Maximale controle en lagere faalkost in bouwprojecten

Bouwprojecten zijn complex, met veel betrokken partijen en fasen – van tender tot nazorg -, met tal van rollen, processen, statussen en (al dan niet tijdelijke) samenwerkingsvormen. Spikes’ Dossierbeheer voor bouwprojecten is een gespecialiseerde oplossing die is ontworpen om dit proces te vereenvoudigen en beheren. Het is gebaseerd op 20 jaar praktijkervaring bij tientallen bouwbedrijven, waaruit best practices samengebracht werden.

Neem contact met ons op

Waarom?

  • Centraal beheer
  • Procesautomatisatie
  • Standaardisatie
  • Controleerbaarheid
  • Verbeterde Samenwerking
  • Integratie met andere bronsystemen

binnen een visie op lange termijn

Gestandaardiseerde Projectomgeving

Elk project krijgt automatisch een gestandaardiseerde Projectomgeving, waarin informatie doorheen de ganse levencyclus van een dossier stroomt. Dit vermijdt ontdubbeling van informatie, vermindert handmatige taken en zorgt meteen ook voor een gestructureerd beheer van toegangsrechten, zowel voor interne als externe betrokkenen. De Projectomgeving past zich bovendien aan elke projectfase aan, zodat uw medewerkers altijd gefocust én met de juiste documentversies werken.

Het resultaat? Eén bron van waarheid : één centrale, gecontroleerde plek voor al uw projectdocumenten en -informatie, wat zorgt voor maximale controle, optimale informatiedeling en gereduceerde faalkosten.

Ideaal voor bedrijven die:

  • Willen overstappen naar een werfdossierbeheer waarbij ze alle bouwgerelateerde documenten en informatie op één plek kunnen opslaan, beheren en delen.
  • Willen automatiseren en standaardiseren om af te stappen van tijdsintensieve en foutgevoelige manuele handelingen.
  • Gebruik willen maken van de best-practices van andere collega bouwbedrijven.

Start met het vereenvoudigen en standaardiseren van je bouwproces.

Kerncomponenten

Binnen de scope van onze dossierbeheer oplossing vallen:

Een centraal overzicht waar alle (lopende) Bouwprojecten opgezocht en gefilterd kunnen worden op basis van Project Data.​

Een gebruiksvriendelijk formulier om de Project Data aan te passen. Dit formulier kan velden tonen of verbergen en bewerkbaar maken of blokkeren in functie van bedrijfslogica en de rol van een gebruiker.​

Een template die definieert hoe een Project Omgeving ingericht moet worden alsook de informatie architectuur, visuele structuur en beveiliging (rechten) structuur bevat.​

Een omgeving voor elk Bouwproject waar de documenten opgeslagen kunnen worden.​

De ‘motor’ die voor elk Bouwproject een Project Omgeving zal aanmaken op basis van de Project Template en hiermee samenhangende processen zal automatiseren.

Uitbreidingen

Bovenop de kerncomponenten kunnen specifieke functionaliteiten toegevoegd worden:

Deze functionaliteit laat toe om bepaalde onderdelen zoals de interne en externe linken alsook de mappenstructuur van de Project Template aan te passen. Na aanpassing, zullen alle nieuw aangemaakte Project Omgevingen de aanpassingen bevatten.​​

De Project Omgevingen bestaan standaard uit SharePoint sites. Bovenop deze SharePoint sites kunnen ook Teams omgevingen toegevoegd worden.​

Standaard worden er twee Project Omgeving fases voorzien (Calculatie en Uitvoering). De Project Omgevingen kunnen ingericht worden om ook meer Project fases te ondersteunen.​

Deze component laat toe om via een gebruiksvriendelijke interface gebruikers – in een bepaalde rol – toe te voegen aan een SharePoint site. Het is via deze component mogelijk om zowel interne als externe (gast) gebruikers toe te voegen.

