Elke dag gaan in AZ Klina meer dan 1.700 gespecialiseerde artsen, medewerkers en vrijwilligers voluit voor zorg. Hierbij staat de patiënt centraal. Voluit voor zorg betekent ook voluit voor groei, kwaliteit en innovatie. In dit laatste past de implementatie van een vernieuwd intranet. Dit werkinstrument verzamelt alle informatie op één centrale plaats en met enkele muisklikken vindt elke medewerker de juiste info. Dankzij de betrokkenheid van verschillende afdelingen – en dankzij de ervaring van Spikes – kijkt het management tevreden terug op dit project. AZ Klina is het acuut referentie- en revalidatieziekenhuis voor patiënten uit de regio Noord-Antwerpen. Het ziekenhuis heeft 581 ziekenhuisbedden en stelt 1.450 medewerkers, 160 artsen en meer dan 100 vrijwilligers te werk. Daarnaast ontvangt het ziekenhuis jaarlijks 33.000 patiënten op Spoed en vinden er 250.000 consultaties plaats. Om artsen en medewerkers te ondersteunen in hun zorg voor de patiënt is een uitwisseling van informatie en kennis essentieel. AZ Klina wenste een nieuw en modern intranet te bouwen en koos voor de Microsoft-technologie van SharePoint. Als partner voor deze implementatie viel de keuze op Spikes, vooral door de eenvoudige en gebruiksvriendelijke oplossing die ze voorstelden.
Betrokkenheid van alle afdelingen
AZ Klina omschreef duidelijk de voorwaarden waaraan het nieuwe intranet moest voldoen. Ze wilden een portaal met algemene en personeelsinformatie, inschrijvingsmodules voor evenementen, linken naar andere toepassingen, invulformulieren voor personeelsaangelegenheden, … Kortom een gebruiksvriendelijke omgeving waar de gebruiker bijna blindelings zijn weg vindt, zonder tijd te verliezen aan allerhande opzoekingswerk. Het project, de uitwerking en de implementatie ervan, mocht ook geen IT-onderonsje worden. Daarom koos AZ Klina voor een breed gedragen projectteam met een intense samenwerking tussen Communicatie, IT, HR, afgevaardigden van het medisch team, verpleegkundigen en andere afdelingen. Zij kregen op hun beurt de steun van Spikes en hun ruime ervaring. Zij begrepen meteen de noden van het projectteam en stelden een oplossing op maat voor. De uitdaging kon starten.
Wie is Wie
Elke projectleider zorgde voor zijn of haar deel van de uitwerking. Zo maakte Human Resources een platform waar alle personeelsinformatie staat en automatiseerde ze enkele processen door middel van workflows bijvoorbeeld onkostennota’s. Het directiesecretariaat wenste het beheer van vergaderingen in één enkele tool te centraliseren. Zij kunnen nu alle vergaderingen organiseren, uitnodigingen opmaken en automatisch versturen, verslaggeving opmaken, opmerkingen verzamelen en finaliseren, … De afdeling Communicatie centraliseert op het vernieuwde intranet de nieuwsbrieven, het personeelsmagazine, de evenementen, inschrijvingen en aanvragen. Bovendien is er een overzichtelijke ‘Wie is Wie’ opgenomen.
Zelfsturend programma
De betrokkenheid van de partijen is zeker essentieel geweest in de uitrol en implementatie van de nieuwe tool. Een tweewekelijkse projectmeeting lichtte de nieuwe status toe en besprak de volgende stappen. Ook kregen projectleiders en testgebruikers toegang tot testomgevingen om bij te sturen waar nodig. Zo was er de mogelijkheid om te testen tot uiteindelijk iedereen tevreden was over het resultaat en de implementatie kon starten. Het grote voordeel van SharePoint als basis voor het vernieuwde intranet is dat het opleidingstraject tot een minimum wordt herleid. Het programma is zo gebruiksvriendelijk dat het eigenlijk zelfsturend is. Dankzij deze sterkte krijgt het projectteam nog regelmatig het verzoek om het platform verder uit te breiden met nieuwe toepassingen. Momenteel bekijkt men of het ganse aankoopproces binnen intranet kan gemanaged worden. Op dit moment is men dit proces aan het finaliseren.
Succesvolle lancering
AZ Klina kijkt tevreden terug op de implementatie en de samenwerking met Spikes. De uitrol van een nieuwe Intranet-tool is altijd een hele uitdaging en dan is het prettig als je op een positieve manier kan terugkijken op het project. “AZ Klina en Spikes hebben gedurende anderhalf jaar intensief en op een constructieve manier samengewerkt”, aldus Joanne De Roeck, verantwoordelijke afdeling Communicatie. “Projectmanager Hans Ocket volgt sinds het begin ons project met de nodige aandacht op. Dankzij veel overleg en intense samenwerking zijn we geslaagd in onze ambitie om het intranet succesvol te lanceren.” Ook de eindgebruiker bij AZ Klina is tevreden. Heel wat gebruikers vinden dagelijks hun weg naar het intranet. En het blijft evolueren. Een volgende stap zou het overzetten van informatie van een fileserver naar SharePoint kunnen zijn. Dat wordt misschien de volgende uitdaging.
