“Ik ben zeer tevreden met de wijze waarop Spikes dit project heeft ingevuld,” zegt Stijn Faelens, expert communicatie in het corporate communicatieteam dat de kleur van Fluvius naar de binnen- en buitenwereld verdedigt. Stijn, die zich specifiek richt op interne kanalen zoals het intranet, werkte van begin tot eind nauw samen met Spikes: “De korte iteraties waren heel fijn. We hadden regelmatig afstemming om het verloop te bespreken. Zo kon ik precies zien waar Spikes stond met de bouw van de pagina. Als ik een aanpassing wilde doorvoeren, ging Spikes daar vlot mee aan de slag. Tijdens de volgende meeting was deze al gerealiseerd. Zo konden we snel vooruit. Het was een hele soepele samenwerking!”

“Spikes begrijpt dat het intranet verbondenheid moet creëren”

Van begin af aan had Fluvius een helder doel voor ogen. “Wij wilden belangrijk nieuws effectief en centraal in beeld brengen, zodat de medewerker dit als eerste te zien krijgt,” vertelt Stijn. “Daarnaast wilden we nog een aantal ‘hoekjes’ inrichten — bijvoorbeeld rondom minder essentiële nieuwsitems of grote hr-dossiers die een bepaald beleid uitleggen. Deze informatie wilden we gestructureerd aanbieden aan medewerkers. Dat is belangrijk, want dan weten zij altijd meteen waar ze moeten zijn voor welke informatie. Spikes begreep dat heel goed en heeft het voor ons gerealiseerd.”

Om de  gebruikerservaring verder te optimaliseren, zijn er ook zogenaamde hr-tegels ingericht: “Deze bevatten gepersonaliseerde learnings en premies. Ze zijn dus echt toegespitst op de individuele medewerker.”

In een organisatie van deze omvang is dat extra belangrijk. “Ons intranet heeft een zeer heterogeen publiek. Wij zijn met 5.500 collega’s: circa 2.000 technici die iedere dag actief op pad zijn en meer dan 3.000 kantoormedewerkers die de mogelijkheid hebben om vier dagen per week vanuit huis te werken. Zij hebben vaak weinig tijd om berichten te lezen, maar moeten wel gemakkelijk op de hoogte blijven. Juist in deze situatie is het creëren van verbondenheid cruciaal. Toen wij dit aan Spikes uitlegden, bleken we op dezelfde golflengte te zitten. Zodoende heeft Spikes met ons gefocust op gebruiksvriendelijkheid en beschikbaarheid: het intranet is eenvoudig in gebruik én het is beschikbaar op mobiele apparaten.”

“Door de accurate aanpak van Spikes is onze visie bewaard gebleven”

In februari was het dan zover: dán ging het intranet live binnen Fluvius. Maar voordien had reeds een vijftigtal medewerkers het reeds getest. “Zij vonden het er unaniem fris en duidelijk uitzien,” zegt Stijn. “Op basis van de tests hebben we alleen besloten om de hr-tegels op een andere plek te zetten. Zulke zaken pakt Spikes in mijn ervaring zeer vlot en accuraat op.”

Naast het intranet werd ook een taggingsysteem geïncorporeerd waardoor zaken zoals nieuws, evenementen en updates per categorie onderverdeeld op het dashboard verschijnen. Elke werknemer kan ook zelf thema’s kiezen waarover men meer info wilt ontvangen, dit naast de vaste thema’s die vooraf zijn gekozen en ingesteld. Zo is er ruimte voor personalisering maar worden de essentiële berichten niet achterwege gelaten. 

Hiernaast biedt het intranet ook de mogelijkheid om de loopbaanmogelijkheden vanop korte afstand op te volgen. Men kan steeds relevante opleidingen en bonussen raadplegen zonder gebruik te maken van een tussenpersoon.

Dat Spikes de visie van Fluvius altijd heeft gerespecteerd, waardeert Stijn: “Aanvankelijk hadden wij een mock-up van de homepage gemaakt. Deze gaf gedetailleerd weer hoe wij het intranet zagen. Maar niet alles bleek mogelijk te zijn in technisch opzicht. Spikes heeft enorm zijn best gedaan om alternatieven te zoeken. Deze lagen telkens zeer dicht bij ons gewenste voorstel, waardoor ze toch aansloten op onze wensen. Spikes kon de zaken bovendien altijd erg helder toelichten. Het was prettig om in ‘normale mensentaal’ te horen hoe alles in elkaar stak, zeker omdat ik technisch wat minder onderlegd ben.”

Deze aanpak heeft geresulteerd in een intranet dat voldoet aan de wensen van Fluvius: “De homepage ziet eruit zoals wij deze voor ogen hadden. Het is echt gelukt om onze visie te bewaren!”

“De fijne, efficiënte, vlotte samenwerking met Spikes verdient een aanbeveling”

Hoe gaat het nu verder? “Spikes heeft ons een korte, duidelijke opleiding gegeven om ons wegwijs te maken in de nieuwe versie van de homepage,” legt Stijn uit. “Hoe schrijf en plaats je een nieuwsbericht? Wat staat waar? En wat zijn de mogelijkheden? Dit soort vragen zijn allemaal aan bod gekomen. Daardoor kunnen we efficiënt met het intranet aan de slag. En omdat Spikes doorlopend support biedt, verwacht ik dat wij bij eventuele vragen of gewenste aanpassingen snel een reactie krijgen.”

Al met al kijkt Stijn terug op een zeer fijne samenwerking: “Dat wil ik echt benadrukken. De manier waarop Spikes dit project heeft opgepakt, verdient een aanbeveling. Het is heel efficiënt om in kleine tussenstappen te werken, waarbij je de mogelijkheid hebt om direct feedback te geven. Dat gaat vlot én het levert een zeer goed eindresultaat op.”

En dat eindresultaat? Daarover heeft Stijn hoge verwachtingen: “Wij hopen en geloven dat medewerkers zich door het nieuwe intranet nóg nauwer bij ons bedrijf betrokken voelen, nóg meer verbonden blijven met elkaar en nóg beter op de hoogte zijn van de gang van zaken!”