie van de) rechten? Wat is hier technische gezien voor nodig? Deze en andere noden werden overgemaakt aan Spikes en vertaald in een ‘proof of concept’. In Hasselt start men nu met een pilootfase voor het uitrollen van het SharePoint-project.

Verder rekent BDO op projectbasis op het inschakelen van verschillende vakspecialisten van Spikes. Samen met het interne development team staan ze in voor de ontwikkeling van heel wat applicaties, zoals Dot.net voor Human Resources. Het voordeel is dat steeds het juiste profiel met de gevraagde expertise in bepaalde Microsoft-technologie kan worden ingezet. Zo kreeg BDO ook de kans om de eigen kennis verder uit te bouwen. Win-win voor iedereen.

 

Dedicated projectteams

Elk IT-project krijgt naast een IT Manager ook een Business Manager aangesteld. Zo worden projecten mee door de business gedragen, effectief gebruikt en toegepast. De managers komen tweewekelijks samen om nieuwe functionaliteiten, updates en optimalisaties te bespreken, want een SharePoint-platform is nu eenmaal evolutief. Toegewijde projectteams volgende nieuwe ontwikkelingen kort op de bal op.

 

De overlegmomenten met projectverantwoordelijke Frank Van Dongen zijn steeds constructief. We ervaren deze als open en eerlijke gesprekken over het verloop van een project en de toekomst.

 

Wekelijkse voortgangsbesprekingen en statusmeetings met Spikes zijn één zaak, maar vergeet ook niet het belang van opleidingen. Spikes biedt training aan ambassadeurs die een voorname functie hebben binnen BDO, alsook aan key-users die dagdagelijks aan het werk zijn met de tools. De key-users trainen dan op hun beurt de andere users op, met optimale begeleiding van Spikes.

 

Evaluatie en toekomst

BDO is erg tevreden over de inzetbaarheid van Spikes, over hun mensen en manier van coaching in verschillende technologieën. Spikes schakelt snel en weet de juiste mensen in te zetten voor iedere opdracht. Logisch dat het SharePoint-project zichtbaar vooruitgaat. De samenwerking over verschillende projecten heen loopt nog volop, dus de stem van de eindgebruikers zal later blijken.

Ook de komende jaren blijft Spikes in het vizier, voor de verdere uitrol van SharePoint in de Belgische vestigingen. De cloud is een dynamische omgeving, dus optimalisatie is een continue taak. En BDO denkt verder na over de volgende uitdagingen, zoals het al dan niet uit handen geven van de support. Daar ligt nog een mooie rol voor Spikes, die indien gewenst ook die taak zeer ter harte zal nemen.

 

 Sibelco bereikt alle medewerkers via globaal communicatie- en collaboratieplatform

Sibelco wil niet enkel uitblinken als belangrijkste ‘global material solutions company’. Ook hun medewerkers verdienen de beste communicatie, op elk niveau, waar ook ter wereld. Als dan Sibelco en Spikes de handen in elkaar slaan krijg je ‘ourSibelco’, een gebruiksvriendelijk communicatie- en collaboratieplatform voor ruim 6.000 gebruikers. Deze ‘cloud based’ totaaloplossing van Microsoft maakt samenwerken en communiceren binnen het bedrijf eenvoudiger en voor iedereen toegankelijk.

Sibelco exploiteert al bijna 150 jaar natuurlijke grondstoffen en levert op deze manier een belangrijke bijdrage aan de fabricage van honderd en één verschillende producten. Zo vind je het kwartszand van de multinational terug in auto’s, siliconen, alle soorten glas, zonnepanelen en zoveel meer. Niet enkel kwartszand maar verschillende mineralen worden verwerkt in ruim 200 production plants verspreid over meer dan 40 landen. Om de communicatie tussen de 10.000 werknemers wereldwijd beter te stroomlijnen ging Sibelco in zee met Spikes voor de uitbouw van een Microsoft Office365 based communication en collaboration platform.

 

Global implementation

Sibelco kent al vele jaren een mooie groei, mede mogelijk gemaakt door het menselijk kapitaal dat binnen het Vlaamse bedrijf aanwezig is. Om ook in de toekomst verder te kunnen bouwen op haar medewerkers is een sterk communicatieplatform nodig. Met als uitdaging om elke collega te bereiken, onafhankelijk van functie en plaats van tewerkstelling. De informatie moet tot in alle hoeken van de wereld doorstromen. Reeds in 2014 was duidelijk dat Lotus Notes en Internet Explorer niet langer voldeden om deze ambitie waar te maken. Dit was de start van ‘ourSibelco’.

Tijdens de diverse workshops met de verschillende partners definieerde het projectteam alle requirements en streams. De projectverantwoordelijken per stream maakten samen met de business-stakeholders het projectplan en leverden wekelijks een stand van zaken aan het ganse team.

 

Virtual trainings

Gezien de grootte van het project koos Sibelco voor een gesplitste aanpak. Enerzijds zorgde de introductie van Office 365 en Skype for Business voor een flinke upgrade in het mailverkeer. Hiervoor migreerden 6.400 gebruikers naar het nieuwe systeem en werden ze op die manier erg toegankelijk voor elkaar.

Daarnaast zorgden de Microsoft tools SharePoint en Yammer aangevuld met Tasks In A Box voor een stabiel en veilig samnewerkingsplatform met een interne landingspagina. Elke gebruiker beschikt nu over een nieuwsbron op zijn of haar maat. Dit gaat van globaal nieuws, over de verschillende landen, tot op niveau van de production site zelf. Daarnaast zijn alle documenten eenvoudig te consulteren en te delen met collega’s. De samenwerking en interne communicatie varen er wel bij.

Bij de migratie van de mailtoepassingen was de adoptie van de gebruikers erg hoog. Velen waren reeds vertrouwd met Microsoft Office wat de acceptatie bevorderde. Bij de vervanging van het oude platform naar ourSibelco verliep de overgang in eerste instantie nogal stroef. Ook hier kon Sibelco rekenen op de ervaring en knowhow van Spikes, zoals bij de opzet van virtual trainings via Skype for Business. Over de ganse wereld konden gebruikers hier op intekenen wat ze dan ook massaal deden.

Naast de verschillende leersessies fungeren diverse ambassadeurs als aanspreekpunt voor de vragen en opmerkingen van de lokale users. Op die manier krijgt elke gebruiker snel de juiste feedback. Bovendien geeft dit de mogelijkheid om vanuit de basis nieuwe voorstellen met betrekking tot functionaliteiten te lanceren. Dit komt de verdere adoptie alleen maar ten goede.

 

Altijd en overal connected

Als wereldspeler voelde Sibelco vanaf dag één het grote voordeel van een globaal platform. Elke medewerker communiceert nu op een gelijke manier. Informatie uitwisselen via Skype for Business verloopt snel en efficiënt. Iedereen vindt alle mailadressen en telefoonnummers met één enkele klik terug. In de ‘Who is Who’ vind je alle nuttige info van je collega’s. Agenda’s raadplegen en meetings inplannen is een fluitje van een cent geworden.

Ook de nieuwsvoering is aangepast aan de noden van een multinational. Vroeger was het nieuws zeer lokaal. Nu is alle info binnen Sibelco beschikbaar. Van project sites, over info sites, tot team sites. Op global level is een Yammer groep opgezet. En voor elk nieuwsitem wordt een extra item toegevoegd. Binnen Sibelco is deze nieuwe vorm van communiceren de standaard geworden.

En last but not least is de collaboratie binnen het bedrijf aanzienlijk vereenvoudigd. Vanuit elke entiteit zijn alle documenten beschikbaar voor de juiste doelgroep.

Geen problemen meer met verschillende servers maar één active directory, voor iedereen toegankelijk. De samenwerking binnen de bedrijvengroep is er op die manier niet alleen veel eenvoudiger op geworden, ook de interne communicatie verloopt nu aangepast aan de noden van de tijd.

 

Big step forward

De uitdaging die Sibelco en Spikes samen aangingen was niet min. De doorlooptijd van het ganse project bedraagt dan ook twee jaar. Maar het resultaat is een huzarenstuk. Niet alleen kregen 6.400 collega’s vanuit 40 verschillende landen toegang tot elkaar via Skype for Business. De medewerkers van Sibelco volgden op die manier de weg van hun bedrijf en zetten de stap van lokaal naar globaal. Een stap die tijd en geld bespaart.

