Carglass® is al jarenlang dé referentie voor het herstellen van voertuigbeglazing in België, en sinds kort ook voor carrosserieschade. Onder het motto ‘Making a difference by solving people’s problems with care’ draagt een team van 1.280 werknemers dagelijks bij aan de grootse service van de autoschadespecialist. Maar hoe zorg je ervoor dat al die medewerkers vanop verschillende locaties en in diverse service centers in België op dezelfde lijn zitten – lees ‘zo efficiënt mogelijk samenwerken en communiceren’, de bouwstenen van het bedrijf? Carglass® zocht en vond de oplossing, bij Spikes.
De visie van Carglass® was van bij het begin van het project ‘glashelder’. Het bedrijf wilde een substantiële verhoging van de efficiëntie van werken én van de kwaliteit van de communicatie. En dit voor alle medewerkers, aan de hand van een centraal communicatie- en collaboratieplatform. De missie voor Spikes was drieërlei: de uitbouw van één digitale werkplek, de initiatie van een cultuur van knowledge sharing om kennis binnen Carglass® optimaal in te zetten, en de verhoging van de betrokkenheid van de werknemers, mede omwille van de decentrale organisatiestructuur. Visie en missie werden vertaald in een degelijk plan voor een future proof intranet.
Driven by HR
“De licentie van het oude intranet Carglass® Belux verviel op 31/08/2017”, vertelt Diebrecht Hellofs, Learning & Development manager bij Carglass®. “We hebben dan van de gelegenheid gebruik gemaakt om op zoek te gaan naar een nieuwe partner. Eén van onze IT-managers kende Spikes, dus het contact was snel gemaakt. Er kwam iemand langs om een presentatie te geven over de werking en aanpak van Spikes. We waren spontaan onder de indruk en voelden dat hun visie matchte met die van ons.”
Het project werd gestart vanuit HR, om via de weg van kruisbestuiving ook de andere departementen te betrekken. Steeds in nauwe samenwerking met IT. Omdat andere systemen bij Carglass® via Microsoft Office werken, was het een logische keuze om over te schakelen naar Office 365, SharePoint.
In fases naar Hello Work 1.0
Zodoende bouwde Spikes het nieuwe intranet – Hello Work 1.0 – in Office 365. De werknemers waren echter nog niet vertrouwd met Office 365, waardoor het projectteam besloot om in 3 fasen te werk te gaan:
- Kennismaking met Office 365
- Onderdompeling in het communicatiegedeelte van intranet
- Onderdompeling in het samenwerkingsgedeelte van intranet
Met het oog op een vlotte implementatie werd vooraf een werkgroep opgestart met een aantal key stakeholders. Mensen van verschillende afdelingen en functies kwamen samen, om tijdens een 12-tal ‘envision workshops’ de behoeften te bekijken. Onder begeleiding van Spikes werd deze behoefteanalyse vertaald naar de realiteit via een functionele analyse, gevolgd door de uiteindelijke ontwikkeling van Hello Work, een testfase, training en implementatie. Steeds met de afgesproken timing, scope en budget in het achterhoofd.
“Spikes heeft altijd goed ons budget bewaakt”, gaat Diebrecht verder. “Ze dachten mee na over hoe we met standaardoplossingen binnen SharePoint perfect aan de slag konden, zonder bijkomende kosten te moeten maken.”
People & change team
Voor de Carglass® medewerkers was Hello Work een serieuze omschakeling. Bijvoorbeeld inloggen in Office 365, de nieuwe omgeving leren kennen, het zoeken en vinden van het intranet, het principe van communicatie en samenwerken… niet altijd evident. Maar gelukkig was er ondersteuning en motivatie! Reeds bij het begin van het project werd namelijk een people & change team samengesteld, de ambassadeurs van Hello Work.
Er zijn verschillende communicatie- en promoacties ondernomen om de collega’s te sensibiliseren om effectief aan de slag te gaan met het systeem. Zo creëerden de ambassadeurs een promotiefilmpje om in te zetten, maakten ze Sways (digitale storytelling), droegen ze T-shirts en deelden ze stickers uit… van branding gesproken. Het people & change team draagt ook vandaag nog mee de omschakeling en zorgt ervoor dat de nieuwe tool blijft leven. Nieuwe medewerkers worden onmiddellijk aangespoord om aan de slag te gaan in Office 365.
“Elke medewerker is belanghebbende in dit project”, geeft Diebrecht aan. “De implementatie door Spikes is voor iedereen van groot belang aangezien we in de toekomst volledig zullen omschakelen naar applicaties in de Cloud. Daarnaast is het de bedoeling dat na verloop van tijd alle communicatie via het intranet gedeeld wordt en we andere kanalen zoveel mogelijk uitsluiten. De mededelingen op Hello Work zijn zowel ‘need- als nice-to-knows’. We willen ieders dag doen starten met Hello Work. Die zal dan als basistool gebruikt worden om verder te navigeren naar ieders noodzakelijke werktools.
Het eindresultaat
Carglass® is nog maar onlangs live gegaan, maar ze merken de voordelen nu reeds duidelijk op. De eerste stappen naar efficiënter en effectiever samenwerken zijn gezet, met Hello Work als een gebruiksvriendelijke samenwerkingstool. Voordelen zoals de Yammer-integratie, communicatie – en werkapplicaties op één locatie, de Cloud die altijd en overal toegankelijk is, het veilig werken, vlotte informatiedeling, gebruik op elk device… worden zeker al gevoeld.
In co-creatie werken tijdens het project heeft ervoor gezorgd dat er meer betrokkenheid werd gecreëerd binnen de organisatie. Vermeldenswaard is ook de lancering van Hello Work samen met Yammer, tijdens de medewerkersdagen. De mensen konden leuke dingen op Yammer posten en een prijs winnen. Zo maakte het intranet meteen een goede beurt!
“Vergeten we ook niet onze gemotiveerde nieuwsredacteurs”, besluit Diebrecht. “Zij wilden hun schouders zetten onder het hele communicatieverhaal van Hello Work en zorgden voor een enorme boost tijdens de go-live. Zij gingen aan de slag vanuit een niet-technische invalshoek. Dat bleek de perfecte tandem met de IT-expertise van een bedrijf als Spikes, voor een succesvolle implementatie. De opvolging van Spikes was top, hun aanpak open en eerlijk. Het is trouwens de eerste keer dat we een IT-project binnen tijd én budget konden realiseren. Een pluim voor Spikes. Mission completed. Wij zien nog mogelijkheden voor de toekomst, zeker als er maatwerk nodig is.”
Door te blijven investeren in gelukkige medewerkers, is Carglass® ondertussen al 5 keer verkozen tot ‘Best Workplaces’. En daar doen ze het voor.
