Willemen Groep is een Belgisch bouwbedrijf dat veel belang hecht aan afwerking van zijn projecten binnen de tijd en binnen het budget. Willemen Groep rekent op de Microsoft Enterprise Mobility Suite om overschrijding door miscommunicatie of door gebrekkige datatoegang te beperken. Met beter beheerde en betrouwbaardere mobiele apparatuur, en met vlottere toegang tot applicaties op de werkplek en in de cloud beschikken werknemers over efficiënte mobiele werkomgevingen die hun productiviteit doen stijgen en die de kosten drukken.
We hebben er zelfs een term voor: “faalkosten”. Het beperken van deze faalkosten is altijd een prioriteit geweest voor het Belgische bouwbedrijf Willemen Groep. Een betere controle over faalkosten was voor Willemen ook de belangrijkste reden om te kiezen voor cloud-based diensten van Microsoft om de mobiliteit te bevorderen. “Tussen 8 en 15 procent van het totale budget van een project is toe te schrijven aan fouten tijdens dat project”, verrast Kris Mampaey, IT-directeur bij Willemen Groep. “We weten dat faalkosten vaak te wijten zijn aan foute communicatie en achterhaalde data op het bouwterrein. Het is dan ook een topprioriteit om de beste technologie te zoeken om de werknemers op het juiste moment over de juiste data te laten beschikken. Dat is een van de redenen waarom we geabonneerd zijn op de Microsoft Enterprise Mobility Suite.” In een eerste fase gebruikt Willemen de cloud-based services – Microsoft Azure Active Directory Premium en Microsoft Intune – van de oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer. Later in 2015 plant het bedrijf een uitrol van de oplossing voor bestands- en databescherming in Microsoft Azure Rights Management.
Sterke fundamenten voor productiviteit
Willemen ontwikkelt samen met zijn Belgische IT-partner Spikes mobiele apps. Het bedrijf tekende ook in op de cloud-based services voor bedrijfsproductiviteit in Microsoft Office 365. Met deze twee initiatieven giet Willemen een fundering voor verbeterde mobiliteit en productiviteit. Het Spikes-team stelde de Enterprise Mobility Suite voor als volgende stap. “Werknemers gebruiken Office 365 voor gedeelde toegang tot geüpdatete projectplannen, levering van uitrustingen en contracten”, stelt Mampaey. “En ze gebruiken onze mobiele apps om onderweg bedrijfstaken uit te voeren. Om deze scenario’s van mobiel werken mogelijk te maken, was echter een beter identiteits- en toegangsbeheer nodig voor SaaS-resources [Software as a Service], met daarnaast ook beveiliging en beheer van de mobiele toestellen en smartphones die buiten het corporate netwerk worden gebruikt, én van de data daarin. Wel, Enterprise Mobility Suite maakt dat allemaal mogelijk. In één rendabel pakket.”
Minimale kosten
Willemen gebruikt Azure Active Directory Premium als een register in de cloud voor het beheer van werknemersidentiteit en -toegang tot SaaS-toepassingen. En omdat Azure Active Directory Premium synchroon loopt met de Windows Server 2012 R2 Active Directory-oplossing in het datacenter, krijgt het IT-personeel een eenvormige oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer, terwijl werknemers voortkunnen met één keer inloggen voor oplossingen in SaaS en ter plaatse. “Als een gebruiker inlogt in onze nieuwe mobiele Invoice app die we samen met Spikes hebben ontwikkeld, zijn we voortaan zeker dat het de juiste, bevoegde gebruiker is”, zegt Mampaey. “Dankzij de Enterprise Mobility Suite kunnen we erop vertrouwen dat we mobiele apps uitrollen die een meerwaarde opleveren. De Invoice app stroomlijnt ons factureringsproces op basis van goedkeuring door drie personen. Met de app op hun mobiele toestellen kunnen de personen die hun goedkeuring moeten geven, altijd en overal snel beslissen. We schroeven betaalcycli terug van 60 naar 30 dagen. Dit versterkt onze positie om kortingen af te dwingen bij leveranciers.” Verder is er de Tools app die het bestellen van uitrustingen vereenvoudigt. Vroeger belden opzichters hun vragen naar de logistiekafdeling bij Tools (een bedrijf binnen de Willemen Groep), maar Willemen Groep wilde de faalkosten als gevolg van op de verkeerde locatie geleverde tools (wat geregeld gebeurde) drukken.
“Vandaag worden vragen naar uitrustingen beheerd via onze Tools app. De supervisor kan leveringstijd en –plaats bevestigen. Dat helpt ons de faalkosten terug te dringen en het proces te versnellen”, verduidelijkt Mampaey.
Uitbreiding van werkplaatsscenario’s naar wereldwijde business
Om mobiele werkplaatsscenario’s te creëren is een vloot van welbeheerde en beveiligde mobiele IT-apparatuur en smartphones vereist. Willemen gebruikt hiervoor Intune. Deze dienst omvat een werknemersportaal om hun apparatuur in te loggen voor ondersteuning en om de door Willemen goedgekeurde SaaS apps te downloaden. Intune sluit aan op de pc-beheeroplossing van het bedrijf, Microsoft System Center 2012 R2 Configuration Manager, zodat het IT-team een geïntegreerde beheeroplossing krijgt. Willemen gebruikt Intune ook als ondersteuning voor zijn activiteiten in de groeimarkten van Centraal- en Oost-Europa, Afrika en het Midden-Oosten. “Microsoft Intune is zeer belangrijk voor onze plannen voor buitenlandse expansie: wij gebruiken het om ondersteuning op afstand te geven en om via het internet updates voor beveiliging en besturingssystemen te sturen”, vervolgt Mampaey. “Onze werknemers die in het buitenland werken, hoeven hun laptops en toestellen niet naar een kantoor te brengen voor onderhoud of support. Ze maken gewoon verbinding met het internet en kiezen – binnen bepaalde perken – wanneer ze de updates installeren.”
Een moderne werkomgeving
Het gaat echter niet alleen om ondersteuning op afstand. Willemen weet dat steeds meer werknemers productief willen zijn via een waaier aan toesteltypes, met continue toegang tot de applicaties die ze nodig hebben. “Het is moeilijk genoeg om burgerlijk en industrieel ingenieurs te vinden”, zegt Mampaey. “Met de Enterprise Mobility Suite kunnen we een werkomgeving aanbieden die tegemoet komt aan de behoefte van onze werknemers om altijd online te zijn, met hun data binnen bereik. We zijn ook in staat een BYOD-optie [bring your own device] te activeren, zodat ze kunnen kiezen welk toestel ze meebrengen naar hun werk.”
Hulp om databeveiliging te verzekeren
Willemen Groep is ook zinnens om de troeven van Azure Rights Management te gebruiken voor de bescherming van vertrouwelijke informatie. Dat zou erg nuttig moeten zijn voor projecten waar het bedrijf samenwerkt met concurrenten. “Samenwerken met andere aannemers helpt de risico’s van grote projecten te spreiden en biedt de klant het voordeel dat hij kan rekenen op meerdere partners met elk hun eigen specialiteiten”, legt Mampaey uit. “Wij gaan Azure Rights Management gebruiken om enkel de vereiste data te delen. Dat kan via databescherming op bestandsniveau, met inbegrip van beperkingen op printen en kopiëren/plakken. We gaan er echt van uit dat we tegen het einde van 2015 alle elementen van de Enterprise Mobility Suite gebruiken.”
