“In enkele workshops heeft Spikes ons echt inzicht gegeven in de mogelijkheden,” zegt Vera Weckx, die verantwoordelijk is voor de IT van ISS in België en Luxemburg. “Onze mensen zijn zich bewust geworden van het belang van optimalisatie en hebben nu een honger naar nieuwe ontwikkelingen. De inspanningen van Spikes hebben daar zeker toe bijgedragen. Tijdens de workshops hebben we namelijk gezien welke mogelijkheden Microsoft Teams biedt en hoe deze onze efficiëntie kunnen verbeteren.”
Hoewel ISS de theorie nog in de praktijk moet brengen, ziet Vera nu al een concreet resultaat van de workshopreeks: “Medewerkers voelen een groot ongeduld om hiermee aan de slag te gaan, terwijl zij voorheen niet altijd nadachten over potentiële verbeteringen. Dagelijkse werkzaamheden nemen doorgaans zoveel tijd in beslag dat je geen tijd hebt om je daarmee bezig te houden. Maar nu bemerken we een flinke omslag in het denken. En dat is zeer belangrijk als je efficiëntieverbeteringen wilt doorvoeren.”
“De workshops toonden de mogelijkheden van het automatiseren van onze processen”
De workshops van Spikes zijn het meest relevant geweest voor de mensen van de business. “De managers die zich in het veld bewegen, zien welke zaken we allemaal kunnen automatiseren en vereenvoudigen,” licht Vera toe. Dat inzicht kwam overigens gaandeweg: “De workshops begonnen op een overkoepelend niveau. We werden ons bewust van de opties. Na een aantal sessies konden we deze ook toepassen op onze dagelijkse activiteiten, omdat Spikes toen met zeer gerichte voorbeelden kwam.”
En daar kwamen concrete ideeën uit voort. Vera geeft een voorbeeld: “Wij besteden veel tijd aan het inscannen, verwerken en accorderen van papieren werkbonnen. Dat is een noodzakelijk maar tijdrovend proces, omdat er een manuele papierstroom achter zit. Door de workshops hebben we een manier bedacht om dit automatisch te laten verlopen. In de komende maanden gaan we dit uitwerken en uitrollen als pilot.”
“Het eerste automatiseringsplan smaakte naar méér”
Als één schaap over de dam is, volgen er meer — het eerste idee leidde tot vele andere. Vera: “Soms moeten wij bijkomend materiaal aanvragen, bijvoorbeeld voor toestellen die geleased moeten worden. Daarachter zit een ganse flow. Dit proces leent zich goed voor automatisering.”
Daarnaast wil ISS de registratie en opvolging van aanvragen en klachten in een geautomatiseerd proces gieten. “Dit idee moeten we nog verder uitwerken, maar we hebben het wel met prioriteit op de lijst gezet. Er bestaat namelijk een nood aan het optimaliseren ervan.”
Tijdens het maken van deze plannen realiseerden de workshopdeelnemers dat zij ook anderen bij de veranderingen moeten betrekken. “Het was heel nuttig om stil te staan bij het feit dat zij niet de enige schakels in het proces zijn, maar dat er een ganse keten achter zit. Een belangrijk besef was dat deze stakeholders straks onderdeel moeten zijn van de uitwerking van onze ideeën.”
“Spikes denkt effectief mee over mogelijke verbeteringen”
De aanpak van Spikes viel bij ISS in goede aarde. “Na elke sessie was er een terugkoppeling,” legt Vera uit. “De sessieleider stuurde een vragenlijst rond, zodat deelnemers feedback konden geven. In de volgende sessie bespraken we deze uitgebreid, waar door we allemaal inzicht kregen in de noden van ISS. Spikes kon zich zeer goed inleven in de noden van onze business en toonde daarbij een oprechte betrokkenheid. Toen wij bijvoorbeeld aangaven dat de eerste sessies vrij abstract waren, heeft Spikes enorm zijn best gedaan om de latere workshops toe te spitsen op ons bedrijf. En dat is ook uitstekend gelukt.”
Het eerstvolgende punt op de planning is het uitrollen van de pilot. Maar Spikes heeft ook alvast een voorstel uitgewerkt voor het opzetten van een oplossingsarchitectuur om de besproken processen te automatiseren. “Wij kijken ernaar uit om effectief het eerste proces — namelijk, dat van werkorders — te gaan uitwerken,” zegt Vera.
Dat is volgens haar een direct resultaat van de workshops van Spikes, die zij zeker zou aanbevelen aan andere bedrijven: “Wij hebben positieve ervaringen. Natuurlijk moet je wel beseffen dat ‘het echte werk’ pas na de workshops begint, want dan ga je de verbeteringen daadwerkelijk tot stand brengen. Maar als je de mogelijkheden wilt verkennen, kan Spikes je hier als geen ander bij helpen. Het bedrijf heeft zeer veel kennis en ervaring omtrent Microsoft Teams en denkt effectief mee over mogelijke verbeteringen. En natuurlijk is het feit dat Microsoft dit ondersteunt via een funding, een stimulans om ermee aan de slag te gaan!”
"Spikes is een betrokken partij met zeer veel kennis en ervaring omtrent Microsoft Teams én kan zich uitstekend inleven in de noden van je bedrijf."
Waarom koos ISS voor Spikes?
- Inzicht in de automatiseringsmogelijkheden van Teams as a Platform.
- Bewustwording van het belang van optimalisatie onder medewerkers.
- Inspiratie gewekt bij de business om actief na te denken over efficiëntieverbeteringen door automatisering.
- Meer zicht op de procesketen, waardoor álle stakeholders betrokken zullen worden bij veranderingen.
- Deskundige, ervaren, empathische partij die effectief meedenkt over verbeteringen.
