Chocoladeproducent en succesvol exporteur Kim’s Chocolates is gebeten door automatisering, het is er een blijvend strategisch project. De reglementering in de voedingsindustrie, de vereisten van grote klanten, steeds meer soorten audits en de eigen wens om productiever te werken, zijn de voornaamste redenen daarvan.
CIO Bob Van Rompuy moet er mee over waken dat Kim’s Chocolates voorop blijft: “We zijn een van de meest geautomatiseerde bedrijven in onze sector, we anticiperen daarmee op vragen van onze klanten en we willen dat zo houden. We zijn ervan overtuigd dat we de vruchten van innovatie zullen blijven plukken omdat we er onze toekomst mee veiligstellen. Er zit een hele dynamiek in het bedrijf, we hebben steeds meer verbeeldingskracht om naar de toekomst te kijken, onze concurrentiepositie te bewaken en onze afdelingen steeds beter te laten renderen door automatisering.”
Informatie structureren, ook in workflows
De administratie van het bedrijf was al op een eenvoudige manier geautomatiseerd, maar die processen moesten herzien worden, ook omdat de vorige software niet meer onderhouden ging worden. Bob Van Rompuy: “We wilden onze administratie grondig herwerken, informatie sneller terugvinden en een aantal workflows automatiseren om een maximaal rendement te halen uit onze volledig geautomatiseerde logistiek. Ook onze andere projecten worden steeds complexer omdat we met steeds meer externen samenwerken. Daar hadden we een betere administratieve ondersteuning voor nodig.”
Daarnaast ging er te veel tijd verloren om documenten op te zoeken of om informatie te delen. Ook had iedereen zo’n beetje een eigen manier om informatie te structureren, op te slaan en te beheren. Daar wou men allemaal ineens vanaf. Kim’s Chocolates zou z’n informatie meer uniform beheren en de samenwerking op documenten en projecten verbeteren.
Leren uit bestaande voorbeelden
Zoals voor zijn andere innovatieprojecten ging Kim’s Chocolates op zoek naar goed werkende voorbeelden in de markt. Bob Van Rompuy: “Als we elders iets zien wat ons bevalt, nemen we contact met de leverancier ervan. Zo kunnen we werken met systemen die elders hun maturiteit bewezen hebben en gebruik maken van bestaande expertise. Op die manier zijn we voor onze administratieve vereenvoudiging bij Spikes terecht gekomen.”
Na een grondige introductie van de producten en de projectaanpak van Spikes, zijn beide partijen snel tot een akkoord gekomen. “We werken het liefst met leveranciers die op eigen kracht kunnen werken en hun projecten zelf trekken. Spikes gaf ons vooraf die indruk en ze hebben dat tijdens het projectverloop ook bewezen”, aldus Bob Van Rompuy.
Software voordelig in onderhoud
Veel alternatieven heeft Kim’s Chocolates trouwens niet bekeken, want die zijn er niet echt. Bob Van Rompuy: “Als kmo zit je goed met SharePoint, want de schaarse alternatieven zijn ofwel alleen voor de hele groten of kosten bijzonder veel om te implementeren. SharePoint is daarentegen voordelig in onderhoud en volledig geïntegreerd met de Office-software. We hebben onze meeste behoeften kunnen invullen met de standaardmogelijkheden van SharePoint. Bovendien heeft Spikes de software uitgebouwd, waardoor het met extra standaardmodules komt die de prijs drukken en de implementatie lichter maken.”
Soorten informatie en rollen medewerkers
Het project bij Kim’s Chocolates ging van start met de opmaak van een corporate information model. Bob Van Rompuy: “Dat is pragmatischer dan het klinkt. Het komt erop neer dat we onze werking doorgelicht hebben om onze belangrijkste types informatie op te lijsten. Daarbij hebben we geanalyseerd hoe we die informatie willen beheren en wat de relaties zijn tussen de belangrijkste types informatie. We hebben ook een matrix opgesteld van onze medewerkers en hun rollen, en die gekoppeld aan de informatiestructuur, zodat iedereen passende toegangsrechten heeft.”
Portaal met drie onderdelen
Op basis daarvan installeerde Kim’s Chocolates een SharePoint-portaal met drie grote componenten. Er is een intranet met een paar tientallen digitale dossierkasten met informatie over leveranciers, klanten, verpakking, magazijn, enzovoort. Elk departement beheert een aantal dergelijke, virtuele dossierkasten. In een dossierkast is de vrijheid beperkt. De structuur wordt opgelegd en geeft aan welke informatie erin moet en waar ze precies moet komen. De digitale dossierkasten zijn voorts met elkaar verbonden. Vanuit de prijsaanvragen kan men bijvoorbeeld rechtstreeks doorklikken naar de map van de betreffende leveranciers. Om de gebruikers nooit te blokkeren heeft elke dossierkast ook een generieke structuur om informatie op te slaan wanneer een gebruiker die niet meteen kan plaatsen.
Een tweede onderdeel van het SharePoint-portaal bevat alle projectinformatie met een hele reeks functies om erop samen te werken. Dat onderdeel is technisch volledig klaar en wordt momenteel getest door de IT-afdeling die er z’n eigen projecten bijhoudt en opvolgt.
Opvolging regelgeving FDA
Ook het derde onderdeel is technisch klaar, maar moet nog intern geïntroduceerd worden. Daarin zal alle informatie over de productontwikkeling op een gestructureerde manier bijgehouden worden. Bob Van Rompuy: “Voor bijna al onze producten moeten we onder meer bij de Amerikaanse FDA passeren. Heel dat ontwikkelproces moet dus strikt en volledig gedocumenteerd verlopen. Het proces volgen we nu nog op papier. Het is een echte hel om het te beheren omdat er niets vergeten mag worden qua documentatie en controles, dus we verwachten dat SharePoint ons leven veel gemakkelijker zal maken.”
Een veertigtal medewerkers gebruikt nu SharePoint en kregen daarvoor een halve dag opleiding. Bob Van Rompuy: “Die basisopleiding vullen we aan met eigen cursusmateriaal, korte instructievideo’s en persoonlijke coaching vanuit onze IT-afdeling. De meesten gebruiken ook de add-on Harmon.ie Email, waarmee je in Outlook meteen aan SharePoint kan. Daardoor hoef je niet altijd de webversie te gebruiken. Voorts heeft bijna iedereen twee beeldschermen, met de bedoeling om in het ene scherm altijd onze portal open te hebben, wat het klikken-en-slepen versnelt.”
“Dankzij SharePoint zit alle informatie nu gestructureerd in ons systeem en winnen we bijzonder veel tijd. We hebben een basis die voor jaren goed zit en staan nu op een kantelpunt. Het is mee aan de gebruikers om te bedenken welke volgende stappen we kunnen zetten om onze administratie nog verder te vereenvoudigen.”
Nog meer tijdswinst
Een voorbeeld daarvan zit intussen in de verbeterde verwerking van de leveranciersfacturen. Die worden ingeboekt in de ERP-software waarbij elk document een unieke streepjescode toegewezen krijgt. Eén keer per week print men alle streepjescodes, kleeft ze op de facturen en legt men de hele stapel op de feeder van de scanner. Via een pdf-splitter worden de scans opgeladen naar SharePoint, met een automatische koppeling naar het ERP-systeem. Bob Van Rompuy: “Het coderen achter deze nieuwe werkwijze was klaar op een halve dag. De tijdswinst en het gebruiksgemak zijn enorm.”
