Better together, dat is de rode draad doorheen het succesverhaal van Bekaert. De basis ook voor een unieke vorm van samenwerking met business partners en medewerkers. En dat laatste was tot voor kort best een uitdaging. Want hoe zorg je ervoor dat 6.900 PC-gebruikers wereldwijd beter kunnen samenwerken en communiceren? Juist, met een gebruiksvriendelijke, digitale ‘cloud based’ werkomgeving van Microsoft. Zo vonden Bekaert en Spikes elkaar, en werd release 1 onlangs afgerond. Bekaert is wereldleider in staaldraadtransformatie en deklagen. Als hoogtechnologisch bedrijf met hoofdzetel in België telt het zo’n 30.000 medewerkers wereldwijd en klanten in meer dan 120 landen. In alle activiteiten van het bedrijf streeft Bekaert naar een duurzame, rendabele groei, die zich vertaalt in een stevig jaarlijks omzetcijfer (ca. 4,4 miljard euro in 2015). In de zoektocht naar een gebruiksvriendelijk samenwerkingsplatform voor globaal gebruik, koos Bekaert voor een Belgische Microsoft certified partner: Spikes.
Nood aan 2-way-communicatie
Bekaert had in het verleden reeds een intranetplatform om gegevens te sharen. Het systeem was echter niet zo gebruiksvriendelijk en communicatie verliep voornamelijk via e-mail. Tijd voor vernieuwing dus. Men keek uit naar een 2-way-communicatie: informatie moest efficiënter kunnen worden verspreid, met een snellere toegang tot relevante data voor gebruikers. Bovendien werd uitgekeken naar meer conversaties en engagement via Yammer enz… De Communicatie- en IT-afdeling sloegen de handen in elkaar en gingen op zoek naar een partner om samen een ‘user centric’ platform te creëren. Een platform dat medewerkers wereldwijd toelaat vlug alle noodzakelijke informatie te vinden en te delen. Met als ultiem doel de productiviteit, samenwerking en interne communicatie aanzienlijk te verbeteren. Find, share, connect and increase productivity.
Proactieve houding Spikes
Het moest een Microsoft platform met globale kenmerken zijn, gekoppeld aan het ERP-systeem van Bekaert: SAP. Op de wenslijst stond ook dat Microsoft ontwikkelingen en evoluties automatisch opgevolgd en handig geïntegreerd zouden kunnen worden, zonder een hoop extra customizations. Nu zijn er op Europees niveau wel vele Microsoft partners, maar qua aanpak blijven er grote verschillen. Een shortlist met de nodige criteria, diverse pitchpresentaties en afweging van prijs/kwaliteit bracht Bekaert bij Spikes, certified Microsoft partner met grote kennis van SharePoint. Een combinatie van drive, een proactieve houding en gedegen research gaven de doorslag, al was er meer. Zoals de flexibiliteit van Spikes en de wil om samen te werken met een communicatiepartner om de look & feel van Bekaert te bewaren. Of de jaren ervaring met de cloud, want de website van Bekaert werkte tenslotte al 5 jaar in de cloud. Ook de internationale projectervaring van het team was belangrijk, met succesvolle referenties. Bekaert kreeg de kans enkele projecten live te gaan bekijken. Tot slot was er de bereidheid van Spikes om op projectbasis te werken en na oplevering de support en maintenance over te laten aan de vaste outsourcing partner van Bekaert.
Dedicated implementatieteam
Een klein, dedicated team – een relevante groep key stakeholders samen met Spikes en andere partners – wijdde zich aan de eerste fase van het concept. Project owners van Communicatie IT en innovatie, maar ook HR, legden de noden en ideeën op tafel. Denk aan de keuze van functionaliteiten, design, front end access, achterliggende IT-systemen enz. De ontwikkeling van het platform kon beginnen. Het bleek een heus globaal learning traject voor alle partijen. Het systeem performant laten draaien bleek geen sinecure. De snelheid was aanvankelijk niet wat het moest zijn, het duurde bijvoorbeeld 15 minuten om de homepage op te bouwen in China. Kan je niet echt snelle communicatie noemen en werd op dat moment als een ‘no-go’ gevalideerd. De uitdagingen waren groot en de oplevering van release 1 liep enigszins uit. Ondersteund door Microsoft werden de problemen gedetecteerd en ten gronde opgelost.
Projectverantwoordelijke Hans Ocket van Spikes was de rots in de branding. Technisch sterk onderbouwd, zeer betrokken bij het ganse proces en zeer open en resultaatsgericht in de samenwerking met andere partners. Op Spikes kan je bouwen.
Het eindresultaat
Hoe complex de ontwikkeling soms ook was, de aanhouder wint. De performantie problemen werden opgelost, het eindresultaat stemt tevreden. In samenwerking met Spikes kwam een global Microsoft portaal met 6.900 gebruikers verspreid over Europa, Azië en Noord- en Zuid-Amerika tot stand. Voortaan kunnen medewerkers er snel globale en lokale informatie raadplegen, vacatures, company policies enz. Deze digitale werkomgeving laat toe eenvoudig te communiceren en informatie of documenten rond projecten te delen. En van hieruit kunnen de gebruikers bovendien eenvoudig navigeren naar hun workstation, Office 365, enz. Enkele highlights van het platform:
- Globale tool, met aanvullend lokale informatie per regio of land
- Links naar bestaande workflows (SAP) en portals (foto- en videogallerij, innovation portal…)
- Yammer feed….
- Intuïtief karakter dankzij doorgedreven search engine
- Transparante hiërarchie in de communicatie
- Herkenbaar design, ook per afdeling mogelijk
Om de eenheid en efficiëntie te bewaken, zijn er standaardtemplates aangereikt aan de gebruikers. Want een beetje sturing moet er zijn. Net zoals opleiding en begeleiding. Bekaert voorziet interne trainingen, via Skype of on-site. In China is bijvoorbeeld lokaal opleiding gegeven. Ook zijn er super users aangesteld. Deze blijven support bieden binnen hun activiteitsdomein en/of afdeling.
To be continued…
En of de eindgebruikers enthousiast zijn. Het platform is ondertussen wereldwijd positief onthaald, het systeem wordt goed gebruikt, met als resultaat: minder support mails en calls, meer eenheid in de globale werking, betere projectcommunicatie. Doel bereikt. Ondanks het gebruiksvriendelijke karakter van het platform blijft het publiceren van updates een continu engagement van de medewerkers. Maar dat is een kwestie van bewustwording en tijd. Bekaert heeft Spikes alvast gecontacteerd voor een volgende fase. De exacte details sparen we graag voor later… to be continued!
