Kim’s Chocolates is een toonaangevende speler in de chocolade-industrie, bekend om hun hoogwaardige Belgische chocolade. Ze zijn de grootste verwerker van chocolade in België en hun business bestaat voor 95% uit export. Met een sterke focus op kwaliteit, duurzaamheid en innovatie, investeert het bedrijf voortdurend in technologieën om processen te optimaliseren en samenwerking te verbeteren.
Van gefragmenteerde, fysieke mappen naar een gecentraliseerde Sharepoint-portal
Kim’s Chocolates werkt al sinds 2014 samen met Spikes. “De samenwerking begon toen we ons eerste, gedigitaliseerde portaal voor intern gebruik wilden opzetten om van de fysieke mappen af te stappen. Met als doel de efficiëntie te verhogen en samenwerking te verbeteren. Op dat moment werd dit natuurlijk nog on-premise gehost omdat er nog geen sprake was van de Cloud,” vertelt Dimitri. “We merkten echter dat het intern niet altijd even vlot ging om deze vernieuwing te omarmen en dat er werd vastgehouden aan vaste gewoontes.”
Het was eigenlijk vanzelfsprekend om onze SharePoint-portal naar de Cloud te migreren. Het maakte al deel uit van ons licentiemodel en de switch stelde ons in staat om op lange termijn aanzienlijke kosten te besparen.
Nu, bijna 10 jaar later, was het tijd om deze reeds verouderde SharePoint-portal opnieuw te evalueren en te herwerken tot een gestructureerde, gebruiksvriendelijke werkomgeving in de Cloud. “Het was eigenlijk vanzelfsprekend om onze SharePoint-Portal naar de Cloud te migreren. Het maakte al deel uit van ons licentiemodel en de migratie stelde ons in staat om op lange termijn aanzienlijke kosten te besparen”, stelt Dimitri.
Met concrete voorbeelden werden de voordelen van de vernieuwde SharePoint-portal aangetoond om dit keer iedereen van bij de start te enthousiasmeren. Het is nu een kwestie van iedereen op zijn/haar eigen tempo de vernieuwde werkomgeving te laten ontdekken. Dit met als doel een gecentraliseerd en uniform documentbeheer waar de benodigde informatie snel kan worden teruggevonden en de samenwerking transparanter en efficiënter zal verlopen.
Voordien verliep het NPD-proces deels handmatig. Dit was niet alleen tijdrovend en inefficiënt maar verhoogde ook het risico op menselijke fouten
Reductie van menselijke fouten dankzij geautomatiseerde Power Automate-flow
Naast de vernieuwde SharePoint-Portal was er ook de nood aan een efficiëntere manier om het NPD-proces (New Product Development) te beheren. “Voordien verliep het NPD-proces deels handmatig. Dit was niet alleen tijdrovend en inefficiënt maar verhoogde ook het risico op menselijke fouten”, zegt Dimitri.
Daarom kozen we voor de Spikes provisioning engine in combinatie met het Power Platform waarbij de workflow voor het NPD-proces, zoals het ontwikkelen van een nieuwe wikkel of smaak, van a tot z gestroomlijnd werden. Hierdoor worden menselijke fouten tot een minimum gereduceerd, is er een vlotte goedkeuringsflow en een verhoogde efficiëntie.
“Door de gestroomlijnde workflows is een betere opvolging van de verschillende project statussen mogelijk en worden de juiste mensen op het juiste moment in de juiste processen betrokken, zowel met automatische toegangen als automatische informatieve of activerende meldingen. Dit zorgt in het algemeen voor meer structuur en duidelijke processen, waardoor de verschillende teams beter met elkaar kunnen samenwerken met minder administratieve rompslomp,” aldus Dimitri.
Het implementatieproces
Het volledige implementatieproces van de nieuew SharePoint-Portal en de Power Automate-Flow (Analyse & Ontwerp > Ontwikkeling > Testfase > Uitrol & Training) duurde ongeveer 12 maanden van Analyse & Ontwerp tot Uitrol & Training. “We wisten bij aanvang van het project dat een vernieuwde SharePoint-portal en een geautomatiseerde workflow via Power Automate nodig waren. Spikes adviseerde ons over de beste aanpak om zowel de SharePoint-portal en Power Automate-flow te implementeren en hielp uiteraard bij de technische uitwerking en opvolging”, aldus Dimitri.
Over de jaren en verschillende projecten heen, heeft Spikes zich bewezen als een betrouwbare partner met een diepgaande kennis van Microsoft 365 en procesautomatisering. Ze gaan niet voor onnodige complexiteit, maar garanderen direct toepasbare verbeteringen,
Samenwerking met Spikes
“Over de jaren en verschillende projecten heen, heeft Spikes zich bewezen als een betrouwbare partner met een diepgaande kennis van Microsoft 365 en procesautomatisering. Ze gaan niet voor onnodige complexiteit, maar garanderen direct toepasbare verbeteringen,” zegt Dimitri. “Dit kan alleen met een partner die onze business goed kent en proactief meedenkt naar oplossingen die aansluiten bij onze behoeften en bestaande systemen. Daarbij bieden ze ook de nodige flexibiliteit en korte communicatielijnen die nodig zijn om snel te kunnen schakelen.”
De toekomstplannen van Kim’s Chocolates
De uitrol en training van de SharePoint-portal en de Power Automate-flow werd eind 2024 afgerond. “De eerste helft van 2025 zullen we gebruiken om deze te evalueren en eventueel verdere verbeteringen door te voeren op basis van de eerste bevindingen en feedback van de verschillende teams. Buiten dat hebben we nog geen grote IT-projecten op de planning staan, maar mocht dit veranderen, weten we dat Spikes maar één telefoontje verwijderd is om ons ook hierbij te ondersteunen,” besluit Dimitri.
