“Spikes is een nuchtere, zeer goede partner voor ons als bouwbedrijf,” zegt Wim Lemmens. Hij is hoofd aankoop bij Vanderstraeten, maar hield zich tot voor kort ook bezig met alle IT-zaken binnen het bedrijf. “Wat ik zeer prettig vind, is dat Spikes onze logistieke en interne processen begrijpt. Daarnaast werk je met doorgewinterde IT-experts. SharePoint en Microsoft zijn heel groot en Spikes is in ieder onderdeel specialist.”

Wim is ook erg te spreken over het partnerschap: “De mensen van Spikes zijn eerlijk en heel benaderbaar. We kunnen altijd bij hen terecht met onze vragen. Bovendien is Spikes transparant qua aanpak en prijzen. En zij hebben hun sporen al verdiend binnen de sector, dus daar varen wij op mee!”

“Het nieuwe intranet zorgt voor meer verbinding, integratie, compliance en overzicht”

Toen Spikes in beeld kwam, had Vanderstraeten zelf al een intranet opgezet. Maar dit was behoorlijk stilgevallen. Aan Spikes de taak om het nieuw leven in te blazen, onder andere met inzet van SharePoint Online.

“Ons intranet rustte eigenlijk op een verkeerd fundament,” vertelt Wim. “Daarom heeft Spikes een nieuwe basisstructuur neergezet. Ze hebben onze inhoud — van artikelen tot informatiepagina’s — gemigreerd naar de nieuwe omgeving om alles daar aan elkaar te koppelen. Met SharePoint als achterliggende motor. Dat werkt zeer goed! Hierdoor is het intranet bijvoorbeeld beschikbaar op alle mobiele toestellen. Voor ons heel nuttig, want zo hebben mensen vanaf alle locaties toegang. De gebruikerservaring en connectiviteit zijn er echt op vooruitgegaan door het gebruik van SharePoint Online. En het is onderdeel van onze bestaande licenties, dus we maken er geen extra kosten mee.”

Wat het nieuwe intranet heeft opgeleverd? “Het is meer geïntegreerd en compliant. Daarnaast zien we dat een communitygevoel zijn intrede doet. Het intranet is veel interactiever geworden. Voorheen draaide het vooral om formele, gestructureerde zaken, maar nu bereikt het onze mensen op een ander niveau. Zij zien het intranet direct wanneer ze de browser openen. En het fungeert als een soort ‘office Facebook’. Op de startpagina staan namelijk nieuwsberichten, acties, evenementen en feestjes. Dat biedt meteen overzicht: iedereen kan alle belangrijke zaken op één plek terugvinden.”

Dit komt ook doordat Spikes goed heeft geluisterd naar een belangrijk verzoek van Vanderstraeten: “Wij wilden het intranet zo laagdrempelig mogelijk maken. In de bouw is het IT-niveau vrij laag, dus we wilden niet te veel poespas. We moesten afwegen hoe we dat gingen doorvoeren, ook met het oog op ons budget. Spikes heeft ons daar uitstekend in begeleid.”

Omdat het intranet zo verbindend werkt, is de volgende stap momenteel druk in de maak: “We gaan onze arbeiders ook toegang geven tot het intranet. Nu blijven zij nog op de hoogte van evenementen via de ouderwetse route: dergelijk nieuws gaat rond op papier. Maar binnenkort kunnen zij met hun persoonlijke e-mailadres naar de evenementenpagina van intranet gaan.”

“De koppeling tussen Microsoft Teams en SharePoint biedt het beste van twee werelden”

Mede in het kader van hybride werken was ook een verbeterslag nodig in Microsoft Teams. Spikes zette daar een samenwerking op door de fileserver volledig te migreren. Wim: “Onze Teams-pagina’s waren gebaseerd op afdeling, maar samen met Spikes hebben we gezorgd dat ieder persoon een eigen profiel heeft. Daardoor is Teams nu persoonsgeboden. Wanneer medewerkers een vergadering starten in Teams, communiceren zij vanuit hun eigen profiel en hebben ze direct toegang tot de juiste mappen. Ook hebben we Microsoft Teams gekoppeld aan de nieuwe werkomgeving, de SharePoint-site. Dat is het intranet van de afdeling.”

Een krachtige combinatie, vindt Wim — vooral omdat Microsoft Teams persoonsgebonden is, terwijl SharePoint gebaseerd is op functies. “Ieder individu heeft toegang tot het team, waarbinnen de communicatie geschiedt. Die communicatie blijft binnen het departement: je hebt een soort privéteam met een eigen omgeving. Daarin maak je samen afspraken die alleen voor jouw team gelden. De inrichting van de omgeving ligt bij het team zelf; niet bij IT. Wanneer het echter op officiële documenten aankomt, kan de directie daar óók bij. Deze documenten zijn namelijk via SharePoint aan het team gekoppeld. Het beste van twee werelden, dus!”

