ACV Openbare Diensten nam diverse partijen onder de loep — van klein tot groot. Spikes maakte indruk: het begreep de vakbeweging het best en stelde zich zeer klantvriendelijk op. Belangrijk, want het draaide bij dit project écht om het aan boord krijgen van circa 140 vakbondsmensen die slechte ervaringen hadden met ingewikkelde digitale toepassingen. Om digitalisering te laten slagen, moest iedereen in de organisatie de transitie naar een nieuwe manier van werken omarmen — en daarvoor was een partner nodig die mensen vooropstelt. Een partij die de medewerkers van ACV Openbare Diensten met meer goesting effectief wilde laten samenwerken. In Spikes vond de organisatie wat zij zocht. Dat Spikes ook nog eens niet de duurste bleek, was mooi meegenomen.
“Spikes heeft constant heel goed geluisterd,” zegt Jan Coolbrandt, voorzitter van ACV Openbare Diensten. Hoewel het project momenteel nog loopt, kan hij de eerste positieve conclusies al trekken: “Spikes is een prijsbewuste, klantgerichte partner die oprecht kijkt naar onze noden en ideeën. Wanneer wij signaleren dat we nieuwe zaken moeten doorvoeren, worden we serieus genomen. Tegelijkertijd laat Spikes ons geen geld uitgeven wanneer dit niet nodig is. Vanuit klantperspectief is dat heel interessant. En het schept vertrouwen: beide partijen luisteren naar elkaar en passen zich aan de ander aan.”
“Met zijn change-management-aanpak toonde Spikes dat het onze mensen begreep”
Een tijdje geleden was ACV Openbare Diensten reeds aan de slag gegaan met applicaties en documentbeheer. Maar het gebruik was complex en daarom ontstond er weerstand tegenover Microsoft Teams. “Wij zochten naar een manier om onze mensen ervan te overtuigen dat software wel degelijk efficiënt kan zijn,” vertelt Jan. “Maar dat was moeilijk, omdat we vastzaten in een oude manier van werken én een eerdere poging tot digitalisering was misgegaan.”
Spikes startte een change-management-traject. “Dat begon met heel goed luisteren. Spikes nam de tijd om te ontdekken hoe onze organisatie in elkaar steekt. Deze is onderverdeeld in verschillende sectoren en diensten. Spikes wilde weten wat daar leefde, hoe de mensen omgingen met technologie en wat hun wensen waren. Ons intranet, dat een belangrijke rol speelt binnen de organisatie, kwam hierbij ook aan bod.”
De volgende stappen: een analyse en een presentatie. “Hierbij kaartte Spikes een aantal valkuilen aan, zoals de voor- en nadelen van ons intranet en het feit dat wij nog geen CRM voor onze dienstverlening hadden. Het personeel voelde direct dat Spikes hen begreep en hun problemen onderkende. Daardoor was het makkelijker om vervolgens ambassadeurs binnen de organisatie aan te stellen die cruciaal zijn voor de adoptie van technologie. Binnen ACV Openbare Diensten noemen wij hen ’trekkers van projecten’.”
“De regelmatige evaluaties van het gebruik van Microsoft Teams helpen ons om bij te sturen”
Toen de verschillende sectoren met Spikes aan de slag gingen, moesten zij eerst een hindernis overwinnen. Jan: “Wij dachten nog veel in structuren, terwijl we in crossfunctionele teams moesten gaan denken. De hoofdvraag luidde: ‘Met wie werken we nu samen en hoe gaan we dit digitaal faciliteren?’ Om hier antwoord op te geven, moesten we een nieuw concept omarmen. Dat heeft Spikes ons goed duidelijk gemaakt.”
De vakbeweging heeft een solide start gemaakt en doorloopt het proces nu vol goede moed: “Er is een geheel andere mindset nodig, dus dat vergt wat tijd. We hebben nog een weg af te leggen en moeten hier en daar zeker bijsturen. Maar we vinden dit een zeer interessant proces. We zien nu bijvoorbeeld in dat we Microsoft Teams in eerste instantie vanuit onze oude manier van denken hebben ingesteld.”
Dat Spikes een uitstekende implementatie heeft verzorgd, merkt Jan des te meer nu de eerste schreden zijn gezet: “Spikes heeft aanvankelijk geanalyseerd hoe de sectoren met Microsoft Teams omgingen en welke lessen we daaruit konden trekken. Daarmee hebben we een stevige fundering gelegd, waardoor we nu eenvoudiger stappen kunnen nemen wanneer sectoren bijvoorbeeld achterblijven. Samen met Spikes evalueren we het gebruik van de applicatie regelmatig. We bekijken waarom mensen bepaalde kanalen wel of niet gebruiken. Waar nodig gaan we met onze ambassadeurs aan de slag om meer veranderingen te realiseren.”
“Met Spikes hebben wij zeker goede hoop om te slagen”
ACV Openbare Diensten is er nog niet, maar Jan vindt dat de organisatie met de begeleiding van Spikes absoluut op de goede weg zit. En er staat meer op de planning: “We boeken vooruitgang met ons intranet en eind dit jaar komt er een CRM bij. Deze zaken zullen de samenwerking in Microsoft Teams uiteraard ook beïnvloeden.”
Het uiteindelijke doel is om iedereen mee te krijgen in de digitalisering. Hij geeft aan dat Spikes dit vanaf het begin uitstekend heeft begrepen en benadrukt dat de terugkerende evaluaties in dit kader zeer nuttig zijn: “Chatten binnen Microsoft Teams is bijvoorbeeld een gewoonte die we nog aan het aanleren zijn. Daarom gaan we hiervoor een goede begeleiding opzetten. Vervolgens zal Spikes het gebruik van de chat gedurende enkele maanden bewaken.”
Kortom, door de change-management-aanpak ziet ACV Openbare Diensten de toekomst positief tegemoet: “Wij hebben zeker goede hoop om te slagen!”
"Of ik Spikes zou aanbevelen? Absoluut. Het is een klantgerichte, prijsbewuste partij die constant goed luistert en een effectieve change-management-aanpak hanteert."
Waarom koos ACV voor Spikes?
- Spikes legt een stevig fundament door goed te luisteren en de situatie te analyseren.
- Uitstekende begeleiding bij het omarmen van een geheel nieuwe mindset.
- Werken met ambassadeurs binnen de organisatie om de adoptie van technologie te bevorderen.
- Regelmatige evaluaties van het gebruik van Microsoft Teams maakt bijsturing en optimalisatie mogelijk.
- Bewaken van de uitvoering van verdere stappen.
