Schijnbaar uit het niets krijg je als IT-afdeling een nieuw soort vragen van gebruikers. Vragen die misschien wel lijken op: 

“Mijn app die ik gebouwd heb, werkt plots niet meer! Kan jij dat even oplossen?”

En denk je bij jezelf: “Euhm, wat? Hoe? Sinds wanneer en door wie werden al deze toepassingen gebouwd?“

Power Platform

Zodra gebruikers een E3 licentie of hoger krijgen, hebben ze ‘gratis’ toegang tot het Power Platform van Microsoft. 

Het Power Platform valt onder de noemer van ‘low-code platformen. Platformen die het bouwen van applicaties, integraties en automatisaties meer dan ooit toegankelijk maakt voor medewerkers met een niet-IT achtergrond en dit door hen op een overwegend visuele manier zelf oplossingen te laten bouwen. 

Low code platformen beloven organisaties heel wat mogelijkheden te bieden om sneller en beter dan ooit aan de digitale behoeften van hun klanten en medewerkers te kunnen voldoen. 

Maar, hierdoor komen er ook nieuwe spelers in het brede IT-landschap. Hierdoor durft de bestaande verhouding tussen de IT-afdeling en zijn organisatie uit balans te geraken. 

Hoe ga je als IT-afdeling of organisatie op zoek naar een nieuw evenwicht? Hoe voorkom je een wildgroei aan applicaties? Wat is de rol van de IT-afdelingen in de ontwikkeling en het beheer van low-code oplossingen? 

Welk rol moet IT spelen?

In een gepolariseerde wereld zou je twee standpunten kunnen innemen. 

Aan de ene kant heb je een gecentraliseerd, autoritair beleid. Onder dit beleid worden reguliere gebruikers uitgesloten van het gebruik van het Power Platform en de IT-afdeling behoudt alle controle. Reguliere gebruikers kunnen dan enkel van de voordelen van het Power Platform genieten wanneer het centraal beleid het toelaat. 

Aan de andere kant van het spectrum vinden we “het Wilde Westen”. Op het Power Platform kan vrij gepionierd worden zonder al te veel regels en controle. Niemand weet goed waar de ‘grens’ ligt. Maar, gebruikers worden wel blootgesteld aan de grillen van die omgeving en haar gebruikers. 

In de realiteit zal een organisatie vooral baat hebben bij een genuanceerdere oplossing. 

Vanuit Spikes zijn wij absolute voorstander van een pioniersmentaliteit en een wereld waarin geëxperimenteerd kan worden. Maar, dat wil daarom niet zeggen dat je IT-omgeving het Wilde Westen moet worden. 

Waarom wil je pioniers?

Er zijn goede argumenten om maximaal in te zetten op pionierswerk. 

Organisaties worden geconfronteerd met een nieuwe generatie medewerkers die opgegroeid zijn met ‘apps’ en hogere verwachtingen stellen aan hun digitale werkomgeving. Maar ook klanten, die verwend worden door de Googles en Apples van deze wereld, beginnen hogere eisen te stellen. 

In deze wereld staat de (IT-)organisatie voor de uitdaging om te blijven voldoen aan de sterk toegenomen vraag om verandering. 

Low code platformen kunnen IT-afdelingen toelaten om samen met niet-IT-medewerkers nieuwe oplossingen te bouwen die aan deze vraag kunnen voldoen en toelaten snel te reageren op veranderingen. Meer nog, gebruikers kunnen zelf nieuwe oplossingen bouwen die om weinig of geen ondersteuning van IT-afdelingen vragen. 

Denk bijvoorbeeld aan gebruikers die zelf instaan voor het automatiseren van handmatige processen om hun eigen of team productiviteit te verhogen. 

IT-afdelingen zijn vandaag meer dan ooit in de positie medewerkers tools in handen te geven om eigenhandig hun werk te optimaliseren. 

De grondwet en zijn handhaver 

Bij al deze proza over pionieren door eindgebruikers en een IT-platform wat lijkt op het Wilde Westen durf je als IT-manager wel eens een kleine angstaanval te krijgen. 

Hoe kan je de controle behouden over de bouw, het gebruik van data en applicaties? Je wil ook niet aan micro-management doen op al die oplossing-bouwende eindgebruikers maar je wil ook geen overbodige risico’s lopen. 

Het grote voordeel van het Power Platform is dat het met alle tools komt om eigen wetten te stellen. Zo zou je een basiswet kunnen maken die standaard maar toegang geeft tot bepaalde databronnen. Voor gebruikers die meer willen of sneller willen gaan, kan je dan het equivalent van een rijbewijs invoeren. Je mag pas achter het stuur als je dit behaald hebt. 

Door het Power Platform correct in te richten en waar nodig te automatiseren kan je medewerkers het gevoel geven dat ze vrij kunnen experimenteren en niet gelimiteerd worden in hun creativiteit. En dit zonder daarbij de teugels te verliezen. Het Power Platform speelt dan de sheriff die de wetten handhaaft en laat je toe in te grijpen als het uit de hand loopt. Een win-win situatie dus!

Les goûts et les couleurs 

Alvorens de wetten te bepalen die op het Power Platform zullen gelden, is het van belang om eerst een visie te hebben hoe de organisatie low-code strategisch wenst in te zetten. 

Gaan we medewerkers zelf processen laten digitaliseren? Gaan wij als IT-afdeling het bestaande applicatielandschap met low-code rationaliseren? Gaan we het low-code platform (louter) inzetten voor persoonlijke productiviteit van medewerkers? 

De strategische keuzes die in dit kader gemaakt worden hebben impact op de verdeling van de verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Er zijn dan ook verschillende ‘smaken’ Power Platform governance denkbaar. 

Hoewel smaken kunnen verschillen en het iedereen vrij staat eigen keuzes te maken, is Spikes absolute voorstander van een model waarbij de pioniersmentaliteit van de organisatie maximaal gestimuleerd wordt. Weliswaar binnen een veilig kader. 

Zo’n strategische keuze vraagt om een gedeeld ownership van het Power Platform. Veelal wil dit zeggen dat de IT-afdeling een belangrijke sturende verantwoordelijkheid behoudt maar een groot stuk van het ontwikkelingsproces en het beheer van een oplossing afstaat aan de organisatie.