Bouwprojecten zijn complex, met veel betrokken partijen en fasen – van tender tot nazorg -, met tal van rollen, processen, statussen en (al dan niet tijdelijke) samenwerkingsvormen. Spikes’ Dossierbeheer voor bouwprojecten is een gespecialiseerde oplossing die is ontworpen om dit proces te vereenvoudigen en beheren. Het is gebaseerd op 20 jaar praktijkervaring bij tientallen bouwbedrijven, waaruit best practices samengebracht werden.
Elk project krijgt automatisch een gestandaardiseerde Projectomgeving, waarin informatie doorheen de ganse levencyclus van een dossier stroomt. Dit vermijdt ontdubbeling van informatie, vermindert handmatige taken en zorgt meteen ook voor een gestructureerd beheer van toegangsrechten, zowel voor interne als externe betrokkenen. De Projectomgeving past zich bovendien aan elke projectfase aan, zodat uw medewerkers altijd gefocust én met de juiste documentversies werken.
Het resultaat? Eén bron van waarheid : één centrale, gecontroleerde plek voor al uw projectdocumenten en -informatie, wat zorgt voor maximale controle, optimale informatiedeling en gereduceerde faalkosten.
Ideaal voor bedrijven die:
Binnen de scope van onze dossierbeheer oplossing vallen:
Een centraal overzicht waar alle (lopende) Bouwprojecten opgezocht en gefilterd kunnen worden op basis van Project Data.
Een gebruiksvriendelijk formulier om de Project Data aan te passen. Dit formulier kan velden tonen of verbergen en bewerkbaar maken of blokkeren in functie van bedrijfslogica en de rol van een gebruiker.
Een template die definieert hoe een Project Omgeving ingericht moet worden alsook de informatie architectuur, visuele structuur en beveiliging (rechten) structuur bevat.
Een omgeving voor elk Bouwproject waar de documenten opgeslagen kunnen worden.
De ‘motor’ die voor elk Bouwproject een Project Omgeving zal aanmaken op basis van de Project Template en hiermee samenhangende processen zal automatiseren.
Bovenop de kerncomponenten kunnen specifieke functionaliteiten toegevoegd worden:
Deze functionaliteit laat toe om bepaalde onderdelen zoals de interne en externe linken alsook de mappenstructuur van de Project Template aan te passen. Na aanpassing, zullen alle nieuw aangemaakte Project Omgevingen de aanpassingen bevatten.
De Project Omgevingen bestaan standaard uit SharePoint sites. Bovenop deze SharePoint sites kunnen ook Teams omgevingen toegevoegd worden.
Standaard worden er twee Project Omgeving fases voorzien (Calculatie en Uitvoering). De Project Omgevingen kunnen ingericht worden om ook meer Project fases te ondersteunen.
Deze component laat toe om via een gebruiksvriendelijke interface gebruikers – in een bepaalde rol – toe te voegen aan een SharePoint site. Het is via deze component mogelijk om zowel interne als externe (gast) gebruikers toe te voegen.
Deze component laat toe om op bepaalde niveaus van de Project Omgeving mappenstructuur een groep submappen naar keuze – maar volgens een vast schema – toe te voegen.
Deze component laat toe om bepaalde – door de gebruiker te selecteren – documenten te delen met externen zonder dat deze een account moeten aanmaken of moeten inloggen.
Deze component combineert de functionaliteiten van de Submap standaardisatie component en de Gebruikersbeheer component om op vraag van de gebruiker een groep van submappen op naam van de Onderaannemer of Leverancier aan te maken en daarbij medewerkers van deze partijen uit te nodigen en toegang te verlenen tot specifiek deze mappen.
Deze functionaliteit laat toe om Project documenten een goedkeuringsproces te laten doorlopen waarin interne en externe medewerkers op de Projectomgeving betrokken kunnen worden.
Met een gefaseerde aanpak – van envision tot closing van het project– zorgen we voor een efficiënte aanpak. Door te werken met gestandaardiseerde en geautomatiseerde projectomgevingen, werken we naar een centrale, gecontroleerde plek voor al je projectdocumenten.
Envision
Kick-off en intakegesprekken
Analyse bestaande processen
& documentstromen
Bepalen scope & doelstellingen
Plan & Design
Opstellen van mappenstructuur
& metadataschema’s
Definiëren toegangsrechten
& rollen
Inrichting projectomgevingen
per bouwfase
Deploy
Implementatie van
projectomgevingen
Automatisatie documentstromen
& goedkeuringsflows
Migratie bestaande documente
Close
Evaluatie van het projectverloop
Overdracht van beheer en
documentatie
Onze document- en projectmanagement Baseline biedt een oplossing op maat van de uitdagingen binnen de bouwsector. Hierbij kan AI aanvullend ingezet worden om nog meer waarde uit de projectomgeving te halen.
Maak aanwezige data inzichtelijker en sneller vindbaar.
Stel inhoudelijke vragen, vraag samenvattingen en genereer documenten binnen de projectomgeving.
Analyseer tender dossiers, vergelijk offertes en vindt tegenstrijdigheden.
Autoclassificeer documenten in het kader van een metadata gedreven informatie architectuur en extractie.
Haal informatie uit de Projectomgeving met behulp van een Bouwdossier AI-agent
Een geautomatiseerde en gestandaardiseerde projectomgeving.
Wij zijn fan van onze klanten, en zij van ons. Meer en meer organisaties vinden de weg naar Spikes en zetten met onze kennis en expertise waardevolle stappen richting een toekomstbestendige organisatie.
Onze kantoren
Spikes Antwerpen
WAW Building
Mechelsesteenweg 64
2018 Antwerpen
Tel : +32 3 451 94 90
Spikes Hasselt
De Silo
Schippersstraat 15
3500 Hasselt
Tel : +32 3 451 94 90
OQuila Gent
Otterburcht Offices
Ottergemsesteenweg 713
9000 Gent
Tel : +32 9 296 44 95
