Sibelco wil niet enkel uitblinken als belangrijkste ‘global material solutions company’. Ook hun medewerkers verdienen de beste communicatie, op elk niveau, waar ook ter wereld. Als dan Sibelco en Spikes de handen in elkaar slaan krijg je ‘ourSibelco’, een gebruiksvriendelijk communicatie- en collaboratieplatform voor ruim 6.000 gebruikers. Deze ‘cloud based’ totaaloplossing van Microsoft maakt samenwerken en communiceren binnen het bedrijf eenvoudiger en voor iedereen toegankelijk.
Sibelco exploiteert al bijna 150 jaar natuurlijke grondstoffen en levert op deze manier een belangrijke bijdrage aan de fabricage van honderd en één verschillende producten. Zo vind je het kwartszand van de multinational terug in auto’s, siliconen, alle soorten glas, zonnepanelen en zoveel meer. Niet enkel kwartszand maar verschillende mineralen worden verwerkt in ruim 200 production plants verspreid over meer dan 40 landen. Om de communicatie tussen de 10.000 werknemers wereldwijd beter te stroomlijnen ging Sibelco in zee met Spikes voor de uitbouw van een Microsoft Office365 based communication en collaboration platform.
Global implementation
Sibelco kent al vele jaren een mooie groei, mede mogelijk gemaakt door het menselijk kapitaal dat binnen het Vlaamse bedrijf aanwezig is. Om ook in de toekomst verder te kunnen bouwen op haar medewerkers is een sterk communicatieplatform nodig. Met als uitdaging om elke collega te bereiken, onafhankelijk van functie en plaats van tewerkstelling. De informatie moet tot in alle hoeken van de wereld doorstromen. Reeds in 2014 was duidelijk dat Lotus Notes en Internet Explorer niet langer voldeden om deze ambitie waar te maken. Dit was de start van ‘ourSibelco’. Tijdens de diverse workshops met de verschillende partners definieerde het projectteam alle requirements en streams. De projectverantwoordelijken per stream maakten samen met de business-stakeholders het projectplan en leverden wekelijks een stand van zaken aan het ganse team.
Virtual trainings
Gezien de grootte van het project koos Sibelco voor een gesplitste aanpak. Enerzijds zorgde de introductie van Office 365 en Skype for Business voor een flinke upgrade in het mailverkeer. Hiervoor migreerden 6.400 gebruikers naar het nieuwe systeem en werden ze op die manier erg toegankelijk voor elkaar. Daarnaast zorgden de Microsoft tools SharePoint en Yammer aangevuld met Tasks In A Box voor een stabiel en veilig samnewerkingsplatform met een interne landingspagina. Elke gebruiker beschikt nu over een nieuwsbron op zijn of haar maat. Dit gaat van globaal nieuws, over de verschillende landen, tot op niveau van de production site zelf. Daarnaast zijn alle documenten eenvoudig te consulteren en te delen met collega’s. De samenwerking en interne communicatie varen er wel bij. Bij de migratie van de mailtoepassingen was de adoptie van de gebruikers erg hoog. Velen waren reeds vertrouwd met Microsoft Office wat de acceptatie bevorderde. Bij de vervanging van het oude platform naar ourSibelco verliep de overgang in eerste instantie nogal stroef. Ook hier kon Sibelco rekenen op de ervaring en knowhow van Spikes, zoals bij de opzet van virtual trainings via Skype for Business. Over de ganse wereld konden gebruikers hier op intekenen wat ze dan ook massaal deden. Naast de verschillende leersessies fungeren diverse ambassadeurs als aanspreekpunt voor de vragen en opmerkingen van de lokale users. Op die manier krijgt elke gebruiker snel de juiste feedback. Bovendien geeft dit de mogelijkheid om vanuit de basis nieuwe voorstellen met betrekking tot functionaliteiten te lanceren. Dit komt de verdere adoptie alleen maar ten goede.
Altijd en overal connected
Als wereldspeler voelde Sibelco vanaf dag één het grote voordeel van een globaal platform. Elke medewerker communiceert nu op een gelijke manier. Informatie uitwisselen via Skype for Business verloopt snel en efficiënt. Iedereen vindt alle mailadressen en telefoonnummers met één enkele klik terug. In de ‘Who is Who’ vind je alle nuttige info van je collega’s. Agenda’s raadplegen en meetings inplannen is een fluitje van een cent geworden. Ook de nieuwsvoering is aangepast aan de noden van een multinational. Vroeger was het nieuws zeer lokaal. Nu is alle info binnen Sibelco beschikbaar. Van project sites, over info sites, tot team sites. Op global level is een Yammer groep opgezet. En voor elk nieuwsitem wordt een extra item toegevoegd. Binnen Sibelco is deze nieuwe vorm van communiceren de standaard geworden. En last but not least is de collaboratie binnen het bedrijf aanzienlijk vereenvoudigd. Vanuit elke entiteit zijn alle documenten beschikbaar voor de juiste doelgroep. Geen problemen meer met verschillende servers maar één active directory, voor iedereen toegankelijk. De samenwerking binnen de bedrijvengroep is er op die manier niet alleen veel eenvoudiger op geworden, ook de interne communicatie verloopt nu aangepast aan de noden van de tijd.
Big step forward
De uitdaging die Sibelco en Spikes samen aangingen was niet min. De doorlooptijd van het ganse project bedraagt dan ook twee jaar. Maar het resultaat is een huzarenstuk. Niet alleen kregen 6.400 collega’s vanuit 40 verschillende landen toegang tot elkaar via Skype for Business. De medewerkers van Sibelco volgden op die manier de weg van hun bedrijf en zetten de stap van lokaal naar globaal. Een stap die tijd en geld bespaart. De introductie van ourSibelco was ‘a big step forward’. Elke medewerker heeft op eenvoudige wijze toegang tot alle relevante info. En dit op eenzelfde manier voor elke functie waar dan ook ter wereld. Hiermee is een grote stap vooruit gezet, maar dat wil niet zeggen dat Sibelco verdere optimalisatie uit de weg gaat. Ze blijven verder zoeken naar nieuwe en betere functionaliteiten om zo de gebruiksvriendelijkheid nog verder te verhogen. Verder willen ze naast een support platform ook de verschillende bestaande applicatielandschappen onder één noemer samenbrengen. Ook voor dit project is en blijft Spikes de geprefereerde partner.
