Top of mind. Agfa-Gevaert is het al decennialang op vlak van analoge en digitale beeldvormingssystemen en IT- oplossingen. En dat is niet zonder reden. De internationale groep ontwikkelt, produceert en verdeelt een uitgebreid portfolio aan producten, voornamelijk voor de gra sche industrie, de gezondheidszorg en ook voor speci eke industriële toepassingen. Om zijn groeistrategie wereldwijd op lange termijn te ondersteunen, was het bedrijf op zoek naar een nieuwe samenwerkingstool.
Bij Agfa gaat toonaangevende en betaalbare technologie hand in hand met een innovatieve manier van werken. Om te slagen, vindt de groep het essentieel om de klant goed te begrijpen. Net zoals investeren in innovatie en het leveren van oplossingen van topkwaliteit. Flexibel en pragmatisch. Deze cultuur leeft ook bij Spikes, heeft Agfa sinds de start van de samenwerking in 2017 ervaren. Wij bij Spikes kregen de kans om de groep doorheen zijn (digitale) transformatie te begeleiden.
Van Lotus Notes naar Office 365
Voordat de effectieve samenwerking tot stand kwam, ging Agfa door een voortraject van enkele jaren. De reden om te zoeken naar een toekomstgerichte collaboration tool was tweeërlei. Enerzijds was er de vraag vanuit lifecycle management: ‘hoe lang zal onze Lotus Notes nog meegaan’? Vernieuwing drong zich op.
Anderzijds was Agfa bezig met een organisatorische afsplitsing. De groep wilde evolueren van een kostenreductiestrategie naar een groeistrategie. Om een betere of snellere groei toe te laten voor de Healthcare IT-afdelingen, koos het bedrijf ervoor om ze als aparte entiteiten te laten functioneren. In plaats van ze effectief te splitsen, ging men op zoek naar innovatieve oplossingen in de markt voor meerwaardecreatie.
“Het ganse traject dat we ingingen, omhelsde 3 zaken”, vertelt Fri Van Raemdonck, Manager ICT applications. “Eerst en vooral de selectie en de vraag of een platform als 365 een goede keuze was voor Agfa. Dan de vraag: kiezen we voor Microsoft of Google? Tot slot de eigenlijke uitrol. Bij elke fase is Spikes betrokken geweest.” Vanuit de afdeling Risicomanagement werden proof of concepts
(PoCs) opgezet om te kijken wat de verschillen waren tussen de oplossingen van verschillende aanbieders zoals Microsoft, Google en IBM. Het team vroeg advies bij Microsoft – bij de andere aanbieders waren er functionele gaps – en die bevestigden de expertise en ervaring van Spikes, dat door Agfa de duidelijke voorkeur wegdroeg als partner.
“Hun positieve approach en degelijke input voor onze PoCs waren de triggers voor een samenwerking. Ze bleken de ideale partner voor een Office 365-uitrol in het kader van onze transformatie.”
“Tijdens een referentiecase over het migreren van Lotus Notes naar een Microsoft omgeving liet Spikes een uitstekende indruk na”, gaat Fri verder. “Hun positieve approach en degelijke input voor onze PoCs waren de triggers voor een samenwerking. Ze bleken de ideale partner voor een Office 365-uitrol in het kader van onze transformatie.”
Lean & mean – Greenfield approach
Het begon met het ontwerp van het project. Agfa zocht een samenwerkingsmodel met key posities voor interne mensen (technische profielen en business mensen) én voor Spikes specialisten. Een beetje volgens het principe van ‘training on the job’ en ‘lean & mean’, zodat ze het project grotendeels in eigen handen konden houden. Dat was even zoeken voor ons Spikes team, maar al snel werden de verantwoordelijkheden vlot vastgelegd en de scope flexibel bijgestuurd waar nodig.
Wij bij Spikes namen de lead. Onze IT engineers en architects hebben de technische infrastructuur opgezet en creëerden zo de basis voor het geheel. De Agfa omgeving werd zo gesynchroniseerd met de Cloud omgeving.
Daarna volgde de uitrol in verschillende batches. Naarmate die vorderden tussen januari en juni 2018 ging Agfa steeds meer de hoofdrol spelen, al bleven we alle nodige ondersteuning geven. Als er extra kennisinjectie nodig was, kon Agfa op ons rekenen. Een goed voorbeeld hiervan zijn specifeke opleidingen rond security.
Office 365 werd ter beschikking gesteld van de medewerkers en leeg vrijgegeven. “We kozen voor een greenfield approach”, vertelt Caroline Van Rompuy, CIO van Agfa. “We integreerden geen kalenders en mails en begonnen met lege mailboxen. Dat was technisch gezien eenvoudiger en Lotus Notes bleef nog toegankelijk. Die hybride situatie zijn we nu aan het wegwerken.”
Win-winsituatie
Ongeveer 1/3 van Agfa werkt nu met Office 365. Dat deel komt overeen met de organisatorische afsplitsing waarmee het bedrijf bezig is. Initieel ging de aandacht naar de persoonlijke productiviteitstools, nu verschuift die naar het boosten van de organisatorische productiviteit. Afga wil daarbij gaan focussen op Teams en SharePoint.
Na 3-4 maanden hebben de huidige eindgebruikers binnen Agfa de deploy goed geabsorbeerd. De tools worden gebruikt zoals het moet. Ze kregen daarbij ook de volledige steun van de President van Agfa HealthCare. Die had video’s opgenomen om de uitrol door te drijven en hij zat in één van de eerste pilootgroepen voor de migratie. Zijn engagement was een kritische succesfactor.
De uitrol was absoluut succesvol”, besluit Caroline. “Er zijn een paar aandachtspunten die we bij de doorstart naar de rest van de organisatie moeten meenemen, maar dat ligt niet aan Spikes. Dankzij Office 365 is het nu veel handiger om remote te werken. Op het bedrijf, thuis, op de luchthaven, overal. De tool brengt ook een sfeer van vernieuwing en zet aan tot beter samenwerken. Spikes heeft ons altijd proactief oplossingen aangereikt.”
Fri beaamt dat: “Er was een culturele match. Zij speelden op een correcte manier op ons in. Zonder issues dachten ze mee na over het creëren van een win-winsituatie voor ons allemaal. Dat deden ze formeel als het moest, informeel als het kon. Ze hebben er alles aan gedaan om er een succes van te maken. Pragmatisch, met het juiste objectief en binnen de afgesproken krijtlijnen.”