“Het DMS in de SharePoint-omgeving levert ons véél tijdswinst op”

Ook bij een ander element kwam SharePoint van pas: het opzetten van een document management system (DMS) om processen rondom documenten efficiënter te maken. “Vroeger geschiedde het goedkeuringsproces lokaal,” vertelt Wim. “Dat leverde problemen op. Spikes heeft een SharePoint-omgeving met een overzichtelijke mappenstructuur gemaakt. Heel praktisch, want een project kent verschillende fases en in elke fase veranderen de rollen en rechten. Dat gebeurt nu automatisch. En alles staat veilig op één locatie met één vaste structuur, waardoor beheer en security er aanzienlijk op vooruit zijn gegaan.”

Waarom de keuze voor SharePoint? “Hiermee konden we zoveel mogelijk standaardcomponenten gebruiken. Deze zijn al getest en ze zijn goedkoper. En de drijvende kracht erachter is Microsoft, dus we kunnen erop vertrouwen dat ze werken. Tegelijkertijd heeft Spikes specifieke stukken gebouwd om bepaalde rollen toe te kennen aan bepaalde personen, zoals onderaannemers en andere externen. Daardoor hebben we ook altijd een overzicht van alle mensen die bij een project betrokken zijn.”

En hoe zit het met de goedkeuringsflow? “Die is heel goed. Er zijn zes handtekeningen nodig voordat een project geheel akkoord is bevonden. Die zetten we nu allemaal in hetzelfde platform. Dat levert veel tijdswinst én een betere opvolging op. Je ziet in één oogopslag wie wat heeft gedaan, maar ook welke handelingen mensen nog moeten verrichten.”

Om een idee te geven van de tijdsbesparing, deelt Wim enkele cijfers: “Per werf zijn er 500 tot 600 documenten die elk langs zes goedkeurders moeten. Voor alles is een akkoord nodig — van deuren en omlijstingen tot bakstenen en verf. Hoeveel werven we in uitvoering hebben, verschilt. Maar momenteel zijn dat er 25. Je kan je voorstellen dat dit een zeer tijdrovend proces is wanneer het via Excel en mail geschiedt — wat bij ons het geval was. Dat volume had een enorme administratieve impact. En daarom is de winst nu zo groot. Daarnaast is het DMS erg handig. Met één klik op de knop breng je de gewenste wijzigingen aan. Dat versnelt het proces aanzienlijk!”

Communicatie is nu ook veel eenvoudiger: “We kunnen de werven naast elkaar zetten en eenduidig over de werven heen communiceren.”

Een ander voordeel: het meest recente plan is altijd digitaal beschikbaar via alle devices. “Het bijhouden van de planning behoort tot het takenpakket van de architect. Maar in de laatste jaren bleek dit lastig, vooral omdat architecten vaak met voorlopige plannen werken. Ze zijn zó 14 revisies verder. Nu is het veel makkelijker voor hen om alles up-to-date te houden.”

“Spikes is de juiste partner voor toekomstgerichte bouwbedrijven”

Klaar met optimaliseren? Dat is Vanderstraeten allerminst! “Er komen altijd nieuwe ideeën en projecten bij,” zegt Wim. “Vanaf het begin hebben we hierover goede afspraken gemaakt met Spikes. We proberen kleinere projecten bijvoorbeeld zoveel mogelijk te verzamelen, zodat we ze gegroepeerd kunnen oppakken.”

Samen met Spikes werkt het bouwbedrijf momenteel bijvoorbeeld aan een oplossing voor logistieke aanvragen en een implementatie van kwaliteitscontrole. “We hebben nu een basis staan waarop dergelijke oplossingen kunnen steunen. Om in een bouwmetafoor te spreken: de fundering en de eerste verdieping zijn af, maar we kunnen er nog veel aan toevoegen.”

Daar is Wim blij mee, zéker in een tijd waarin hybride werken centraal staat en mensen steeds hogere verwachtingen hebben wanneer het op efficiënt werken aankomt. “Je kan mensen niet meer 10 minuten op een document laten wachten. Spikes begrijpt dat en heeft ons op een goede, doordachte manier aan oplossingen geholpen.”

Of Wim Spikes zou aanbevelen? “Absoluut! De bouw staat voor een hele grote digitalisering. De komende 10 jaar zijn cruciaal. Firma’s brengen momenteel alles in kaart, onder andere om zaken als duurzaamheid een plek te geven. Zeker in een trage, complexe sector als de onze is de behoefte aan een goede IT-partner groot. En als je je richting de toekomst wilt ontwikkelen, is Spikes de juiste partij om je te helpen.”