Bostoen: “Voor ieder probleem heeft Spikes een oplossing geboden!”

“Voor ieder probleem heeft Spikes een oplossing geboden,” zegt Leen Depraeter. Als IT-manager bij Bostoen is zij verantwoordelijk voor alle softwareprojecten én de eindsituatie die deze opleveren. “Aanvankelijk is SharePoint niet zo goed onthaald door onze medewerkers. Zij zijn gewend aan het werken met oplossingen op maat, dus zo’n overstap is best moeilijk. Maar wij willen deze toch maken. Daarom hebben we geprobeerd om iets te doen met alle negatieve commentaren. Spikes heeft ons daar heel goed bij geholpen. Binnenkort gaan we de oplossingen testen in de praktijk, maar ik verwacht dat de negatieve zaken geëlimineerd zijn!”

“Spikes hielp ons om tot één logische projectstructuur te komen”

Het ‘oude’ SharePoint wordt niet intensief gebruikt, omdat enkele zaken niet goed lopen. “Voor iemand die er blanco instapt, is het moeilijk te begrijpen wat waar staat,” vertelt Leen. “In het ‘nieuwe’ SharePoint willen we tot één logische projectstructuur komen. Spikes heeft een inleidende sessie gehouden, die wij als basis hebben gebruikt voor onze interne sessie om die structuur op te zetten. Daarop volgden nog enkele sessies met Spikes. Daarbij bespraken we verschillende zaken: het verdelen van de rechten, het binnenhalen van documenten uit Business Central en het delen van documenten op verschillende portalen.”

Een document management system (DMS) opzetten doe je uiteraard niet zomaar. Zeker in het geval van Bostoen — één grond kan meerdere ontwikkelingen hebben, waardoor het lastig is om alle documenten goed te blijven beheren. Voor dit grote project doorliep Bostoen dan ook diverse fases.

Daarbij heeft het steeds één uitgangspunt gehanteerd: Business Central is leidend in alles. “Als er een nieuwe verkaveling wordt aangekocht, doen wij eerst een handeling in Business Central om een nieuw project te triggeren,” vertelt Leen over de opgezette structuur. “Business Central stuurt de activiteit door naar SharePoint. Spikes pikt dat op en bouwt dan een projectstructuur op volgens de voorwaarden die wij besproken hebben.”

Om dit soort zaken in te regelen, heeft Spikes samengewerkt met de ERP-partner van Bostoen. “Het was absoluut een voordeel dat Spikes daartoe bereid was,” zegt Leen. “In ons geval was het een must. En die samenwerking verloopt naar mijn idee heel goed!”

“Onze werkwijze is meer gestructureerd en veiliger”

Achter het DMS zit een provisioning engine die alles in SharePoint gaat voorzien. “Deze engine gaat onze nieuwe projectstructuur en checklists automatisch opbouwen,” legt Leen uit. “Met de checklists wordt het juiste document bij het juiste project gezet. We gebruiken ze vooral als we bijvoorbeeld een appartementengebouw met 20 units hebben. Voor de projectleider is het vervelend om de documenten voor al deze units afzonderlijk op te zoeken. Met de checklists die Spikes heeft opgebouwd, kan de projectleider in één oogopslag alle documentatie voor alle units inzien.”

Dit brengt aanzienlijke voordelen met zich mee: “Onze werkwijze is meer gestructureerd en veiliger. Onze oude fileserver en ons huidige SharePoint zijn qua rechten niet efficiënt opgebouwd, waardoor mensen niet duidelijk kunnen zien wat zij wel en niet mogen doen. Met de hulp van Spikes lossen we dat probleem nu op!”

