“Tijdens het uitvoeren van een zeer effectieve implementatie heeft Spikes twee kwaliteiten aan de dag gesteld: professionaliteit en geduld,” zegt Geert Bruggeman, die binnen Royal Agrifirm Group scouting verzorgt. Dit betekent dat hij kijkt naar nieuwe businessmodellen die binnen de organisatie kunnen landen. “Wij zijn een groot bedrijf, dus de handtekening liet anderhalf jaar op zich wachten. En intern koppelden wij steeds andere mensen aan het project. Desondanks bleef Spikes altijd geduldig.”

Stefanie Verstringe, die het R&D-labteam leidt, sluit zich hierbij aan: “In het begin nam Spikes uitgebreid de tijd om mee te denken over wat wij precies nodig hebben. Dat is heel uniek, want meestal wordt er onmiddellijk naar de oplossing gekeken. De experts van Spikes identificeerden éérst het kernprobleem en bedachten van daaruit een aanpak. Zij organiseerden enkele workshops voor stakeholders uit onze R&D- en IT-teams. Daarbij maakten ze een stakeholder map waarop de interne én externe betrokkenen stonden. Vervolgens bekeken ze samen met ons tegen welke problemen wij aanliepen. Door deze werkwijze is de oplossing die Spikes nu heeft ontwikkeld ook écht een oplossing.”

“De Smart Search-oplossing doet precies wat zij moet doen”

“Binnenkort rollen wij de Smart Search-oplossing uit die Spikes voor ons heeft geïmplementeerd,” zegt Stefanie. “Dit is een soort zoekmachine die toegang geeft tot ál onze waardevolle R&D-informatie. Testen wijzen uit dat deze oplossing precies zal doen wat zij moet doen.”

Met deze search-oplossing is het mogelijk om, via artificiële intelligentie, documenten op te zoeken. Er wordt door de zoekoplossing automatisch metadata toegevoegd aan documenten. Dit wordt op zijn beurt onthouden door deze slimme AI- tool waardoor het bij verloop van tijd accurater en specifieker metadata kan toevoegen aan nieuwe documentatie.  Op die manier, evolueert het mee met Agrifirm en staat het verdere verfijning toe. Die verfijning kan eveneens manueel aangevuld worden met tags.

Hiernaast is de zoekoplossing in het leven geroepen om redundantie te vermijden aangezien men vaak niet op voorhand weet of er research is gedaan naar een bepaald onderwerp. De makkelijkere zoektocht naar voorgaande onderzoeken, creëert meer inzichten in lopende onderzoeken.

Geert vertelt dat er gedurende het project al een spontane demand ontstond: “Collega’s vroegen naar de status en wilden er eigenlijk direct mee werken. Binnen ons bedrijf bestaat echt een nood aan dit systeem. Als team worden we steeds coherenter, maar voor het archiefwerk hebben we een slimme automatiseringsoplossing nodig. Dat is precies wat Spikes geboden heeft. Wij hebben dan ook veel vertrouwen in de oplossing. Ook verwachten we dat deze goed zal integreren met de zoekmachines die we ernaast gebruiken, bijvoorbeeld voor het opzoeken van externe basisliteratuur. Spikes heeft namelijk echt de tijd genomen om met ons mee te denken en on-demand-oplossingen te creëren.”

“Door de flexibele aanpak van Spikes is de oplossing nu van a tot z af”

Juist omdat Spikes een hooggespecialiseerde Microsoft-platform partner is, is het bij uitstek geschikt om te werken met een grote organisatie als Royal Agrifirm Group, vindt Geert: “Doordat Spikes niet enorm groot is, blijft het alert en houdt het de vinger aan de pols. Wij voelden vanuit Spikes een positieve intrinsieke druk om de mensen binnen ons bedrijf in beweging te krijgen. Er was sowieso sprake van een positieve flow. Spikes zorgde dat het project van de grond kwam, ondanks al onze andere activiteiten.”

Stefanie heeft dit ook zo ervaren: “Spikes handelde snel en stelde zich heel flexibel op. Vanuit onze organisatie was er een snelheidsbeperkende factor, puur omdat grote bedrijven nu eenmaal wat logger zijn. Maar Spikes ging daar zeer goed en professioneel mee om. Het resultaat is dat de oplossing nu echt van a tot z af is. Dat is heel mooi om te zien!”

“De combinatie van een effectieve aanpak, professionaliteit en empathie spreekt ons aan”

Ontzorging is cruciaal voor Royal Agrifirm Group. Daarom is het bedrijf nu in gesprek over het afnemen van support bij Spikes. Omdat het intern niet beschikt over de resources die Spikes wél heeft, kan een voortzetting van de samenwerking interessant zijn. “Wij hebben genoeg vertrouwen in Spikes om dit gesprek aan te gaan,” zegt Geert. “De combinatie van een effectieve aanpak, professionaliteit en empathie spreekt ons erg aan. De experts van Spikes hebben onze vraag heel goed begrepen, zowel vanuit organisatieperspectief als vanuit een menselijk standpunt. Die grote menselijke factor hebben wij ook als heel prettig ervaren.”

Geert schetst een hoopvol toekomstbeeld: “Natuurlijk bestaat de mogelijkheid dat mensen de oplossing niet gebruiken of dat er storingen optreden. Maar de kans daarop acht ik zéér klein. Ik vermoed dat het positieve scenario werkelijkheid wordt: het gebruik stijgt mettertijd, Spikes blijft uitstekende service bieden en we treden samen in een ideaal huwelijk de toekomst tegemoet.”

Met zulke gunstige verwachtingen mag een aanbeveling niet uitblijven. Stefanie: “Als ik morgen gebeld word door een potentiële klant van Spikes, raad ik een samenwerking zeker aan!”