Duurzaam bouwen is voor VK Architects & Engineers een absolute prioriteit. Bij elk project streeft men naar kostenefficiëntie, tijdswinst en optimaal comfort. Tel daar nog onderhoudsvriendelijkheid en flexibiliteit bij en je hebt een integrale aanpak van een bouwproject. Diezelfde werkwijze was ook de basis voor de implementatie van een nieuw Intranetplatform. Met Spikes en Microsoft vond VK Group alvast de juiste partners voor een vlotte uitwerking. Een succesverhaal met vervolg.
VK Architects & Engineers is al meer dan 60 jaar een voorname partner als ontwerp- en studiebureau binnen de domeinen Healthcare, Buildings, Industry en Public Space. Met meer dan 250 werknemers in België en een 80-tal in Vietnam realiseerde VK Group reeds een verbluffende lijst van ziekenhuizen, kantoor- en parkeergebouwen, assistentiewoningen, zwembaden, ja zelfs een gevangenis en nog veel meer. Om alle relevante data, studies, berekeningen en onderzoeken centraal te verzamelen moest het eigen Intranet dringend vernieuwd worden. Na verschillende referenties te hebben bestudeerd, koos VK Group voor Spikes en de technologie van Microsoft.
Samenwerkingsplatform
Het nieuwe Intranet moest in de eerste plaats een samenwerkingsplatform in de cloud worden. Met als essentie content op een snelle en interactieve manier delen en terugvinden. Kennis centraal bewaren maar toch overal toegankelijk laten zijn. Gebruikers mogen geen tijd verliezen met het zoeken naar de juiste info en dubbel werk moet worden vermeden. En last but not least moet de samenwerking tussen de verschillende afdelingen enerzijds maar ook met de klanten anderzijds vlotter verlopen. Een flinke uitdaging waarvoor VK Group de kennis en knowhow van Spikes in huis haalde. Na overleg tussen beide partijen koos men voor de technologie van SharePoint en Yammer. Deze tools werden de bouwstenen voor het ‘next generation Intranet’. Gecombineerd met Microsoft Office 365 stond niets nog een optimale samenwerking tussen afdelingen en medewerkers in de weg.
Input van eindgebruikers
Na een seminarie over specifieke technologieën kwam VK Group in contact met Spikes. Andere partners en hun tools werden nog bekeken maar de groep gaf de voorkeur aan de technologie van Microsoft en de knowledge van Spikes, mede dankzij hun ruime ervaring met SharePoint. Waar in het verleden de afdeling Marketing nog het oude Intranet beheerde, werd nu een samenwerking tussen Marketing en IT opgezet om, samen met Spikes, het ganse project in goede banen te leiden. Hierbij werden de eindgebruikers niet vergeten. Als opstart bracht men de verschillende noden in kaart. De input van de key-users was hierin onontbeerlijk. Deze sessies mondden finaal uit in een lastenboek dat later stap na stap werd uitgerold. Parallel met het SharePoint portaal volgde de implementatie van Microsoft Office 365. Werken in de cloud was voortaan de nieuwe regel. VK Engineering introduceerde verder nog Yammer om de interne communicatie beter te stroomlijnen.
Landingsplatform
Het nieuwe Intranet biedt vele voordelen. Het wordt momenteel gebruikt als landingsplatform voor alle interne communicatie. Zo loopt het delen van data, het opvolgen van projecten e.d. nu via de cloud. Elke medewerker kan probleemloos content plaatsen en heeft van eender waar toegang tot alle data. Dat maakt de nieuwe tool een heel stuk interactiever. Hoewel het een centraal landingsplatform betreft, en tevens startpagina voor elke medewerker, is de content toch onderverdeeld in verschillende rubrieken. Dit maakt het voor de 250 users eenvoudig om gericht de nodige data te vinden, met dank aan de uitgebreide en handige zoekfunctie. Dubbel werk wordt op die manier vermeden, wat de efficiëntie van uitvoering alleen maar ten goede komt. De samenwerking tussen VK Group en Spikes verliep optimaal. De jarenlange ervaring van Spikes was duidelijk een troef om het project te managen. Op hun verzoek werden wekelijkse projectmeetings opgezet en eindgebruikers gedurende de volledige implementatie intensief betrokken.
“Het engagement van de end-users was een belangrijke stap in de uiteindelijke adoptie van het nieuwe systeem”
Geen eindpunt
Omdat het voor VK Group belangrijk is om haar medewerkers permanent te informeren worden verschillende opleidingen georganiseerd over de interne communicatie en de mogelijkheden van de nieuwste cloud-toepassingen. Elke collega wordt gemobiliseerd om het vlot en efficiënt karakter van de tools te ervaren en te gebruiken. Zelfs posters op kantoor helpen mee om de puzzel van Change Management te leggen. Het is de bedoeling van VK Group om op deze manier blijvend te communiceren over alle voordelen. Zowel het management als de medewerkers zijn erg tevreden over het uiteindelijke resultaat. Toch is met deze implementatie geen eindpunt bereikt. Het project blijft continu evolueren en de verschillende mogelijkheden worden meer en meer benut. Men bouwt verder aan nieuwe toepassingen. De ideeën en voorstellen van de gebruikers over bijkomende features en verdere optimalisaties maken het vernieuwde Intranet erg levendig. Het nog te vroeg om de volledige impact van deze implementatie in kaart te brengen. Maar dat weerhield het management van VK Group er niet van om reeds een volgend project op te starten. En opnieuw is Spikes de voorkeurpartner om dit traject mee in goede banen te leiden. Het vervolgverhaal lees je ongetwijfeld in één van de toekomstige cases.