De introductie van ourSibelco was ‘a big step forward’. Elke medewerker heeft op eenvoudige wijze toegang tot alle relevante info. En dit op eenzelfde manier voor elke functie waar dan ook ter wereld. Hiermee is een grote stap vooruit gezet, maar dat wil niet zeggen dat Sibelco verdere optimalisatie uit de weg gaat. Ze blijven verder zoeken naar nieuwe en betere functionaliteiten om zo de gebruiksvriendelijkheid nog verder te verhogen. Verder willen ze naast een support platform ook de verschillende bestaande applicatielandschappen onder één noemer samenbrengen. Ook voor dit project is en blijft Spikes de geprefereerde partner.

VK Group en Spikes slaan handen in elkaar en bouwen Intranet voor de ‘next generation’

Duurzaam bouwen is voor VK Architects & Engineers een absolute prioriteit. Bij elk project streeft men naar kostenefficiëntie, tijdswinst en optimaal comfort. Tel daar nog onderhoudsvriendelijkheid en flexibiliteit bij en je hebt een integrale aanpak van een bouwproject. Diezelfde werkwijze was ook de basis voor de implementatie van een nieuw Intranetplatform. Met Spikes en Microsoft vond VK Group alvast de juiste partners voor een vlotte uitwerking. Een succesverhaal met vervolg.

VK Architects & Engineers is al meer dan 60 jaar een voorname partner als ontwerp- en studiebureau binnen de domeinen Healthcare, Buildings, Industry en Public Space. Met meer dan 250 werknemers in België en een 80-tal in Vietnam realiseerde VK Group reeds een verbluffende lijst van ziekenhuizen, kantoor- en parkeergebouwen, assistentiewoningen, zwembaden, ja zelfs een gevangenis en nog veel meer. Om alle relevante data, studies, berekeningen en onderzoeken centraal te verzamelen moest het eigen Intranet dringend vernieuwd worden. Na verschillende referenties te hebben bestudeerd, koos VK Group voor Spikes en de technologie van Microsoft.

 

Samenwerkingsplatform

Het nieuwe Intranet moest in de eerste plaats een samenwerkingsplatform in de cloud worden. Met als essentie content op een snelle en interactieve manier delen en terugvinden. Kennis centraal bewaren maar toch overal toegankelijk laten zijn. Gebruikers mogen geen tijd verliezen met het zoeken naar de juiste info en dubbel werk moet worden vermeden. En last but not least moet de samenwerking tussen de verschillende afdelingen enerzijds maar ook met de klanten anderzijds vlotter verlopen.

Een flinke uitdaging waarvoor VK Group de kennis en knowhow van Spikes in huis haalde. Na overleg tussen beide partijen koos men voor de technologie van SharePoint en Yammer. Deze tools werden de bouwstenen voor het ‘next generation Intranet’. Gecombineerd met Microsoft Office 365 stond niets nog een optimale samenwerking tussen afdelingen en medewerkers in de weg.

 

Input van eindgebruikers

Na een seminarie over specifieke technologieën kwam VK Group in contact met Spikes. Andere partners en hun tools werden nog bekeken maar de groep gaf de voorkeur aan de technologie van Microsoft en de knowledge van Spikes, mede dankzij hun ruime ervaring met SharePoint. Waar in het verleden de afdeling Marketing nog het oude Intranet beheerde, werd nu een samenwerking tussen Marketing en IT opgezet om, samen met Spikes, het ganse project in goede banen te leiden. Hierbij werden de eindgebruikers niet vergeten.

Als opstart bracht men de verschillende noden in kaart. De input van de key-users was hierin onontbeerlijk. Deze sessies mondden finaal uit in een lastenboek dat later stap na stap werd uitgerold. Parallel met het SharePoint portaal volgde de implementatie van Microsoft Office 365. Werken in de cloud was voortaan de nieuwe regel. VK Engineering introduceerde verder nog Yammer om de interne communicatie beter te stroomlijnen.

 

Landingsplatform

Het nieuwe Intranet biedt vele voordelen. Het wordt momenteel gebruikt als landingsplatform voor alle interne communicatie. Zo loopt het delen van data, het opvolgen van projecten e.d. nu via de cloud. Elke medewerker kan probleemloos content plaatsen en heeft van eender waar toegang tot alle data. Dat maakt de nieuwe tool een heel stuk interactiever.

Hoewel het een centraal landingsplatform betreft, en tevens startpagina voor elke medewerker, is de content toch onderverdeeld in verschillende rubrieken. Dit maakt het voor de 250 users eenvoudig om gericht de nodige data te vinden, met dank aan de uitgebreide en handige zoekfunctie. Dubbel werk wordt op die manier vermeden, wat de efficiëntie van uitvoering alleen maar ten goede komt.

De samenwerking tussen VK Group en Spikes verliep optimaal. De jarenlange ervaring van Spikes was duidelijk een troef om het project te managen. Op hun verzoek werden wekelijkse projectmeetings opgezet en eindgebruikers gedurende de volledige implementatie intensief betrokken.

“Het engagement van de end-users was een belangrijke stap in de uiteindelijke adoptie van het nieuwe systeem”

 

Geen eindpunt

Omdat het voor VK Group belangrijk is om haar medewerkers permanent te informeren worden verschillende opleidingen georganiseerd over de interne communicatie en de mogelijkheden van de nieuwste cloud-toepassingen. Elke collega wordt gemobiliseerd om het vlot en efficiënt karakter van de tools te ervaren en te gebruiken. Zelfs posters op kantoor helpen mee om de puzzel van Change Management te leggen. Het is de bedoeling van VK Group om op deze manier blijvend te communiceren over alle voordelen.

Zowel het management als de medewerkers zijn erg tevreden over het uiteindelijke resultaat. Toch is met deze implementatie geen eindpunt bereikt. Het project blijft continu evolueren en de verschillende mogelijkheden worden meer en meer benut. Men bouwt verder aan nieuwe toepassingen. De ideeën en voorstellen van de gebruikers over bijkomende features en verdere optimalisaties maken het vernieuwde Intranet erg levendig.

Het nog te vroeg om de volledige impact van deze implementatie in kaart te brengen. Maar dat weerhield het management van VK Group er niet van om reeds een volgend project op te starten. En opnieuw is Spikes de voorkeurpartner om dit traject mee in goede banen te leiden. Het vervolgverhaal lees je ongetwijfeld in één van de toekomstige cases.

AZ Klina gaat met Spikes en SharePoint voluit voor innovatie

Elke dag gaan in AZ Klina meer dan 1.700 gespecialiseerde artsen, medewerkers en vrijwilligers voluit voor zorg. Hierbij staat de patiënt centraal. Voluit voor zorg betekent ook voluit voor groei, kwaliteit en innovatie. In dit laatste past de implementatie van een vernieuwd intranet. Dit werkinstrument verzamelt alle informatie op één centrale plaats en met enkele muisklikken vindt elke medewerker de juiste info. Dankzij de betrokkenheid van verschillende afdelingen – en dankzij de ervaring van Spikes – kijkt het management tevreden terug op dit project.

AZ Klina is het acuut referentie- en revalidatieziekenhuis voor patiënten uit de regio Noord-Antwerpen. Het ziekenhuis heeft 581 ziekenhuisbedden en stelt 1.450 medewerkers, 160 artsen en meer dan 100 vrijwilligers te werk. Daarnaast ontvangt het ziekenhuis jaarlijks 33.000 patiënten op Spoed en vinden er 250.000 consultaties plaats.

Om artsen en medewerkers te ondersteunen in hun zorg voor de patiënt is een uitwisseling van informatie en kennis essentieel. AZ Klina wenste een nieuw en modern intranet te bouwen en koos voor de Microsoft-technologie van SharePoint. Als partner voor deze implementatie viel de keuze op Spikes, vooral door de eenvoudige en gebruiksvriendelijke oplossing die ze voorstelden.

