De uitdaging van sales en pre-sales bij grote tenders

Om tenders van bedrijven en/of overheidsaanbestedingen te volgen zijn er tal van platformen. Geïnteresseerde deelnemers schrijven zich in op dat platform en geven aan in welke domeinen hun specialisaties en interesses liggen. De aankopers plaatsen hun opdracht, een aanbesteding, waarna je als mogelijke deelnemer wordt genotificeerd over een potentieel interessant dossier.

En dan begint de uitdaging…

Verschillende expertises, 1 coherent geheel
Het evalueren of het een interessant dossier is en vervolgens het opmaken van een degelijk antwoord op de tender is een kostelijk proces waarbij intern cross-functioneel moet samengewerkt worden tegen een harde deadline.

Daar komt nog bij dat er een tendens is bij aankopers en deelnemers om ‘value based’ aan te besteden en/of aan te bieden. De klant koopt dan in op de functionele vereisten en veel minder op de technische specificaties. De deelnemer of opdrachtnemer is immers de technische specialist die best weet welke technieken en diensten nodig zijn om aan de functionele vereisten te voldoen. De uitdaging hier zit hem in een coherente aanbieding van de verschillende expertises uit de diverse teams en afdelingen van het bedrijf als antwoord op de functionele eisen.

Last but not least, is er de evolutie waarbij opdrachtnemers – vanwege de noodzakelijke focus op specialisatie – meer en meer in partnership moeten gaan aanbieden. Dat maakt een coherente offerte of aanvraag tot deelneming extra uitdagend.

In onze visie van ‘Slim samenwerken in pre-sales’, gaan we deze uitdaging aan door het aanbestedingsdossier automatisch op te splitsen in een lijst van vereisten per expertisedomein (finance, sustainability, stabiliteit, etc.). Die lijst met eisen geldt dan als checklist voor elk van de betrokken teams (dus ook de externe partners) ter ondersteuning van de ‘Bid/No bid’-beslissing. Veel tijd gewonnen en elkeen wordt erkend in zijn verantwoordelijkheid. Daardoor ontstaat er impliciet draagvlak voor het al dan niet tijdig gaan opmaken van de juiste offerte.

Innovatief en kost-efficiënt
Mee zijn met de technologische evoluties enerzijds en met de mogelijke toepassingen en consequenties ervan anderzijds, zijn cruciaal om kost-efficiënt te kunnen aanbieden. De pre-sales kost wordt immers hoofdzakelijk gedreven door de voorbereidingstijd. Hoe trefzekerder je bent in het bepalen van de te gebruiken technieken, in het kennen van de relevante toepassingsdomeinen en de consequenties, hoe kost-efficiënter het proces.

Bij Spikes gaan we deze uitdaging aan door te zorgen dat de betreffende kennis niet in het hoofd van een pre-sales consultant zit, maar wel uit een interne kennisbron komt, zodat die voor iedereen beschikbaar is. Opnieuw gebruikmakende van artificiële intelligentie, codificeren en klasseren we elke bijdrage (document, chat, mail, etc.) van iedere kenniswerker naar technologieën, toepassingsdomeinen en consequenties. Op die manier bouw je automatisch een kennisdatabank, dewelke met slimme zoektechnieken leidt tot een kost-efficiënt proces.

Dezelfde aanpak hanteren we trouwens ook op externe kennisbronnen. We monitoren bijvoorbeeld externe websites met product- en prijsinfo en nemen deze informatie mee in de kennisdatabank. Zodat deze informatie ook eenvoudig te vinden is vanuit dezelfde processen.

De juiste clausules
De juiste clausules hergebruiken bij de opmaak van de offerte. Hoe zorg je ervoor dat gegeven de vereisten van de opdrachtgever, er ook de juiste clausules opgenomen worden?

De vorige uitdaging gaat over het codificeren of klasseren op documentniveau. Deze uitdaging gaan we aan door hetzelfde te doen maar dit keer op clausule niveau.

Het webinar ‘Een intelligent pre-sales proces bij aanbestedingen’ wil in deze problematiek zowel een functionele als technische duiding geven vanuit onze ‘Best in platform’-strategie. We richten ons hierbij met name op bedrijven die Office 365 sterk overwegen of al in gebruik hebben en extra kennisbeheer- of procesondersteuning als een noodzaak aanvoelen vanuit de gestelde uitdagingen.