Technologie-adoptie: kies voor ‘The Small Picture’

Nieuwe technologie wordt onderbenut

Het rendement van IT-investering kan omhoog: vele organisaties zoeken b.v. een betere adoptie van Office 365. Het uitrollen van Exchange Online, SharePoint Online, Yammer, Lync en/of Onedrive for Business vergt een behoorlijke investering. In vele gevallen is een migratieproject nodig om te evolueren van een on-premise toestand naar de on-line tooling. Meestal gaat dat ook gepaard met brede opleidingen voor brede groepen van gebruikers,

Dikwijls wordt 6 maanden tot een jaar na de overgang naar Office 365 vastgesteld dat de investering niet rendeert, en dat er te weinig productiviteitsverbeteringen worden gerealiseerd.

In deze blogpost van de Technologie-adoptie-reeks gaan we in op één van de oorzaken van het ondermaatse rendement van Office 365 in vele organisaties: het overbenadrukken van ‘the big picture’ en het gebrek aan aandacht voor de kleine zaken.

De voordelen van de technologie

Aan de basis van een slechte technologie-adoptie ligt een vaak gebruikte maar foute redenering: “Aangezien de invoering van Office 365 een belangrijke investering is, moeten we er voor zorgen dat onze medewerkers zo veel mogelijk kennis hebben van de nieuwe oplossingen, zodat ze er zo breed mogelijk gebruik van kunnen maken.”

SharePoint is daar een typisch voorbeeld van: wanneer gebruikers worden opgeleid in alle functies van SharePoint, zullen ze al snel door de bomen het bos niet meer zien en gefrustreerd geraken omdat ze meer nadelen dan voordelen ondervinden.

Door op die manier te concentreren op “the Big Picture” wordt te veel aandacht besteed aan de technologie en te weinig aan de voordelen van de technologie. Wanneer gebruikers breed worden opgeleid in een nieuwe technologie, wordt een zware last op hun schouders gelegd: hij/zij moet nu zelf uitzoeken hoe de nieuwe mogelijkheden hem/haar het beste kunnen helpen in het dagelijkse werk. En daar schort het dikwijls, en wel om de volgende redenen:

– Niet alle gebruikers hebben voldoende inzicht in technologie om de mogelijkheden ervan correct in te schatten en toe te passen; het rendement van nieuwe technologie zal pas stijgen wanneer gebruikers worden geholpen in het correct toepassen ervan

– De uitdaging wordt alleen maar groter omdat één technologie niet meer op zich staat: in vele gevallen ontstaat de kracht van de nieuwe technologie door de combinatie van b.v. Lync en OneDrive, of Outlook en SharePoint

– In een organisatie draait alles rond samenwerken, en dus rond het maken van afspraken tussen medewerkers om een gezamenlijk doel te realiseren; bij het bepalen van het optimale gebruik van de nieuwe technologie moeten medewerkers met elkaar afspraken maken; dat ontstaat niet vanzelf, dat vergt ‘organisatie’ en coördinatie

In een organisatie draait alles rond samenwerken, en dus rond het maken van afspraken tussen medewerkers.

Bij het invoeren van nieuwe technologie moet de organisatie zich concentreren op de voordelen ervan voor de individuele medewerkers, en de samenwerkingsverbanden waarin ze samenwerken, en moeten die voordelen expliciet worden gecommuniceerd en aangetoond.

The Small Picture

Om een hoger rendement te realiseren bij de invoering van Office 365, moet de organisatie zich veel meer concentreren op specifieke gebruiksscenario’s, die heel gefocust aan de gebruikers duidelijk maken welke voordelen de technologie levert in die context.

Hoe duidelijker de context is waarin een nieuwe technologie wordt geplaatst, hoe duidelijker de voordelen kunnen worden gearticuleerd. Het delen van documenten vergt een andere aanpak in een project team dan in een department, het organiseren van een vergadering is anders in een vast team dan in een ad-hoc team, etc.

Voor een betere adoptie van nieuwe technologie wordt dus best eerst gekeken naar die gebruiksscenario’s die het snelst duidelijke voordelen bieden aan de gebruikers. De gebruikers moeten zelf kunnen vaststellen dat hun eigen productiviteit stijgt door het gebruik.

Daarnaast moet het voor de Middle Managers (Project Managers, Departementshoofden, Commissievoorzitters, etc.) ook duidelijk zijn hoe die specifieke scenario’s de werking van hun team kunnen verbeteren.

Het is overigens belangrijk om rekening te houden met de context waarin bepaalde teams werken: vergaderen met deelnemers die op verschillende locaties zitten, of vergaderen met externe deelnemers leidt tot andere behoeften, andere doelstellingen, andere beperkingen.

Bij het definiëren van de gebruiksscenario’s zal in vele gevallen ook blijken dat de gebruiker verschillende tools moet gebruiken om het scenario uit te voeren: een meeting plannen, houden en opvolgen doe je met Outlook, Lync, Office, OneNote, etc. Daar moet bij de opleiding ook rekening mee worden gehouden.

Voorbeelden van gebruiksscenario’s zijn:

– Efficiënt vergaderen (organiseren, houden, opvolgen – met technologieën zoals Outlook, Lync, Office, OneNote, …)

– Documenten delen en er samen op werken (op te splitsen naar verschillende contexten: een werkgroep gaat anders om met documenten dan een bedrijfsproces – met technologieën zoals Groups in Outlook, SharePoint, OneDrive for Business, …)

– Mensen contacteren (schriftelijk of mondeling – met interne collega’s of externe medewerkers – met tools zoals Lync, Mail, Yammer, …)

Klein, maar niet te klein

De uitdaging in deze aanpak is om het optimum te vinden tussen een zo klein mogelijk context, die toch een voldoende grote groep aanspreekt om de adoptie-aanpak te doen renderen. In vele gevallen kan een eenvoudige impact-analyse en –berekening duidelijk maken of het zin heeft om in een bepaald scenario te investeren, b.v. op basis van het aantal geïmpacteerde gebruikers, de beoogde efficiëntieverbetering en de verwachte adoptiegraad.

In dit voorbeeld levert het gebruiksscenario een productiviteitsverbetering op van +/- €150.000,- voor een investering van +/- €30.000,-

Afronding

De organisatie moet ervoor zorgen dat de gebruikers van een nieuwe technologie de voordelen ervan kennen en ondervinden in hun dagelijks werk. Dat kan gerealiseerd worden door bij opleiding en begeleiding te focussen op specifieke gebruiksscenario’s die veel voorkomen (“The Small Picture”). Daardoor zal de gebruiker veel sneller tevreden zijn over het gebruik van de nieuwe technologie, en zal hij er beter gebruik van maken.

In volgende blogposts gaan we in op andere manieren om de adoptie van Office 365 te verhogen:

– The Long Tail of Learning: waarom ad-hoc, reactieve ondersteuning meer opbrengt dan geplande, pro-actieve opleiding

– Monitoring: welke gebruiksstatistieken zijn standaard beschikbaar in Office 365 om de adoptie van de verschillende tools te meten

– Het belang van de Middle Manager bij adoptie van nieuwe technologieën zoals Office 365

– Wat we van marketeers kunnen leren en gebruiken i.f.v. een verhoogde adoptie van Office 365

——————————————————–

BusinessFIrst is een dienstenaanbod van Spikes waarmee de adoptie en het rendement van Office 365 kan worden verhoogd. Dat aanpak is gebaseerd op communicatie en participatie, en op het monitoren van actueel gebruik om bij te sturen waar nodig.

Spikes is een Cloud Platform en Cloud Productivity Partner van Microsoft

———————————————————