 

Betrokkenheid van alle afdelingen

AZ Klina omschreef duidelijk de voorwaarden waaraan het nieuwe intranet moest voldoen. Ze wilden een portaal met algemene en personeelsinformatie, inschrijvingsmodules voor evenementen, linken naar andere toepassingen, invulformulieren voor personeelsaangelegenheden, … Kortom een gebruiksvriendelijke omgeving waar de gebruiker bijna blindelings zijn weg vindt, zonder tijd te verliezen aan allerhande opzoekingswerk.

Het project, de uitwerking en de implementatie ervan, mocht ook geen IT-onderonsje worden. Daarom koos AZ Klina voor een breed gedragen projectteam met een intense samenwerking tussen Communicatie, IT, HR, afgevaardigden van het medisch team, verpleegkundigen en andere afdelingen. Zij kregen op hun beurt de steun van Spikes en hun ruime ervaring. Zij begrepen meteen de noden van het projectteam en stelden een oplossing op maat voor. De uitdaging kon starten.

 

Wie is Wie

Elke projectleider zorgde voor zijn of haar deel van de uitwerking. Zo maakte Human Resources een platform waar alle personeelsinformatie staat en automatiseerde ze enkele processen door middel van workflows bijvoorbeeld onkostennota’s. Het directiesecretariaat wenste het beheer van vergaderingen in één enkele tool te centraliseren. Zij kunnen nu alle vergaderingen organiseren, uitnodigingen opmaken en automatisch versturen, verslaggeving opmaken, opmerkingen verzamelen en finaliseren, …

De afdeling Communicatie centraliseert op het vernieuwde intranet de nieuwsbrieven, het personeelsmagazine, de evenementen, inschrijvingen en aanvragen. Bovendien is er een overzichtelijke ‘Wie is Wie’ opgenomen.

 

Zelfsturend programma

De betrokkenheid van de partijen is zeker essentieel geweest in de uitrol en implementatie van de nieuwe tool. Een tweewekelijkse projectmeeting lichtte de nieuwe status toe en besprak de volgende stappen. Ook kregen projectleiders en testgebruikers toegang tot testomgevingen om bij te sturen waar nodig. Zo was er de mogelijkheid om te testen tot uiteindelijk iedereen tevreden was over het resultaat en de implementatie kon starten.

Het grote voordeel van SharePoint als basis voor het vernieuwde intranet is dat het opleidingstraject tot een minimum wordt herleid. Het programma is zo gebruiksvriendelijk dat het eigenlijk zelfsturend is. Dankzij deze sterkte krijgt het projectteam nog regelmatig het verzoek om het platform verder uit te breiden met nieuwe toepassingen. Momenteel bekijkt men of het ganse aankoopproces binnen intranet kan gemanaged worden. Op dit moment is men dit proces aan het finaliseren.

 

Succesvolle lancering

AZ Klina kijkt tevreden terug op de implementatie en de samenwerking met Spikes. De uitrol van een nieuwe Intranet-tool is altijd een hele uitdaging en dan is het prettig als je op een positieve manier kan terugkijken op het project. AZ Klina en Spikes hebben gedurende anderhalf jaar intensief en op een constructieve manier samengewerkt”, aldus Joanne De Roeck, verantwoordelijke afdeling Communicatie. “Projectmanager Hans Ocket volgt sinds het begin ons project met de nodige aandacht op. Dankzij veel overleg en intense samenwerking zijn we geslaagd in onze ambitie om het intranet succesvol te lanceren.”

Ook de eindgebruiker bij AZ Klina is tevreden. Heel wat gebruikers vinden dagelijks hun weg naar het intranet. En het blijft evolueren. Een volgende stap zou het overzetten van informatie van een fileserver naar SharePoint kunnen zijn. Dat wordt misschien de volgende uitdaging.

Bouwbedrijf gebruikt mobiliteitstools op cloudbasis om kosten te beperken en productiviteit te verhogen

Willemen Groep is een Belgisch bouwbedrijf dat veel belang hecht aan afwerking van zijn projecten binnen de tijd en binnen het budget. Willemen Groep rekent op de Microsoft Enterprise Mobility Suite om overschrijding door miscommunicatie of door gebrekkige datatoegang te beperken. Met beter beheerde en betrouwbaardere mobiele apparatuur, en met vlottere toegang tot applicaties op de werkplek en in de cloud beschikken werknemers over efficiënte mobiele werkomgevingen die hun productiviteit doen stijgen en die de kosten drukken.

We hebben er zelfs een term voor: “faalkosten”. Het beperken van deze faalkosten is altijd een prioriteit geweest voor het Belgische bouwbedrijf Willemen Groep. Een betere controle over faalkosten was voor Willemen ook de belangrijkste reden om te kiezen voor cloud-based diensten van Microsoft om de mobiliteit te bevorderen.

“Tussen 8 en 15 procent van het totale budget van een project is toe te schrijven aan fouten tijdens dat project”, verrast Kris Mampaey, IT-directeur bij Willemen Groep. “We weten dat faalkosten vaak te wijten zijn aan foute communicatie en achterhaalde data op het bouwterrein. Het is dan ook een topprioriteit om de beste technologie te zoeken om de werknemers op het juiste moment over de juiste data te laten beschikken. Dat is een van de redenen waarom we geabonneerd zijn op de Microsoft Enterprise Mobility Suite.”

In een eerste fase gebruikt Willemen de cloud-based services – Microsoft Azure Active Directory Premium en Microsoft Intune – van de oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer. Later in 2015 plant het bedrijf een uitrol van de oplossing voor bestands- en databescherming in Microsoft Azure Rights Management.

Sterke fundamenten voor productiviteit

Willemen ontwikkelt samen met zijn Belgische IT-partner Spikes mobiele apps. Het bedrijf tekende ook in op de cloud-based services voor bedrijfsproductiviteit in Microsoft Office 365. Met deze twee initiatieven giet Willemen een fundering voor verbeterde mobiliteit en productiviteit. Het Spikes-team stelde de Enterprise Mobility Suite voor als volgende stap.

Werknemers gebruiken Office 365 voor gedeelde toegang tot geüpdatete projectplannen, levering van uitrustingen en contracten”, stelt Mampaey. “En ze gebruiken onze mobiele apps om onderweg bedrijfstaken uit te voeren. Om deze scenario’s van mobiel werken mogelijk te maken, was echter een beter identiteits- en toegangsbeheer nodig voor SaaS-resources [Software as a Service], met daarnaast ook beveiliging en beheer van de mobiele toestellen en smartphones die buiten het corporate netwerk worden gebruikt, én van de data daarin. Wel, Enterprise Mobility Suite maakt dat allemaal mogelijk. In één rendabel pakket.”

Minimale kosten

Willemen gebruikt Azure Active Directory Premium als een register in de cloud voor het beheer van werknemersidentiteit en -toegang tot SaaS-toepassingen. En omdat Azure Active Directory Premium synchroon loopt met de Windows Server 2012 R2 Active Directory-oplossing in het datacenter, krijgt het IT-personeel een eenvormige oplossing  voor identiteits- en toegangsbeheer, terwijl werknemers voortkunnen met één keer inloggen voor oplossingen in SaaS en ter plaatse.

“Als een gebruiker inlogt in onze nieuwe mobiele Invoice app die we samen met Spikes hebben ontwikkeld, zijn we voortaan zeker dat het de juiste, bevoegde gebruiker is”, zegt Mampaey. “Dankzij de Enterprise Mobility Suite kunnen we erop vertrouwen dat we mobiele apps uitrollen die een meerwaarde opleveren. De Invoice app stroomlijnt ons factureringsproces op basis van goedkeuring door drie personen. Met de app op hun mobiele toestellen kunnen de personen die hun goedkeuring moeten geven, altijd en overal snel beslissen. We schroeven betaalcycli terug van 60 naar 30 dagen. Dit versterkt onze positie om kortingen af te dwingen bij leveranciers.”

Verder is er de Tools app die het bestellen van uitrustingen vereenvoudigt. Vroeger belden opzichters hun vragen naar de logistiekafdeling bij Tools (een bedrijf binnen de Willemen Groep), maar Willemen Groep wilde de faalkosten als gevolg van op de verkeerde locatie geleverde tools (wat geregeld gebeurde) drukken.

“Vandaag worden vragen naar uitrustingen beheerd via onze Tools app. De supervisor kan leveringstijd en –plaats bevestigen. Dat helpt ons de faalkosten terug te dringen en het proces te versnellen”, verduidelijkt Mampaey.

