Bellen in de cloud – risicovol?

E-mails horen in de cloud. Weinig bedrijfsleiders zullen je nog het tegendeel beweren. De tijd van de discussie ‘mijn mails moeten in mijn datacenter’ is – gelukkig – voorbij. Duizenden mailmigraties later is het duidelijk dat jouw e-mails veilig zijn, daar boven in de wolken van Microsoft. En dat je ze snel en eenvoudig terug naar beneden haalt. Kmo’s willen niet meer investeren in het installeren en beheren van een eigen mailserver. Weg ingewikkeld licentiemodel, weg opleiding van IT-personeel, weg lokale server in de bezemkast.  

Nu, enkele jaren later, zien we een gelijkaardige discussie ontstaan: wat met onze telefooncentrale? Vervangen we ze door een ‘klassiek’ exemplaar, of wagen we ons aan bellen in de cloud?  

Deze discussie vertrekt, net als bij het mailverhaal, vanuit een aantal bezorgheden. Is de gesprekskwaliteit wel even goed? Is een telefooncentrale in de cloud wel even betrouwbaar als een klassieke telefooncentrale? Wat als er problemen zijn bij Proximus of Microsoft? Wat met het kostenplaatje?  

Na verschillende succesvolle migraties van analoge telefooncentrale naar bellen via Microsoft Teams (Ja, ja, volledig in de cloud!), hopen wij alvast enkele van deze bezorgdheden weg te nemen.  

• Wat met de gesprekskwaliteit? 
  Als je de volgende keer in een Teams call zit, let dan even op de geluidskwaliteit. Hetzelfde geldt voor je volgende (niet-Teams) telefoongesprek: let even op de geluidskwaliteit. Je zal merken dat de Teams call ‘levensechter’ klinkt, alsof je gesprekspartner naast je staat. Een telefoongesprek klinkt anders, alsof het geluid beperkt wordt. Beperking is hierbij het juiste woord. Klassieke telefoongesprekken zijn beperkt door de audiobandbreedte; je hoort alleen de geluiden binnen de 300 en 3400 Hz. Alles daarbuiten wordt als het ware ‘afgeknipt’. Dit geeft een telefoongesprek zijn karakteristieke, bijna nostalgische sound. Als je telefoongesprekken via Teams gaat voeren, wordt er door o.a. compressietechnieken, een grotere audiobandbreedte mogelijk. Daardoor klinken gesprekken natuurlijker.  
  
  
• Is een telefooncentrale in de cloud wel betrouwbaar?  
  Ik wil het serverlokaal van de gemiddelde kmo niet onderschatten, maar laat me stellen dat ik al het één en ander gezien heb. Neem bijvoorbeeld de trilogie van de poetsvrouw die de router uittrok, het back-up systeem dat onder water stond en de server als stofzuiger tijdens de lokale verbouwingswerken. Hoe betrouwbaar je telefooncentrale ook is, er kan altijd iets misgaan waardoor je telefonisch niet te bereiken bent. Dat kan gaan van een menselijke fout, over een stroompanne in het gebouw, tot een overstroming. Als je kiest voor bellen via Teams, wil dat zeggen dat je telefooncentrale niet echt in de cloud, maar in een professioneel datacenter van Proximus of Microsoft staat. Met de nodige voorzieningen voor beveiliging tegen stroompieken en -pannes, brandbeveiliging, luchtkoeling, beveiligingssystemen tegen ongewenste bezoekers, etc. Daar heeft zelfs de beste bezemkast geen verhaal tegen.  
  
  
• Wat als het onweert in de cloud?  
  Met andere woorden: Wat als er toch problemen in de cloud zijn bij Proximus, Microsoft of andere belangrijke spelers? Zelfs de meest professionele datacenters zijn helaas niet onfeilbaar. Ook hier kunnen er problemen opduiken, zodat je tijdelijk telefonisch niet bereikbaar bent. Gelukkig is ook hier aan gedacht: 

1. Voor een kleine maandelijkse kost krijg je bij grote telefoniepartners de mogelijkheid om je ‘vaste lijnen’ door te schakelen naar telefoonnummers die nog wel bereikbaar zijn. Stel: er zijn problemen in de cloud en je receptienummer is niet bereikbaar. Via een webpagina stel je in dat dit nummer doorgeschakeld wordt naar het gsm-nummer van de receptioniste. Binnen enkele minuten ontvang je terug telefoons en kan je klanten terug te woord staan.  
2. Grote spelers als Proximus en Microsoft hanteren Service Level Agreements (SLAs), waarbij ze garanderen dat hun systemen meer dan 99% (soms tot 99,99%) van de tijd online zullen zijn. Is dat toch niet het geval, heb je vaak recht op een schadevergoeding.  

• Wat met het kostenplaatje?
  Dit is de meest complexe maar misschien ook wel de belangrijkste vraag. Het kostenplaatje hangt af van een aantal factoren zoals het aantal medewerkers, de bestaande internetverbindingen, je Microsoft licenties, het aantal nationale en internationale gesprekken, etc. De beste manier om dit aan te pakken, is om een prijsvergelijking te maken tussen de klassieke telefooncentrale en het bellen via Microsoft Teams. Vergeet hierbij niet alle factoren in rekening te brengen: de aankoopprijs van de telefooncentrale en telefoons, maandelijkse onderhoudscontracten, gesprekskosten, licenties, elektriciteitsverbruik, prijs van ISDN-lijnen, etc. De ervaring leert ons dat, als je alle kosten in rekening neemt, een telefooncentrale in de cloud in de meeste gevallen goedkoper uitkomt dan een klassieke telefonieoplossing. Hier komt bij dat de initiële investering lager is, omdat je geen hardware aan moet kopen. Ook werk je in een heel voorspelbaar kostenmodel: je weet van in het begin hoe veel telefonie je maandelijks gaat kosten. En dan hebben we het nog niet gehad over de tijd die je wint doordat je flexibeler en locatie onafhankelijk kan werken. Meer hierover in het artikel van vorige week.

Tot slot, wat denk jij nu? Bellen in de cloud, goed of fout? Wij zijn alvast fan. Als je nog niet overtuigd bent, neem gerust contact op met één van onze experts om samen de vergelijkende oefening te doen. Of bel me even op. Ik ben altijd bereikbaar. Of toch voor een dikke 99% van de tijd … 😉