“Je voelt echt dat Spikes ervaring heeft met de bouw”

Kortom, binnenkort zijn mensen beter connected en hebben zij meer inzage in de processen van anderen. Daarmee is het einde van het tijdperk van ‘silo-werken’ in zicht, vertelt Leen: “Als de ene afdeling een dossier overdraagt naar de andere afdeling, kopieert zij nu nog de volledige map — inclusief alle bestanden die daarin staan. Dat klakkeloos kopiëren gaan we afschaffen. Er komt een dossieroverzicht waaraan mensen documenten kunnen toevoegen. Je kunt straks gewoon verder bouwen op het werk van een andere afdeling. Daardoor gaan we efficiënter werken en bestaat er slechts één versie van ieder document.”

Volgens Leen heeft Spikes hier goed in meegedacht: “Zij hebben ons precies uitgelegd wat we moeten doen en met welke zaken we rekening dienen te houden. Je voelt echt dat Spikes ervaring heeft met de bouw. Dat is makkelijker praten, vooral als er sectorspecifieke vraagstukken naar voren komen!”

“Spikes had een sturende rol in het correct opbouwen van filteren in het DMS”

In het DMS kan Bostoen filteren om documenten heel snel terug te vinden. “Er is een soort boomstructuur gecreëerd,” vertelt Leen. “Je hebt een groot stuk grond dat je verkavelt in kleinere stukken. Visueel gezien krijg je dan een boomstructuur. Het zoeken en filteren is daaromheen gebouwd, waardoor het makkelijker en efficiënter gaat. Als we straks een dossiernummer of een stukje van de klantnaam ingeven, zien we alle relevante documenten meteen staan.”

Over het filteren heeft Spikes een afzonderlijke workshop gegeven: “Dat was heel handig, want Spikes liet zien hoe wij op verschillende zaken kunnen zoeken. Wij weten nu welke metadata we aan documenten kunnen koppelen om vlug iets terug te vinden. Spikes heeft een sturende rol gehad in het correct opbouwen daarvan én heeft dus voor een goede kennisoverdracht gezorgd. Er is opgeleverd wat wij verwachtten.”

“We hebben nu een gebruiksvriendelijk intranet waarop alles goed zichtbaar is”

Het DMS wordt binnenkort in de praktijk getest — en Leen heeft er hoge verwachtingen van. “Onlangs heeft Spikes een demo gegeven en de structuur uitgelegd,” vertelt zij. “Wat we zagen, is ons bevallen. Wij hebben gekregen waar we om gevraagd hebben. De praktijk zal de rest uitwijzen. Maar dit belooft veel goeds!”

Wat ook heeft bijgedragen aan het vertrouwen van Bostoen, is een ander project dat het bouwbedrijf met Spikes heeft opgepakt: het vernieuwen van het intranet. “Voordat wij met Spikes in zee gingen, hadden wij al een intranet. Dit was echter gebaseerd op oude technologie. Het was echt aan vernieuwing toe, dus dat project zijn we direct gestart. We wilden een goede startpagina voor al onze projecten — een landingspagina van onze firma waar je alles kan terugvinden. Spikes heeft ons geholpen om alles wat op het oude intranet stond, op te nemen in de nieuwe variant. Deze is gebouwd op nieuwe technologie, oogt mooier en is veel toegankelijker voor iedereen. Oók vanuit huis.”

Leen is zeer tevreden met het resultaat: “We wilden een gebruiksvriendelijk intranet waarop alles goed zichtbaar is. Dat doel is bereikt! En het documentmanagement van onze projecten zal hier straks ook terug te vinden zijn.”

“Onze projectmanager bij Spikes is heel toegankelijk”

Of Leen Spikes zou aanbevelen? “Zeker! Als tip zou ik meegeven dat je als bedrijf een duidelijk beeld schetst van wat je wilt, zodat je dit goed kunt communiceren naar Spikes. Maar zij begeleiden je ook waar nodig. Ik vind onze projectmanager bij Spikes heel toegankelijk en heb vertrouwen in hem. Als ik hem om hulp vraag of aan de bel trek omtrent een probleem, handelt hij snel om tot een oplossing te komen. Dat schept een rustig gemoed. En zo boek je de gewenste resultaten!”