 

 

Uitbreiding van werkplaatsscenario’s naar wereldwijde business

Om mobiele werkplaatsscenario’s te creëren is een vloot van welbeheerde en beveiligde mobiele IT-apparatuur en smartphones vereist. Willemen gebruikt hiervoor Intune. Deze dienst omvat een werknemersportaal om hun apparatuur in te loggen voor ondersteuning en om de door Willemen goedgekeurde SaaS apps te downloaden. Intune sluit aan op de pc-beheeroplossing van het bedrijf, Microsoft System Center 2012 R2 Configuration Manager, zodat het IT-team een geïntegreerde beheeroplossing krijgt.

Willemen gebruikt Intune ook als ondersteuning voor zijn activiteiten in de groeimarkten van Centraal- en Oost-Europa, Afrika en het Midden-Oosten.

“Microsoft Intune is zeer belangrijk voor onze plannen voor buitenlandse expansie: wij gebruiken het om ondersteuning op afstand te geven en om via het internet updates voor beveiliging en besturingssystemen te sturen”, vervolgt Mampaey. “Onze werknemers die in het buitenland werken, hoeven hun laptops en toestellen niet naar een kantoor te brengen voor onderhoud of support. Ze maken gewoon verbinding met het internet en kiezen – binnen bepaalde perken – wanneer ze de updates installeren.”

 

 

Een moderne werkomgeving

Het gaat echter niet alleen om ondersteuning op afstand. Willemen weet dat steeds meer werknemers productief willen zijn via een waaier aan toesteltypes, met continue toegang tot de applicaties die ze nodig hebben. “Het is moeilijk genoeg om burgerlijk en industrieel ingenieurs te vinden”, zegt Mampaey. “Met de Enterprise Mobility Suite kunnen we een werkomgeving aanbieden die tegemoet komt aan de behoefte van onze werknemers om altijd online te zijn, met hun data binnen bereik. We zijn ook in staat een BYOD-optie [bring your own device] te activeren, zodat ze kunnen kiezen welk toestel ze meebrengen naar hun werk.”

 

 

Hulp om databeveiliging te verzekeren

Willemen Groep is ook zinnens om de troeven van Azure Rights Management te gebruiken voor de bescherming van vertrouwelijke informatie. Dat zou erg nuttig moeten zijn voor projecten waar het bedrijf samenwerkt met concurrenten.

“Samenwerken met andere aannemers helpt de risico’s van grote projecten te spreiden en biedt de klant het voordeel dat hij kan rekenen op meerdere partners met elk hun eigen specialiteiten”, legt Mampaey uit. “Wij gaan Azure Rights Management gebruiken om enkel de vereiste data te delen. Dat kan via databescherming op bestandsniveau, met inbegrip van beperkingen op printen en kopiëren/plakken. We gaan er echt van uit dat we tegen het einde van 2015 alle elementen van de Enterprise Mobility Suite gebruiken.”

 Voor een efficiënter productieproces automatiseert Kim’s Chocolates ook zijn administratie

Chocoladeproducent en succesvol exporteur Kim’s Chocolates is gebeten door automatisering, het is er een blijvend strategisch project. De reglementering in de voedingsindustrie, de vereisten van grote klanten, steeds meer soorten audits en de eigen wens om productiever te werken, zijn de voornaamste redenen daarvan. 

CIO Bob Van Rompuy moet er mee over waken dat Kim’s Chocolates voorop blijft: “We zijn een van de meest geautomatiseerde bedrijven in onze sector, we anticiperen daarmee op vragen van onze klanten en we willen dat zo houden. We zijn ervan overtuigd dat we de vruchten van innovatie zullen blijven plukken omdat we er onze toekomst mee veiligstellen. Er zit een hele dynamiek in het bedrijf, we hebben steeds meer verbeeldingskracht om naar de toekomst te kijken, onze concurrentiepositie te bewaken en onze afdelingen steeds beter te laten renderen door automatisering.”

Informatie structureren, ook in workflows

De administratie van het bedrijf was al op een eenvoudige manier geautomatiseerd, maar die processen moesten herzien worden, ook omdat de vorige software niet meer onderhouden ging worden. Bob Van Rompuy: “We wilden onze administratie grondig herwerken, informatie sneller terugvinden en een aantal workflows automatiseren om een maximaal rendement te halen uit onze volledig geautomatiseerde logistiek. Ook onze andere projecten worden steeds complexer omdat we met steeds meer externen samenwerken. Daar hadden we een betere administratieve ondersteuning voor nodig.”

Daarnaast ging er te veel tijd verloren om documenten op te zoeken of om informatie te delen. Ook had iedereen zo’n beetje een eigen manier om informatie te structureren, op te slaan en te beheren. Daar wou men allemaal ineens vanaf. Kim’s Chocolates zou z’n informatie meer uniform beheren en de samenwerking op documenten en projecten verbeteren.

Leren uit bestaande voorbeelden

Zoals voor zijn andere innovatieprojecten ging Kim’s Chocolates op zoek naar goed werkende voorbeelden in de markt. Bob Van Rompuy: “Als we elders iets zien wat ons bevalt, nemen we contact met de leverancier ervan. Zo kunnen we werken met systemen die elders hun maturiteit bewezen hebben en gebruik maken van bestaande expertise. Op die manier zijn we voor onze administratieve vereenvoudiging bij Spikes terecht gekomen.”

Na een grondige introductie van de producten en de projectaanpak van Spikes, zijn beide partijen snel tot een akkoord gekomen. “We werken het liefst met leveranciers die op eigen kracht kunnen werken en hun projecten zelf trekken. Spikes gaf ons vooraf die indruk en ze hebben dat tijdens het projectverloop ook bewezen”, aldus Bob Van Rompuy.

Software voordelig in onderhoud

Veel alternatieven heeft Kim’s Chocolates trouwens niet bekeken, want die zijn er niet echt. Bob Van Rompuy: “Als kmo zit je goed met SharePoint, want de schaarse alternatieven zijn ofwel alleen voor de hele groten of kosten bijzonder veel om te implementeren. SharePoint is daarentegen voordelig in onderhoud en volledig geïntegreerd met de Office-software. We hebben onze meeste behoeften kunnen invullen met de standaardmogelijkheden van SharePoint. Bovendien heeft Spikes de software uitgebouwd, waardoor het met extra standaardmodules komt die de prijs drukken en de implementatie lichter maken.”

Soorten informatie en rollen medewerkers

Het project bij Kim’s Chocolates ging van start met de opmaak van een corporate information model. Bob Van Rompuy: “Dat is pragmatischer dan het klinkt. Het komt erop neer dat we onze werking doorgelicht hebben om onze belangrijkste types informatie op te lijsten. Daarbij hebben we geanalyseerd hoe we die informatie willen beheren en wat de relaties zijn tussen de belangrijkste types informatie. We hebben ook een matrix opgesteld van onze medewerkers en hun rollen, en die gekoppeld aan de informatiestructuur, zodat iedereen passende toegangsrechten heeft.”

Portaal met drie onderdelen

Op basis daarvan installeerde Kim’s Chocolates een SharePoint-portaal met drie grote componenten. Er is een intranet met een paar tientallen digitale dossierkasten met informatie over leveranciers, klanten, verpakking, magazijn, enzovoort. Elk departement beheert een aantal dergelijke, virtuele dossierkasten. In een dossierkast is de vrijheid beperkt. De structuur wordt opgelegd en geeft aan welke informatie erin moet en waar ze precies moet komen. De digitale dossierkasten zijn voorts met elkaar verbonden. Vanuit de prijsaanvragen kan men bijvoorbeeld rechtstreeks doorklikken naar de map van de betreffende leveranciers. Om de gebruikers nooit te blokkeren heeft elke dossierkast ook een generieke structuur om informatie op te slaan wanneer een gebruiker die niet meteen kan plaatsen.

Een tweede onderdeel van het SharePoint-portaal bevat alle projectinformatie met een hele reeks functies om erop samen te werken. Dat onderdeel is technisch volledig klaar en wordt momenteel getest door de IT-afdeling die er z’n eigen projecten bijhoudt en opvolgt.

