Audit, Accounting en Financieel advies op wereldniveau, dat is BDO. Op het gebied van corporate finance en interim management de nummer 5 in de sector, naast KPMG, Deloitte, PWC, Ernst & Young. Voor een dergelijke wereldspeler van formaat wordt de continuïteit van de business mee bepaald door IT. De juiste knowhow, mensen en coaching per IT-project zijn van essentieel belang. In Spikes vond BDO de professionele partner met dezelfde kernwaarden: kwaliteit en nabijheid voor de cliënt, een grote flexibiliteit en pragmatische aanpak. Dit alles werd vertaald in een structurele samenwerking over meerdere projecten heen, van SharePoint, Extranet tot Dot.net. Opgericht in 1963 en gestructureerd in een federatie van onafhankelijke kantoren is BDO vandaag de dag met meer dan 1.400 vestigingen aanwezig in meer dan 154 landen. De nabijheid en de kennis van de specifieke vereisten per land zijn de absolute troeven van het BDO-netwerk. Ruim 65.000 mensen – waarvan 600 in België – staan klaar om het bedrijfsleven, managers en ondernemers wereldwijd of regionaal te helpen, met financiële verslaggeving en fiscaal juridisch advies. En dit volgens 4 business lines: audit & assurance, accounting & reporting, tax & legal en advisory. Op IT-gebied zocht men naar een integrale partner voor cloud-migratie, Microsoft-producten en meer. De start van een dankbare samenwerking met Spikes.
Zoektocht naar (nieuwe) IT-oplossing en pragmatische partner
Eind 2015 besliste BDO om, in het kader van een internationale strategie, te migreren naar de cloud. Vanuit het wereldwijde netwerk bestond al een agreement met Microsoft, dus dacht men aan SharePoint. Dat zou zo zijn voordelen hebben: voordeliger tarief, reeds veel bestaande Microsoft-producten en een goede onderlinge integratie. Microsoft België startte met advies en consultancy. Microsoft raadde Spikes aan als referentie voor SharePoint in België en zo kwam BDO bij de IT-experts terecht voor verder verloop van hun projecten. Het eerste contact met Dirk Verhaeghe, Sales Manager bij Spikes, leidde tot een testproject met een bevredigend resultaat. Spikes bleek over veel competentie te bezitten, kennis die BDO echt nodig had. Ook over toekomstige Microsoft-ontwikkelingen kon Spikes goed adviseren. De pragmatische aanpak gaf zeker mee de doorslag voor de samenwerking. De IT-generalisten van BDO kregen ondersteuning van de IT-specialisten van Spikes met de juiste knowhow per project. Voor elke nood of applicatie kon Spikes het gewenste profiel leveren en een dienstverlening bieden die flexibel inzetbaar en aanpasbaar was. Sinds het testproject staat Spikes BDO bij in heel wat projecten. Het grootste daarvan is SharePoint.
SharePoint-technologie, Extranet, Dot.net ontwikkeling
Bestaande SharePoint-sites migreren naar de cloud was de eerste missie. Hiernaast ook heel wat integratie van oudere SharePoint-omgevingen en de klassieke fileshare. Spikes zorgde ervoor dat eindgebruikers snel en eenvoudig hun weg vonden naar de juiste info en data. Best een project van grote omvang, aangezien de BDO-medewerkers dagelijks met de toepassingen werken. Bovenop de SharePoint-technologie werd een Extranet ontwikkeld, essentieel voor het uitwisselen van data en content met BDO-klanten. Vermeldenswaardig hier is ook de integratie met het bestaande ‘Global SharePoint online’, een koppeling met de omgeving die het wereldwijde, overkoepelende IT-orgaan ontwikkelde. De focus van Spikes lag op het opvolgen van de integratie tussen de platformen, met veel aandacht voor automatisch gegenereerde SharePoint-omgevingen. Projectverantwoordelijken per dienst kwamen samen om de doelstellingen te bepalen. Hoe en waar data aanbieden? Wat met de (centralisatie van de) rechten? Wat is hier technische gezien voor nodig? Deze en andere noden werden overgemaakt aan Spikes en vertaald in een ‘proof of concept’. In Hasselt start men nu met een pilootfase voor het uitrollen van het SharePoint-project. Verder rekent BDO op projectbasis op het inschakelen van verschillende vakspecialisten van Spikes. Samen met het interne development team staan ze in voor de ontwikkeling van heel wat applicaties, zoals Dot.net voor Human Resources. Het voordeel is dat steeds het juiste profiel met de gevraagde expertise in bepaalde Microsoft-technologie kan worden ingezet. Zo kreeg BDO ook de kans om de eigen kennis verder uit te bouwen. Win-win voor iedereen.
Dedicated projectteams
Elk IT-project krijgt naast een IT Manager ook een Business Manager aangesteld. Zo worden projecten mee door de business gedragen, effectief gebruikt en toegepast. De managers komen tweewekelijks samen om nieuwe functionaliteiten, updates en optimalisaties te bespreken, want een SharePoint-platform is nu eenmaal evolutief. Toegewijde projectteams volgende nieuwe ontwikkelingen kort op de bal op.
“De overlegmomenten met projectverantwoordelijke Frank Van Dongen zijn steeds constructief. We ervaren deze als open en eerlijke gesprekken over het verloop van een project en de toekomst.”
Wekelijkse voortgangsbesprekingen en statusmeetings met Spikes zijn één zaak, maar vergeet ook niet het belang van opleidingen. Spikes biedt training aan ambassadeurs die een voorname functie hebben binnen BDO, alsook aan key-users die dagdagelijks aan het werk zijn met de tools. De key-users trainen dan op hun beurt de andere users op, met optimale begeleiding van Spikes.
Evaluatie en toekomst
BDO is erg tevreden over de inzetbaarheid van Spikes, over hun mensen en manier van coaching in verschillende technologieën. Spikes schakelt snel en weet de juiste mensen in te zetten voor iedere opdracht. Logisch dat het SharePoint-project zichtbaar vooruitgaat. De samenwerking over verschillende projecten heen loopt nog volop, dus de stem van de eindgebruikers zal later blijken. Ook de komende jaren blijft Spikes in het vizier, voor de verdere uitrol van SharePoint in de Belgische vestigingen. De cloud is een dynamische omgeving, dus optimalisatie is een continue taak. En BDO denkt verder na over de volgende uitdagingen, zoals het al dan niet uit handen geven van de support. Daar ligt nog een mooie rol voor Spikes, die indien gewenst ook die taak zeer ter harte zal nemen.