Deze component laat toe om op bepaalde niveaus van de Project Omgeving mappenstructuur een groep submappen naar keuze – maar volgens een vast schema – toe te voegen.​​

Deze component laat toe om bepaalde – door de gebruiker te selecteren – documenten te delen met externen zonder dat deze een account moeten aanmaken of moeten inloggen.​

Deze component combineert de functionaliteiten van de Submap standaardisatie component en de Gebruikersbeheer component om op vraag van de gebruiker een groep van submappen op naam van de Onderaannemer of Leverancier aan te maken en daarbij medewerkers van deze partijen uit te nodigen en toegang te verlenen tot specifiek deze mappen.​

Deze functionaliteit laat toe om Project documenten een goedkeuringsproces te laten doorlopen waarin interne en externe medewerkers op de Projectomgeving betrokken kunnen worden.

Verloop

Met een gefaseerde aanpak – van envision tot closing van het project– zorgen we voor een efficiënte aanpak. Door te werken met gestandaardiseerde en geautomatiseerde projectomgevingen, werken we naar een centrale, gecontroleerde plek voor al je projectdocumenten. 

Envision
Kick-off en intakegesprekken
Analyse bestaande processen & documentstromen
Bepalen scope & doelstellingen
Plan & Design
Opstellen van mappenstructuur & metadataschema’s
Definiëren toegangsrechten & rollen
Inrichting projectomgevingen per bouwfase
Deploy
Implementatie van projectomgevingen
Automatisatie documentstromen & goedkeuringsflows
Migratie bestaande documenten
Close
Evaluatie van het projectverloop
Overdracht van beheer en documentatie

Verrijking door middel van Artificiële Intelligentie

Onze document- en projectmanagement Baseline biedt een oplossing op maat van de uitdagingen binnen de bouwsector. Hierbij kan AI aanvullend ingezet worden om nog meer waarde uit de projectomgeving te halen.

Inzichten

Maak aanwezige data inzichtelijker en sneller vindbaar.

Vindbaarheid

Stel inhoudelijke vragen, vraag samenvattingen en genereer documenten binnen de projectomgeving.

Analyse

Analyseer tender dossiers, vergelijk offertes en vindt tegenstrijdigheden.

Autoclassificatie

Autoclassificeer documenten in het kader van een metadata gedreven informatie architectuur en extractie.

Agents

Haal informatie uit de Projectomgeving met behulp van een Bouwdossier AI-agent

Het Resultaat?

Een geautomatiseerde en gestandaardiseerde projectomgeving.

Succesverhalen

Spikes werkte met deze klanten aan een digitaal groeitraject

Wij zijn fan van onze klanten, en zij van ons. Meer en meer organisaties vinden de weg naar Spikes en zetten met onze kennis en expertise waardevolle stappen richting een toekomstbestendige organisatie. 

Embuild-cover-image

Embuild: Microsoft Copilot biedt meer tijd en ruimte om te investeren in leden

Stef Loyens, al drie jaar Directeur Informatica bij Embuild, deelt zijn ervaringen over de eerste stappen […]
Lees meer
verschillende-soorten-chocolade-1600x900

Kim’s Chocolates: SharePoint-portal en Power Automate-flow brengen structuur en optimaliseren samenwerking

Dimitri Schotmans, IT Manager bij Kim’s Chocolates, verantwoordelijk voor de IT-strategie, het beheer van de ICT-infrastructuur, […]
Lees meer
Screenshot 2024-09-05 104618

Zorgbedrijf Antwerpen: Van een solide basis tot innovatie mét impact

Dimitri De Rooze (Zorgbedrijf Antwerpen) licht toe hoe Spikes hen begeleidt bij hun digitale transformatie en […]
Lees meer

Inzichten

Blogs

Gemini_Generated_Image_2f929e2f929e2f92 (1)

Van Genereren naar Acteren: Agentic AI als gamechanger in 2026

De verschuiving van Generative AI naar Agentic AI zorgt ervoor dat organisaties nu pas écht winst […]
Lees meer
Your paragraph text (1200 x 628 px) (2)

Azure Belgium Central: meer dan alleen een nieuw Azure-datacenter

Met de lancering van Azure Belgium Central krijgen Belgische organisaties een strategische hefboom in handen voor […]
Lees meer

Waar staat jouw organisatie vandaag?

Samen bekijken we waar jouw business zich vandaag bevindt in de Digital Growth Journey. We gaan na hoe we aan de hand van onze bewezen aanpak jouw groei kunnen ondersteunen.
Neem contact met ons op