Opvolging regelgeving FDA

Ook het derde onderdeel is technisch klaar, maar moet nog intern geïntroduceerd worden. Daarin zal alle informatie over de productontwikkeling op een gestructureerde manier bijgehouden worden. Bob Van Rompuy: “Voor bijna al onze producten moeten we onder meer bij de Amerikaanse FDA passeren. Heel dat ontwikkelproces moet dus strikt en volledig gedocumenteerd verlopen. Het proces volgen we nu nog op papier. Het is een echte hel om het te beheren omdat er niets vergeten mag worden qua documentatie en controles, dus we verwachten dat SharePoint ons leven veel gemakkelijker zal maken.”

Een veertigtal medewerkers gebruikt nu SharePoint en kregen daarvoor een halve dag opleiding. Bob Van Rompuy: “Die basisopleiding vullen we aan met eigen cursusmateriaal, korte instructievideo’s en persoonlijke coaching vanuit onze IT-afdeling. De meesten gebruiken ook de add-on Harmon.ie Email, waarmee je in Outlook meteen aan SharePoint kan. Daardoor hoef je niet altijd de webversie te gebruiken. Voorts heeft bijna iedereen twee beeldschermen, met de bedoeling om in het ene scherm altijd onze portal open te hebben, wat het klikken-en-slepen versnelt.”

Nog meer tijdswinst

Bob Van Rompuy:

“Dankzij SharePoint zit alle informatie nu gestructureerd in ons systeem en winnen we bijzonder veel tijd. We hebben een basis die voor jaren goed zit en staan nu op een kantelpunt. Het is mee aan de gebruikers om te bedenken welke volgende stappen we kunnen zetten om onze administratie nog verder te vereenvoudigen.”

 

Een voorbeeld daarvan zit intussen in de verbeterde verwerking van de leveranciersfacturen. Die worden ingeboekt in de ERP-software waarbij elk document een unieke streepjescode toegewezen krijgt. Eén keer per week print men alle streepjescodes, kleeft ze op de facturen en legt men de hele stapel op de feeder van de scanner. Via een pdf-splitter worden de scans opgeladen naar SharePoint, met een automatische koppeling naar het ERP-systeem. Bob Van Rompuy: “Het coderen achter deze nieuwe werkwijze was klaar op een halve dag. De tijdswinst en het gebruiksgemak zijn enorm.”

BNP Paribas registreert nieuwe klanten vlot en gecontroleerd met SharePoint

Bankgroep BNP Paribas sloot met de Royal Bank of Scotland een partnerovereenkomst om ongeveer 1.500 internationale klanten over te nemen. Voor BNP Paribas was dit een groot project, en daarom werd de hulp ingeroepen van accountant- en adviesorganisaties KPMG. Zij speelden een overkoepelde rol en vertrouwden op Spikes om de verwerking van de nieuwe klanten vlot en gecontroleerd te laten verlopen.

“BNP Paribas moest op enkele maanden tijd vele honderden klanten opvangen. Ze beseften al snel dat ze een goede toepassing nodig hadden om de beste dienstverlening te kunnen bieden. Nieuwe klanten moesten vanaf het eerste contact tot de opening van een rekening zorgvuldig én snel worden begeleid en opgevolgd, teneinde niet het risico te lopen dat klanten zouden overstappen naar een andere bank. Het was belangrijk dat die opvolging internationaal – vanuit eender welk BNP Paribas-kantoor – kon gebeuren, omdat ook de klanten uit meerdere landen afkomstig waren. Spikes implementeerde daarom SharePoint dusdanig, dat de klanteninformatie voor iedereen centraal toegankelijk was”, vertelt Cédric Lefevre, IT-manager bij KPMG. “Zo bleef er een duidelijk overzicht, was iedereen op de hoogte en kon er snel worden gereageerd.”

 

Optimale opvolging

Dankzij Spikes kon BNP Paribas de grote hoeveelheid klantengegevens vlot verwerken en regelmatig updaten. Met behulp van SharePoint werden de klantengegevens gecentraliseerd, zodat iedereen snel toegang had tot de informatie, ook vanuit de buitenlandse kantoren. Dat zorgde voor een betere interne coördinatie, heldere communicatie en uiteindelijk een optimale dienstverlening aan de klanten. Cédric Lefevre: “We hebben klanten in de VS, het Midden-Oosten, Azië en Europa. Met SharePoint kunnen we hun status en soms vertrouwelijke gegevens raadplegen en delen; waar ze gevestigd zijn, waar ze staan in het doorloopproces. Niet alleen het kantoor waar de klant is langs geweest, maar iedereen bij BNP Paribas heeft toegang tot die informatie. Dat was exact wat we nodig hadden voor dit project.“

Dankzij de workflows in SharePoint werd het voor BNP Paribas eenvoudig gemaakt om rapporten voor het senior management en het bestuurscomité van de bankkantoren te creëren. Zo kon er bij problemen of onduidelijkheden tijdig worden bijgestuurd.

 

Gebruiksvriendelijke werking

Tijdens het project was er een enorme tijdsdruk om klanten zo snel mogelijk, maar uiteraard ook foutloos te helpen. Bankinformatie van klanten is vaak vertrouwelijk, dus daar moet je nauwgezet mee omspringen. Spikes kon met SharePoint de klantengegevens vlot integreren in de software van BNP Paribas, waardoor de klanten vlot werden geholpen. “En dat was essentieel voor het slagen van dit project. BNP Paribas kon snel aan de slag met de software, omdat het zo intuïtief aanvoelt voor medewerkers die er voor het eerst mee in contact komen. Hierdoor verliep de verwerking van de klanten van een leien dakje.”

KPMG is een van de Big Four accountant- en adviesorganisaties. Het bedrijf telt in België 1100 medewerkers en is actief in 155 landen. KPMG levert dienstverlening op vlak van audit, belasting en advies.

 

NedCard komt tegemoet aan security-eisen banksector na installatie SharePoint door Spikes

NedCard produceert en test microprocessoren voor leveranciers van smartcards en RFID-producten die bestemd zijn voor de telecomindustrie, de bankensector en de overheid. Om te voldoen aan de strengere kwaliteits- en security-eisen, vooral vanuit de banksector, wou NedCard al zijn documenten centraliseren en efficiënter beheren. Daarom werkte de onderneming samen met Spikes, dat zorgde voor de installatie en configuratie van Microsoft SharePoint. 

Ferry Martens, ‎Global Quality Engineer bij NedCard: “De voorbije jaren kregen we bij audits en van klanten steeds vaker de opmerking dat er verschillende versies van documenten circuleerden. Vooral onze klanten die chipkaarten leveren aan de banksector, begonnen te eisen dat we een degelijk documentbeheersysteem zouden hebben, inclusief versiebeheer en workflows voor de goedkeuring van documenten. We hadden vroeger al SharePoint 2007 geïnstalleerd maar dat werd niet echt goed gebruikt: we bleven documenten lokaal opslaan en heen en weer mailen. Het ontbrak ons intern ook aan kennis over de mogelijkheden van het systeem.”

Meer kwaliteitsgaranties met nieuw intranet

NedCard besliste om samen te werken met Financial Suite voor het advies en de begeleiding rond kwaliteitsgaranties en het praktische gebruik van SharePoint. De meer technische kant was in handen van Spikes: de migratie van SharePoint 2007 naar SharePoint 2013 als basis voor het nieuwe intranet, de lokale installatie en de configuratie.

IT-taken uitbesteden aan betrouwbare specialist

“De oudere versie van SharePoint die we hadden, was niet heel goed geconfigureerd”, vertelt Ferry Martens. “Dat was een van de redenen waarom het niet aansloeg bij de gebruikers. Spikes heeft nu alles voor ons opnieuw ingericht en bijgewerkt. Het project is inmiddels afgerond en Spikes zal de software vanaf nu regelmatig onderhouden, onder meer door het installeren van patches op afstand. Zo zijn we er zeker van dat we correct blijven werken. We hebben geen eigen IT-afdeling dus we besteden die taken liever uit aan een specialist die we kunnen vertrouwen. Het project was op amper vier maanden tijd afgerond en in die korte tijd hebben we een goede relatie met Spikes opgebouwd. Ze bleken een goede en flexibele partner die telkens inspeelde op onze wensen, zodat we bijvoorbeeld geen overbodige functies te zien krijgen.”

