3000 gebruikers, verdeeld over tientallen vestigingen, migreren naar Outlook en Skype for Business in Office 365: zelfs voor een multinational als A. Schulman Plastics is het een ambitieus project. De opdracht werd, mede dankzij de flexibiliteit en de technische know-how van Spikes, tot een goed einde gebracht. Vandaag kan A. Schulman Plastics werk maken van de volgende fase van het project: samen met Spikes wordt SharePoint ingevoerd om de werkprocessen en het documentbeheer in goede banen te leiden.
A. Schulman, Inc.is sinds 1928 een wereldwijd actieve leverancier van plastic componenten, additieven en kleurconcentraten. Het bedrijf brengt innovatieve oplossingen om aan de vraag van de klant te voldoen, en de dag van vandaag vindt men producten van het bedrijf terug in toepassingen zoals voedselverpakkingen, kunstgras en dashboards voor auto’s. Verschillende overnames droegen in de voorbije jaren bij tot de sterke groei van A. Schulman Plastics. Het bedrijf heeft vandaag ongeveer 5000 medewerkers wereldwijd verdeeld over 61 productie vestigingen
26 Notes-servers
Vanuit de vestiging in Londerzeel overziet Wim Nagels, ICT Director EMEA, het informaticabeleid voor 18 vestigingen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika. Tot ongeveer 5 jaar geleden was de ICT-infrastructuur van de groep sterk gedecentraliseerd en gedreven vanuit de landen: maar liefst 26 Lotus Notes-servers functioneerden onafhankelijk van elkaar. Wim Nagels: “Als bedrijf kan je moeilijk vlot functioneren wanneer zelfs het e-mailverkeer tussen de vestigingen onderling niet betrouwbaar is… Ook het delen van documenten verliep niet van een leien dakje.”
Naar gecentraliseerde ICT-infrastructuur met Office 365
Met de beslissing om Lotus Notes te vervangen door Office 365, zou A. Schulman Plastics voortaan vertrekken van een meer gecentraliseerde, regionaal gedreven, aanpak. De bedoeling was om de e-mail applicatie van Notes te vervangen door Outlook, en het Workflow/Document Management-luik door SharePoint. Wim Nagels kreeg, vanuit zijn thuisbasis in Londerzeel, de leiding over het wereldwijde project toegewezen : “De opdracht werd in 3 fases onderverdeeld: de invoering van Active Directory, de migratie van e-mail naar Office 365 en tenslotte de invoering van Microsoft SharePoint voor documentbeheer en workflows.” Als eerste werd de migratie naar Active Directory tot een goed einde gebracht. Het resultaat is, aldus Wim Nagels, dat de ICT-omgeving vandaag veel veiliger is dan voorheen.
Flexibiliteit troef
De tweede fase was de migratie van de ganse email-omgeving in Notes naar Outlook in Office 365. Met meer dan 3000 gebruikers en de onvermijdelijke security-vereisten van een multinational, kon niet over één nacht ijs gegaan worden; gelukkig waren veel gebruikers al vertrouwd met Outlook, wat zorgde voor een vlotte aanvaarding. Wim Nagels wijst meteen op een cruciale succesfactor bij een project van een dergelijke omvang: zowel de eigen organisatie als de toekomstige ICT-partner moeten volgens hem de nodige flexibiliteit aan de dag leggen tijdens het implementatietraject, waarbij plotse veranderingen en koerswendingen onvermijdelijk zijn. Meteen was dit ook een bepalende factor voor de keuze van de ICT-partner: “Ik heb in het verleden met scha en schande ondervonden dat grote integratoren minder vertrouwen inboezemen dan kleinere ICT-bedrijven, die zich vaak veel flexibeler opstellen. Mede op aanraden van Microsoft kozen wij voor T-Bench om de migratie naar Outlook te begeleiden. Een beslissing die wij ons nog niet beklaagd hebben!” T-Bench zag niet op tegen een inspanning meer of minder en aarzelde zelfs niet om een vlucht naar de USA te nemen om daar het project met het senior management te bespreken.
‘Smart Savings’
Wim Nagels rekent voor de totale migratie naar Office 365 op een doorlooptijd van 1 jaar. Vandaag is de opdracht reeds voltooid voor iets meer dan 2100 van de 3000 gebruikers in EMEA, US en APAC (Asia-Pacific). Wim Nagels: “Niet alleen het feit dat we met Office 365 steeds de laatste versie van Outlook kunnen gebruiken is een groot voordeel; dankzij Skype for Business verwachten we heel wat ‘smart savings’ te kunnen realiseren op gebied van telecom en reisonkosten.”
SharePoint als derde fase
Het derde en laatste luik van het ambitieuze project bij A. Schulman is de invoering van SharePoint samen met ICT-partner Spikes. Binnen het bedrijf zijn er een 20-tal actieve Workflows geïdentificeerd. Vandaag wordt geëvalueerd welke processen naar SharePoint zullen overgebracht worden. Ook al is de implementatie nog volop aan de gang, toch wijst alles erop dat het aanvaardingsproces door de gebruikers bijzonder vlot zal verlopen. In een eerste fase wil men SharePoint inzetten voor team- en projectsites, in een tweede fase voor een volledig intranet-platform en als laatste plant het bedrijf een aanvulling met Enterprise Social Media.
Vlot samenwerken met T-Bench (Spikes)
Wim Nagels kijkt alvast tevreden terug op het reeds afgelegde traject: “Wij voelen vandaag al de onmiskenbare kracht van het Azure-platform. Ook de samenwerking met onze ICT-partners is een aangename ervaring geweest: T-Bench engageert zich in het ICT-project alsof het voor hun eigen organisatie is, met veel flexibiliteit en technische know-how. Dit versterkte de samenwerking tussen de regio’s onderling.”
