Agile, met een open geest voor nieuwe werkmethodes. Steeds op zoek naar logistieke ruimtes voor grenzeloze ambities. Dat is het ethos van Goodman. Het bedrijf biedt duurzaam vastgoed aan op toplocaties, alsook een ongeëvenaarde dienstverlening. Verbinding voor de lange termijn, zo ziet Goodman de samenwerking met klanten, partners en medewerkers. En die aanpak is al meer dan dertig jaar een succesformule. Daar hoort ook een state-of-the-art IT-platform bij. Als wereldwijde speler behandelt Goodman dagelijks contracten die enerzijds de nodige confidentialiteit vragen en anderzijds door verschillende betrokkenen moeten nagelezen en gehandtekend worden. Om dit proces verder te digitaliseren deed Goodman beroep op Spikes.
De van oorsprong Australische groep Goodman bezit, ontwikkelt en beheert vastgoed in zeventien landen. Ze beheren 24,3 mld EUR aan waarde en bezitten 366 eigendommen. In de 29 kantoren wereldwijd werken meer dan duizend mensen. Allen ten dienste van ruim 1.600 klanten, waaronder Zalando, DHL en Amazon. Dit vraagt een moderne opvolging van contracten. Om deze workflow naar ‘the next level’ te brengen, riep Goodman de hulp in van Spikes. En dat werd meer dan een positieve ervaring.
Peter Van Cauwenbergh, verantwoordelijke voor IT in de Goodman regio Continental Europe, vertelt: “We werken reeds vijf jaar met eGEDAF, het elektronisch Goodman European Document Approval Form. Deze eForm staat voor al onze gebruikers ter beschikking om de nodige goedkeuringen te verzamelen vooraleer de documenten kunnen worden ondertekend. Erg belangrijk dus voor de business. De bestaande oplossing voldeed niet, een nieuwe drong zich op. Gebruiksvriendelijker, stabieler en minder arbeidsintensief voor onze IT-afdeling.”
Automatisatie en digitalisering
Meer dan in andere sectoren is het in de vastgoedsector belangrijk dat experts, binnen verschillende kennisdomeinen (juridisch, technisch, financieel), contracten en documenten mee kunnen valideren en goedkeuren. Dit vraagt een specifieke workflow zodat de General Manager finaal en met een gerust geweten kan handtekenen, zonder alles regel per regel na te lezen. Ook de filosofie om zo veel mogelijk paperless te werken vraagt een verdere stap in automatisatie en digitalisering. Uiteraard dient dit alles in alle confidentialiteit en veiligheid te gebeuren, maar anderzijds moet het geheel toch beschikbaar blijven voor derde partijen zoals auditors. Een nieuwe tool in een modern en gebruiksvriendelijk jasje was wenselijk. Goodman ging hiervoor in zee met Spikes. Aandachtspunt daarbij: de implementatie moest voldoende voorspelbaar verlopen én met de nodige continuïteit. Dit vroeg een gedegen en uitgebreide voorbereiding waarbij risicofactoren zo veel mogelijk op voorhand werden gedefinieerd en opgelost. Dit was de basis voor het succes van het ganse traject. Bij aanvang waren er reeds vier PoC’s opgezet om onverwachte hindernissen alvast te coveren.
Samenwerking Spikes via virtuele teams
De aanpak om van bij de start alle risicofactoren te definiëren en te elimineren bleek cruciaal in het verdere succesverhaal. Daarnaast was het voor Goodman belangrijk om te werken volgens marktstandaarden zoals use cases en agile development, expertises van Spikes. De professionals van Spikes zijn erg vertrouwd met deze manier van werken en konden meteen het proces stofferen met de standaarden en templates. “Dit was zeker één van de redenen waarom we voor Spikes als partner hebben gekozen”, aldus Peter.
Werken volgens use case development zorgde voor een goede basis in de relatie tussen Goodman en Spikes. Dit maakte het proces snel en efficiënt, met een hoge graad van tevredenheid bij beide partijen. Samen vormden zij een virtueel team van specialisten. De beslissing van de architecturale richtlijnen lag bij Goodman. Spikes stond in voor het project management en de technische, functionele en business analyse.
Dankzij dit virtuele team kreeg Goodman vrij snel inzicht in de manier van werken en de capaciteiten van Spikes. Het was duidelijk dat de IT-partner over de juiste mensen beschikte, niet alleen voor het technische luik, maar ook voor de testing. De samenwerking verliep vlot, van de eerste stappen bij de requirement gathering tot de uiteindelijke go-live. Steeds met een duidelijke scope.
Contact management tool
Het grootste voordeel van de nieuwe eGEDAF is ongetwijfeld de hoge gebruiksvriendelijkheid.“De werkwijze met eForm is waarschijnlijk niet sneller of goedkoper dan de vorige versie. Maar het is alleszins comfortabeler”, aldus Van Cauwenbergh. “De nieuwe tool kent weinig problemen, wat door de eindgebruikers uiteraard erg geapprecieerd wordt. Bovendien belast dit onze IT-afdeling ook veel minder dan in het verleden. Daarnaast biedt het ons Management team extra comfort. Zij hebben nu het volste vertrouwen in het huidige systeem. Het is trouwens niet alleen gebruiksvriendelijk, het oogt allemaal ook mooi.”
Een verdere samenwerking met Spikes ligt dan ook in de lijn van de verwachtingen. “We bekijken momenteel diverse projecten met Spikes, waaronder een Contact Management Tool en een tool om briefhoofdingen automatisch te genereren. En we zien nog veel opportuniteiten om de manier waarop we vandaag werken (onze processen) te stroomlijnen en te verbeteren”, besluit Van Cauwenbergh.