Meer klanten en hogere productiviteit

Het IT-project was voor NedCard essentieel voor het behouden van bepaalde klanten, zeker nu het bedrijf steeds meer opdrachten krijgt uit de bankwereld. “Nu we aan hun strikte eisen voldoen, hopen we in die sector nieuwe klanten te werven”, zegt Ferry Martens. “Intern zijn de gebruikers alvast heel enthousiast over de nieuwe werkwijze: ze vinden makkelijker documenten terug en ze kunnen efficiënter samenwerken. Door die tijdbesparing verwachten we op termijn dan ook een mooie productiviteitsstijging.”

Leasemaatschappij ABN AMRO Lease automatiseert revisieberekening met Spikes

ABN AMRO Lease stelt voor elke klant een risicoprofiel op. Dankzij Spikes’ software verloopt die periodieke risicorevisie nu automatisch met het zogenaamde stoplichtbeheer. Dit wordt gedaan met behulp van een scorekaart, ook door Spikes ontwikkeld, die heel wat gegevens ophaalt uit verschillende toepassingen van ABN AMRO Lease en die gegevens afweegt tegen elkaar. Op basis daarvan krijgt elke klant een score toegekend. Die score wordt uitgedrukt in een kleurencode: rood, oranje of groen.

“Een groene score betekent dat alles in orde is. Bij oranje bekijkt een medewerker het klantenaccount om die administratief bij te werken, bijvoorbeeld voor een aanpassing van het adres. Bij een rode score krijgt één van onze medewerkers automatisch een melding om het klantenaccount te controleren. De scorekaart detecteerde dan bijvoorbeeld een betalingsachterstand”, vertelt Nick van Summeren, ICT Delivery Manager bij ABN AMRO Lease.

 

Minder tijdverlies, meer controle

Dankzij de geautomatiseerde risicoberekening kan ABN AMRO Lease sneller minder kredietwaardige klanten herkennen. De standaardisering van de processen betekent ook een tijdsbesparing. Nick van Summeren legt uit: “Per maand sparen we 63.25 werkuren uit, dat is een mooi verschil. Dankzij het stoplichtbeheer hebben we ook meer controle. Door de risicoberekening te automatiseren, verkleinen we de foutenmarge. En bij audits moeten we verplicht kunnen aantonen welke acties we ondernemen, en dat staat nu automatisch geregistreerd. Het is dus een stuk gemakkelijker werken.”

Vertrouwde expertise

Het stoplichtbeheer is onderdeel van een overkoepelend  project bij ABN AMRO Lease, genaamd Program Lending, Het is beoogd als ‘best practice’ op het gebied van projecten. “Het project is vlot verlopen, en dat is voor een deel dankzij Spikes. Onze vertrouwde partner denkt altijd actief mee naar de beste oplossing en was ook nu heel betrokken in het project”, besluit Nick van Summeren.

ABN AMRO Lease is een zelfstandige dochteronderneming van ABN AMRO Bank en is met een 250-tal medewerkers actief in Nederland, Duitsland, Verenigd Koninkrijk en België.

Spikes tilt dienstverlening van FIDI naar hoger niveau

Als internationale federatie van intercontinentale verhuisondernemingen staat FIDI ten dienste van 615 leden in ruim 100 landen, verspreid over 5 continenten. Met het oog op een optimale service voor zijn leden doet de organisatie sinds kort een beroep op Microsoft Dynamics CRM. Om het maximum uit het pakket te halen, nam FIDI Microsoft-specialist Spikes in de arm. Ook voor de implementatie van Sharepoint klopte FIDI bij Spikes aan. “Achteraf bekeken hadden we geen beter adres voor deze softwareprojecten kunnen treffen”, vertelt Michael Cassiers, Secretary-General bij FIDI.

FIDI staat garant voor kwaliteit. De ‘Fédération Internationale des Déménageurs Internationaux’, zoals de organisatie voluit heet, richt zich op professionele verhuisfirma’s die zich specialiseren in verhuizingen tussen verschillende landen en continenten. Het hoofdkwartier van de organisatie bevindt zich in Etterbeek, waar FIDI 14 mensen tewerkstelt. Bedrijven die zich willen aansluiten moeten een onafhankelijke kwaliteitsaudit doorlopen. Wie de FIDI-stempel krijgt, staat dan ook garant voor een hoogstaande professionele aanpak.

Die kwaliteit wil FIDI ook in zijn dienstverlening weerspiegeld zien. “Onze leden kunnen bij ons bijvoorbeeld terecht voor trainingen en allerhande informatie, zoals de douanewetgeving voor verschillende landen”, zegt Michael Cassiers. “Ons oude klantenadministratiesysteem voor het ledenbeheer was echter onvoldoende in staat om de professionele service die we willen bieden te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een volwaardig CRM-systeem dat perfect aansloot op het nieuwe leven dat we onze IT-infrastructuur wilden inblazen.”

Microsoft CRM: zoek de juiste functionaliteit

De keuze viel op Microsoft Dynamics CRM. “Daarmee hebben we geopteerd voor een gevestigde leverancier in de markt, waarvan we zeker wisten dat zijn CRM-software alles in zich heeft om een vollediger en interactiever ledenbeheer mogelijk te maken”, zo klinkt het.

Maar FIDI had moeite om het CRM-project zelf op de rails te krijgen. “Tijdens de opstart van het CRM-project verliet de interne medewerker die voor het project verantwoordelijk was de organisatie. Omdat het project bleef aanslepen, zijn we op zoek gegaan naar een CRM-specialist die precies de functionaliteit uit Microsoft CRM kon halen die we nodig hadden”, vervolgt Michael Cassiers.

Spikes en CRM in één adem

Die CRM-specialist vond FIDI in Spikes. “We hebben aan Spikes gevraagd om te vertrekken vanuit de business processen die we zelf recent hadden beschreven. Maar we wisten intussen dat het allesbehalve vanzelfsprekend is om uit het omvangrijke Microsoft Dynamics CRM de juiste functionaliteit te halen, met name die functionaliteit die de organisatie echt productiever maakt. Bovendien wilden we zo min mogelijk maatwerk. Daarom zochten we een partner die bij wijze van spreken Microsoft Dynamics CRM ademde. Van bij het begin leken we bij Spikes aan het juiste adres. We hebben aan de consultant gevraagd om met onze business processen in de hand en zijn grondige kennis van de concrete functionaliteit van Microsoft Dynamics CRM gedurende een periode van 10 dagen intensief met de medewerkers de behoeften in kaart te brengen. Het resultaat was een doelgericht, pragmatisch implementatieplan dat vervolgens door Spikes werd uitgevoerd.”

Vandaag beheert FIDI zijn om en bij de 500 contacten op een zeer dynamische manier met het pakket. “Microsoft Dynamics CRM ondersteunt ons nu in al onze activiteiten: actualiseren van ledengegevens, uitsturen van mailings en nieuwsbrieven, beheer van inschrijvingen voor opleidingen, de opvolging van de driejaarlijkse audits van onze leden, enzovoort”, licht Michael Cassiers toe. Daarnaast kunnen mensen of bedrijven die een internationaal verhuisbedrijf zoeken via FIDI’s vernieuwde website een geschikte partner vinden. Die gegevens komen rechtstreeks vanuit het CRM.

Projectmatige aanpak loont

Michael Cassiers blikt tevreden terug: “Spikes had ons op voorhand gezegd dat zij zouden gaan voor een zeer projectmatige aanpak en dat is ook gebleken. Wij wilden niets liever dan een duidelijk afgelijnd project dat keurig en op tijd opgeleverd werd. Evenmin wilden we een consultant in huis die na verloop van tijd deel van het meubilair zouden worden.”

Bovendien zorgde Spikes ervoor dat alle configuraties binnen de CRM-toepassing duidelijk werden gedocumenteerd, een belangrijke vereiste voor FIDI. Dat was noodzakelijk aangezien de CRM-toepassing en ondersteuning moesten worden overgedragen aan FIDI’s IT-partner, die verantwoordelijk is voor de volledige IT-infrastructuur.

