Deze blog bestaat uit een reeks van 4 artikels waarin we aan de hand van voorbeelden en concrete realisaties de voordelen van contextualisatie toelichten. Moderne technieken maken het immers mogelijk de juiste informatie op het juiste moment tot bij de juiste persoon te krijgen en de weg daarnaartoe is niet langer fictie!
- Deel 1 – Hoe beginnen?
- Deel 2 – Een uitgebreid menu
- Deel 3 – De persoonlijke touch
- Deel 4 – Een vleugje context
Een uitgebreid menu
Nu de grote berg aan informatie netjes opgedeeld is in een mooie structuur, ligt de eerste substantiële verbeterslag voor het grijpen. Kijk je vanuit de verte naar dat grote blok aan informatie, dan zie je niet langer een onoverzichtelijke berg, maar krijg je een mooi keuzemenu waar je veel gerichter en eenvoudiger in kan gaan grasduinen.
In de meest eenvoudige vorm kan de kracht van een document beheersysteem zoals SharePoint ingezet worden om heel snel filter- en sorteermogelijkheden aan te bieden om zo de informatie te beperken tot de essentie voor de gebruiker.
SharePoint bibliotheken bieden net zo eenvoudige filtermogelijkheden als tabellen in Excel en mits wat inrichting van de SharePoint zoekmotor krijg je heel krachtige zoekportalen die je snel tot de gewenste resultaten leiden.
Onderstaand voorbeeld illustreert de mogelijkheden van een zoekportaal dat geplaatst werd voor een uitgebreide set opleidingsmaterialen. Samen met Spikes werden de categorieën vooraf bepaald en werd de informatie er vervolgens in ingedeeld. Een eenvoudige zoekopdracht op ‘planning’ resulteert in meer dan 3000 documenten, maar door het toepassen van een eenvoudige verfijning naar de rol ‘Order Manager’, zijn dat er nog maar 6.
Een beperking van dit type oplossingen is dat de filter criteria steeds opnieuw in te stellen zijn. Elke zoekopdracht opnieuw moet bijvoorbeeld de rol van de gebruiker aangeduid worden om de informatie te beperken. Mits wat aanpassing van de functionaliteiten heb je echter al snel ook hier een mouw aan gepast en zorg je er voor dat zoekopdrachten opgeslagen kunnen worden of filterinstellingen behouden blijven.
Een andere verschijningsvorm, maar net dezelfde functionaliteit is een abonnementsformule, waar je de gebruiker voor langere tijd laat instellen in welke informatie hij/zij geïnteresseerd is. Denk maar aan nieuwssites waar je kan aangeven enkel ‘binnenlands nieuws’ te willen lezen.
Dit principe kan toegepast worden op de communicatie die bijvoorbeeld via het intranet van een bedrijf verloopt. Zoals we ook recent nog realiseerden voor Fluvius, één van de grotere Belgische netbeheerders. Spikes zorgde er voor dat iedere werknemer voor zich kan kiezen welke nieuwsthema’s in het nieuwsoverzicht opgenomen worden.
Een nadeel van deze aanpak is nog steeds dat de verantwoordelijkheid voor het instellen van de filters bij de eindgebruiker ligt. Het is niet altijd evident te weten waar categorieën juist voor staan of welke relevant zijn. In de volgende blog gaan we dieper in op personalisatie om ook dit euvel weg te werken en stilaan naar de ideale informatiestrategie toe te werken.
Ben Van Mol
Solution Architect
Benieuwd naar de verschillende mogelijkheden om kennis te organiseren binnen jouw organisatie? Mis dan zeker het webinar over geautomatiseerd kennisbeer niet op 20 oktober en registreer nog snel.
Meer informatie en inschrijven kan via onderstaande gele knop.
