Carglass vliegensvlug naar Teams, mét resultaat

Spikes was in 2020 reeds een vertrouwde partner voor Carglass. De twee bedrijven hadden in de voorgaande zeven jaren een stevige samenwerking opgebouwd rondom het gebruik van Office 365. Omdat Spikes óók gespecialiseerd is in het implementeren van Microsoft Teams — en daarbij alle facetten aan bod laat komen, van techniek tot adoptie — zag Carglass geen reden om op zoek te gaan naar een andere partij. De keuze voor Spikes was een no-brainer. De enige vraag die Carglass had, luidde: “Hoe snel kunnen we Microsoft Teams implementeren?”

“De keuze voor Spikes was een no-brainer,” zegt Nathan Reviers, IT-servicemanager bij Carglass. Hij staat in voor alles wat te maken heeft met de dienstverlening naar interne medewerkers — van de servicedesk tot de installatie van tools.

“Onze samenwerking met Spikes is gebouwd op een goede, professionele samenwerking, dus het vertrouwen bestond al. Wij hebben Spikes in de afgelopen jaren leren kennen als een deskundige partner. De experts van Spikes hebben veel functionele kennis en bieden uitstekende ondersteuning bij het gebruik van Office 365. Zij doen dit niet altijd vanuit een technische insteek, een aanpak die veel andere partijen wel hanteren. Wat ons zo aanspreekt in Spikes is de focus op change management en functioneel gebruik. Als je IT enkel technisch implementeert en aan de medewerker voorbijgaat, gebruikt niemand de nieuwe tools. Maar Spikes stelt de mens centraal, waardoor je resultaat boekt.”

“Spikes spitste zijn gestandaardiseerde aanpak vakkundig toe op onze situatie”

Wanneer het gaat om de implementatie van Microsoft Teams hanteert Spikes een gestandaardiseerde aanpak. Deze beviel Nathan erg goed: “Spikes heeft een soort menukaart, waardoor je in één oogopslag ziet wat je wilt uitbesteden en wat je zelf kunt invullen. Zo is het makkelijk om een project snel vorm te geven. Je komt in snel tempo tot een helder prijskaartje en een vastomlijnd plan. Je weet bijvoorbeeld precies op welke gebieden Spikes ondersteuning biedt en hoe lang je op dit support kunt rekenen. En omdat Spikes een trackrecord aan implementaties heeft, wéét je dat de experts de nodige ervaring hebben.”

Hoewel change management op de ‘menukaart’ staat, zorgt Spikes dat de uitvoering hiervan toegespitst is op de klant. “Elk bedrijf maakt zijn eigen verandering door. Spikes begrijpt dat goed en hanteert daarom geen one-size-fits-all-filosofie. Het zorgde op vakkundige wijze dat de aanpak aansloot op ons bedrijf. Wij hebben vier use cases geselecteerd die we iteratief hebben uitgevoerd. We besteedden telkens een maand aan één case, waarna Spikes de effecten met ons evalueerde. Pas daarna bepaalden we de volgende actie.”

“Met Spikes hebben wij het beste van twee werelden gekregen”

Gedurende het traject organiseerde Spikes grow- en enhance-sessies. “Ook daarbij was er continu sprake van een goede opvolging. Spikes bekeek regelmatig met ons hoe mensen Microsoft Teams gebruikten en welke resultaten de acties opleverden. Zo konden we heel gericht aan change management en adoptie doen.”

Om de adoptie van Microsoft Teams te laten slagen, hebben Spikes en Carglass heel nauw samengewerkt. “Vanwege de pandemie konden mensen niet naar kantoor komen om een training te volgen. Daarom moesten we des te intensiever communiceren naar gebruikers. Samen met Spikes organiseerden we onlinetrainingen en webinars. Dit was een belangrijk stukje change management dat we in co-creatie hebben opgepakt.”

Daarbij was het fijn dat Carglass snel kon schakelen met Spikes: “Dit was echt nodig door COVID-19. Het gevaar in zulke situaties is dat je aan kwaliteit moet inboeten. Wij waren daar bang voor, omdat we wisten dat andere bedrijven die concessie uit pure noodzaak hadden gedaan. Zij hadden razendsnel nieuwe IT-oplossingen geïmplementeerd die in de praktijk maar weinig werden gebruikt. Maar met de ondersteuning en begeleiding van Spikes hebben wij het beste van twee werelden gekregen: snelheid én kwaliteit.”

“We hebben de juiste techniek in huis, maar ook de skills om deze toe te passen”

Hoe Nathan de uitkomst van het traject zou samenvatten? “Wij hebben nu niet alleen de juiste techniek in huis, maar ook de mindset, skills en cultuur om die techniek goed toe te passen. In change management gaat het vaak over weten, willen en kunnen: mensen weten dat ze met IT kunnen werken, maar ze moeten dit ook willen én in staat zijn om de tools correct te gebruiken. Samen met Spikes hebben we daar echt op ingezet.”

Hoewel het implementatietraject is afgerond, is adoptie een doorlopend proces: “Er is altijd potentieel voor verbetering. Bovendien staat Microsoft Teams als oplossing niet stil. Er komen telkens nieuwe functionaliteiten bij en daar moeten onze mensen mee leren omgaan.”

Spikes biedt daarbij nog steeds de nodige ondersteuning: “Onze samenwerking rondom Office 365, waar ook Microsoft Teams in zit, loopt door. Elk kwartaal komen we samen om alle nieuwigheden rondom Office 365 te bespreken. Spikes levert nu adaptief support, zodat we gerichte opleidingen kunnen geven aan onze mensen.”

“Spikes is deskundig en de dienstverlening is van hoge kwaliteit”

Of Nathan Spikes onderscheidend vindt? “Jazeker. Spikes gaat zeer professioneel te werk. Het heeft deskundige mensen in dienst en de dienstverlening is van zeer hoge kwaliteit. De consultants hebben niet alleen generieke kennis, maar zetten in op specifieke topics: de implementatie en het gebruik van Office 365 mét change management en adoptie. En met hun functionele insteek vullen ze de samenwerking op een uitstekende manier in!”