Vervolgproject SharePoint

Na de succesvolle implementatie van Microsoft Dynamics CRM vroeg FIDI aan Spikes om binnen het CRM het informatie-uitwisselingsplatform SharePoint te integreren. “SharePoint laat ons toe op eenvoudige en eenduidige wijze documenten met onze leden te delen en actueel te houden. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan onze uitgebreide bibliotheek met douanereglementen, trainingsgegevens en alle informatie rond ons kwaliteitscertificaat. Ook onze ledengids hebben we op SharePoint gezet”, verduidelijkt Michael Cassiers. Al die informatie is nu ook exclusief beschikbaar voor de leden van FIDI via een extranet, dat Spikes heeft ontwikkeld.

Klaar voor Membership Intelligence

Sinds de intrede van Microsoft Dynamics CRM verkent FIDI gaandeweg de verdere mogelijkheden van het pakket. “Als natuurlijk vervolg hebben we aan Spikes gevraagd om via Microsoft Dynamics CRM dashboards voor ons te genereren. Die moeten ons een nog beter beeld geven over de diverse activiteiten en over onze leden: waar ze zich situeren, hoe groot ze zijn, enzovoort. Op basis van de gegevens uit de audits zouden we onze leden ook kunnen tonen hoe goed ze scoren tegenover andere verhuisfirma’s, benchmarking dus. De volgende stap is ‘member intelligence’, wat ons zal toelaten onze dienstverlening in de toekomst nog beter af te stemmen op de persoonlijke behoeften van elk van onze leden”, besluit Michael Cassiers.

‘Smart savings‘ dankzij Office 365 bij multinational A. Schulman Plastics

3000 gebruikers, verdeeld over tientallen vestigingen, migreren naar Outlook en Skype for Business in Office 365: zelfs voor een multinational als A. Schulman Plastics is het een ambitieus project. De opdracht werd, mede dankzij de flexibiliteit en de technische know-how van T-Bench, tot een goed einde gebracht.  Vandaag kan A. Schulman Plastics werk maken van de volgende fase van het project: samen met Spikes wordt SharePoint ingevoerd om de werkprocessen en het documentbeheer in goede banen te leiden.

A. Schulman, Inc.is sinds 1928 een wereldwijd actieve leverancier van plastic componenten, additieven en kleurconcentraten. Het bedrijf brengt innovatieve oplossingen om aan de vraag van de klant te voldoen, en de dag van vandaag vindt men producten van het bedrijf terug in toepassingen zoals voedselverpakkingen, kunstgras en dashboards voor auto’s.

Verschillende overnames droegen in de voorbije jaren bij tot de sterke groei van A. Schulman Plastics. Het bedrijf heeft vandaag ongeveer 5000 medewerkers wereldwijd verdeeld over 61 productie vestigingen

 

26 Notes-servers

Vanuit de vestiging in Londerzeel overziet Wim Nagels, ICT Director EMEA, het informaticabeleid voor 18 vestigingen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika. Tot ongeveer 5 jaar geleden was de ICT-infrastructuur van de groep sterk gedecentraliseerd en gedreven vanuit de landen: maar liefst 26 Lotus Notes-servers functioneerden onafhankelijk van elkaar.

Wim Nagels: “Als bedrijf kan je moeilijk vlot functioneren wanneer zelfs het e-mailverkeer tussen de vestigingen onderling niet betrouwbaar is… Ook het delen van documenten verliep niet van een leien dakje.”

 

Naar gecentraliseerde ICT-infrastructuur met Office 365

Met de beslissing om Lotus Notes te vervangen door Office 365, zou A. Schulman Plastics voortaan vertrekken van een meer gecentraliseerde, regionaal gedreven, aanpak. De bedoeling was om de e-mail applicatie van Notes te vervangen door Outlook, en het Workflow/Document Management-luik door SharePoint.

Wim Nagels kreeg, vanuit zijn thuisbasis in Londerzeel, de leiding over het wereldwijde project toegewezen : “De opdracht werd in 3 fases onderverdeeld: de invoering van Active Directory, de migratie van e-mail naar Office 365 en tenslotte de invoering van Microsoft SharePoint voor documentbeheer en workflows.”

Als eerste werd de migratie naar Active Directory tot een goed einde gebracht. Het resultaat is, aldus Wim Nagels, dat de ICT-omgeving vandaag veel veiliger is dan voorheen.

Flexibiliteit troef

De tweede fase was de migratie van de ganse email-omgeving in Notes naar Outlook in Office 365. Met meer dan 3000 gebruikers en de onvermijdelijke security-vereisten van een multinational, kon niet over één nacht ijs gegaan worden; gelukkig waren veel gebruikers al vertrouwd met Outlook, wat zorgde voor een vlotte aanvaarding.

Wim Nagels wijst meteen op een cruciale succesfactor bij een project van een dergelijke omvang: zowel de eigen organisatie als de toekomstige ICT-partner moeten volgens hem de nodige flexibiliteit aan de dag leggen tijdens het implementatietraject, waarbij plotse veranderingen en koerswendingen onvermijdelijk zijn.

Meteen was dit ook een bepalende factor voor de keuze van de ICT-partner: “Ik heb in het verleden met scha en schande ondervonden dat grote integratoren minder vertrouwen inboezemen dan kleinere ICT-bedrijven, die zich vaak veel flexibeler opstellen. Mede op aanraden van Microsoft kozen wij voor T-Bench om de migratie naar Outlook te begeleiden. Een beslissing die wij ons nog niet beklaagd hebben!”

T-Bench zag niet op tegen een inspanning meer of minder en aarzelde zelfs niet om een vlucht naar de USA te nemen om daar het project met het senior management te bespreken.

 

‘Smart Savings’

Wim Nagels rekent voor de totale migratie naar Office 365 op een doorlooptijd van 1 jaar. Vandaag is de opdracht reeds voltooid voor iets meer dan 2100 van de 3000 gebruikers in EMEA, US en APAC (Asia-Pacific).

Wim Nagels: “Niet alleen het feit dat we met Office 365 steeds de laatste versie van Outlook kunnen gebruiken is een groot voordeel; dankzij Skype for Business verwachten we heel wat ‘smart savings’ te kunnen realiseren op gebied van telecom en reisonkosten.”

 

SharePoint als derde fase

Het derde en laatste luik van het ambitieuze project bij A. Schulman is de invoering van SharePoint samen met ICT-partner Spikes.  Binnen het bedrijf zijn er een 20-tal actieve Workflows geïdentificeerd. Vandaag wordt geëvalueerd welke processen naar SharePoint zullen overgebracht worden.

Ook al is de implementatie nog volop aan de gang, toch wijst alles erop dat het aanvaardingsproces door de gebruikers bijzonder vlot zal verlopen.

In een eerste fase wil men SharePoint inzetten voor team- en projectsites, in een tweede fase voor een volledig intranet-platform en als laatste plant het bedrijf een aanvulling met Enterprise Social Media.

 

Vlot samenwerken met T-Bench (Spikes)

Wim Nagels kijkt alvast tevreden terug op het reeds afgelegde traject: “Wij voelen vandaag al de onmiskenbare kracht van het Azure-platform. Ook de samenwerking met onze ICT-partners is een aangename ervaring geweest: T-Bench engageert zich in het ICT-project alsof het voor hun eigen organisatie is, met veel flexibiliteit en technische know-how. Dit versterkte de samenwerking tussen de regio’s onderling.”

Nieuwe Storechecklist van Spikes stroomlijnt interne audits bij Shurgard

Interne audits zijn voor self-storegespecialist Shurgard cruciaal om de kwalitatieve dienstverlening op peil te houden. Voor een betere ondersteuning van die audits ontwikkelde Spikes een nieuwe Storechecklist. “Op het vlak van snelheid en betrouwbaarheid betekende die applicatie een enorme sprong voorwaarts”, getuigt Bruno Van Den Hende Internal Audit Manager bij Shurgard.

Shurgard maakt deel uit van het Amerikaanse Public Storage, ’s werelds grootste eigenaar en exploitant van self-storagefaciliteiten. Met zo’n 190 vestigingen is Shurgard aanwezig in zeven Europese landen: België, Frankrijk, Denemarken, Duitsland, Nederland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk. Die vestigingen, de zogenaamde stores, zijn herkenbaar aan hun typische vuurtoren. In Europa werken ca. 560 mensen voor de organisatie. Het Europese hoofdkantoor bevindt zich in Groot-Bijgaarden en telt 66 medewerkers.

Interne audits: basis voor continue verbetering

Eén keer per kwartaal worden de stores grondig doorgelicht door de 28 district managers, die elk een zevental stores onder zich hebben. Systematisch beoordelen ze die binnen acht verschillende categorieën, waaronder ‘cash management’, ‘merchandise’, ‘contract management’, ‘purchase order management’ en ‘visual presentation’. Die lijst is standaard voor alle stores in Europa.

“Het gros van de data downloaden we automatisch vanuit onze database in de Storechecklist-applicatie. De district manager verifieert die gegevens en vult de lijst aan met een aantal persoonlijke beoordelingen. Of de receptie er netjes bijligt, bijvoorbeeld. Ook wordt gecheckt of de units die als verhuurd opgegeven staan werkelijk bezet zijn”, legt Bruno Van Den Hende de manier van werken uit. “Op basis van die interne audit krijgt elke store de stempel ‘satisfactory’, ‘needs improvement’ of ‘unsatisfactory’. Scoort een store te laag, dan koppelen we daar een actieplan aan. Zo geven de interne audits ons een basis om continu te verbeteren.”

Nood aan meer snelheid en betrouwbaarheid

Om de interne audits te ondersteunen, beschikt Shurgard al langer over een Storechecklist-applicatie. Die was echter dringend aan vervanging toe. “Het was geen evidentie om de nodige data uit het systeem te krijgen. District managers begonnen vaak al de dag voor de audit te downloaden, omdat het systeem traag was en al eens durfde vast te lopen”, aldus Bruno Van Den Hende. 

Bovendien bleken de data die de oude software genereerde niet altijd even betrouwbaar. “Als Internal Audit Manager ben ik samen met een collega verantwoordelijk voor het ‘Store Audit Program’, waarbij we vandaag voor 80% dezelfde zaken controleren als in de Storechecklist. Voor de district managers was het frustrerend als wij uiteindelijk tot een heel andere score kwamen. Dat kwam vooral omdat de oude Storechecklist niet mee was geëvolueerd met het huidige Store Audit Program”, verklaart Bruno Van Den Hende.

 

Spikes als centraal aanspreekpunt

Op het moment dat Shurgard zijn wensen in kaart bracht, was Spikes net gestart om een op Microsoft SharePoint-gebaseerd platform voor Shurgard te ontwikkelen onder de naam DICE (Digital Information & Collaboration Environment). “Aangezien Spikes intussen ons vertrouwen had gewonnen, hebben we hen gevraagd om ook de ontwikkeling van de nieuwe Storechecklist op zich te nemen. Spikes is nu ons centrale aanspreekpunt voor verschillende softwareaanpassingen die we binnen de organisatie aan het doorvoeren zijn”, zegt Bruno Van Den Hende.

Met de bestaande checklist als uitgangspunt bouwde Spikes een webgebaseerde applicatie op maat van Shurgard. “Als er standaardoplossingen bestaan, dan geven wij daar de voorkeur aan, maar die waren niet echt voorhanden. Een nieuwe maatwerkoplossing leek ons in dit geval de beste oplossing“, voegt Bruno Van Den Hende toe.

Tijdens de ontwikkeling van de applicatie werden diverse medewerkers betrokken: enkele zeer ervaren district managers, internal audit en operations. “We hebben heel veel aandacht besteed aan een duidelijke projectdefinitie en een goed projectmanagement. Daardoor is de implementatie zeer goed verlopen. Spikes was ook heel reactief tijdens het project: elke vraag die we hadden werd zeer snel beantwoord.”

Nieuwe Storechecklist scoort positief

Sinds begin dit jaar werkt Shurgard met de nieuwe Storechecklist. “De belangrijkste vooruitgang die we hebben geboekt, is ongetwijfeld de tijdswinst. Vroeger deed een district manager ongeveer anderhalve dag over een interne audit. Nu is de klus in maximum één dag geklaard”, weet Bruno Van Den Hende. “Aangezien die medewerkers een zeer drukke agenda hebben, levert ons dat een enorme tijds- en kostenbesparing op. Binnen het jaar willen we het project terugverdiend hebben.”

Verder sluiten de resultaten van de Storechecklist en het Internal Audit Program nu veel meer aan. “De hogere betrouwbaarheid van de data is een hele opsteker voor onze district managers. Met de nieuwe Storechecklist kunnen ze nu ook beter de actieplannen opvolgen voor stores die onvoldoende scoren”, aldus Bruno Van Den Hende.

Spikes integreerde de nieuwe Storechecklist in de gebruikersvriendelijke SharePoint-omgeving. Dat draagt ertoe bij dat onze driemaandelijkse rapporten van interne audits nu gemakkelijker te consulteren en veel overzichtelijker zijn. Via onze interne webpagina kunnen medewerkers nu ook gemakkelijk naar de applicatie doorklikken.

“Alle voordelen samen zorgen ervoor dat onze district managers de nieuwe oplossing warm hebben onthaald”, voegt Bruno Van Den Hende er nog aan toe. “Uiteraard is er nog ruimte voor finetuning. Maar dan gaat het eerder om zaken die we nog aan de Storechecklist willen toevoegen of schrappen. Het belangrijkste is dat we nu een stevige basis hebben waarop we efficiënt kunnen evalueren en evolueren.”

 

Tools:

ACV/CSC zet samen met Spikes Office 365 pilootproject op

De vakbondsorganisatie ACV/CSC besliste onlangs om voor een nieuw Office 365 pilootproject samen te werken met Spikes.

Johan Vandewalle, Verantwoordelijke IT bij ACV/CSC: “Twee factoren hebben bij ons de doorslag gegeven bij de keuze voor Office 365. Enerzijds is er de kostenbesparing die je met de cloud-oplossing van Microsoft kan realiseren. Je kan je IT-beheer uitbesteden en er is veel meer transparantie in de kosten. Anderzijds kijken we uit naar de ‘any time, any place’ beschikbaarheid van applicaties en data via mobiele devices.”

“Het is onze bedoeling om alle mogelijkheden van Office 365 grondig te leren kennen. We hebben hiervoor met Spikes een pilootproject op poten gezet met ongeveer 25 gebruikers, waarin samenwerkingstools zoals Skydrive Pro, Lync en SharePoint uitgebreid zullen getest worden.”

Zo overweegt ACV/CSC het inzetten van Microsoft SharePoint om documenten over verschillende afdelingen en devices heen te delen. Ook extern biedt het platform volgens Johan Vandewalle heel wat mogelijkheden via Community Sites. 

“Spikes kan als implementatiepartner heel wat ervaring voorleggen in Office 365, zowel functioneel als technisch. We hebben alle vertrouwen in hun expertise!”, besluit Johan Vandewalle.

We delen onze kennis

Zo willen we je meenemen in de meest vernieuwende mogelijkheden die Microsoft ons biedt

  • SORT BY:
  • Apps
  • Jobs
  • Security
  • Blog
  • Culturen
  • Event

Onze evenementen

Microsoft ontwikkelingen staan niet stil, en Spikes ook niet. Daarom organiseren we op geregelde tijdstippen inspirerende evenementen vol praktijkgerichte inzichten, boeiende cases, concrete toepasbare tips voor jouw organisatie...

Microsoft Security week

In het kader van de Security week van Microsoft geeft Spikes, in samenwerking met Microsoft, een leerrijk webinar rond de impact en aanpak van GDPR… Reserveer nu je plaats voor dit webinar op maandag 11 december van 14u00 tot 15u00 en ontdek hoe je met een bewuste strategie ook van jouw organisatie een GDPR compliant ‘secure modern workplace’ kan maken.

Registreren >>

Workshops & trainingen

Het objectief van onze workshops is om het actieve en correcte gebruik van Microsoft 365, in al zijn aspecten, in jouw organisatie te verhogen. Door in bestaande processen van jouw afdelingen de nieuwe tools op de juiste manier te gebruiken kunnen immers substantiële verbeteringen worden gerealiseerd: tijdswinst, betere kwaliteit, minder frustraties.

Meer info >>