Organisaties in het algemeen, en managers in het bijzonder, hebben angst voor verandering. Dat is niet zo vreemd als je weet dat wanneer een poging tot verandering faalt, het bedrijf hierdoor aan productiviteit en winst kan verliezen – en dat deze impact wel maanden of jaren kan nazinderen. Verder kan een bedrijf hierbij ook aan veerkracht verliezen om met nieuwe veranderingen om te gaan. Een goed change-managementbeleid is dus zeer belangrijk.
Ieder IT-project heeft twee kanten: een technologische kant en een menselijke kant. De technologische kant van het project wordt meestal gestuurd door het projectmanagement, maar wat met de menselijke kant? Het is de verantwoordelijkheid van het change management om de mensen binnen het bedrijf voor te bereiden op de technologische veranderingen. Dit wordt vaak onderschat. Een technologische verandering brengt voor velen een verandering teweeg in de dagelijkse manier van werken, en dat leidt altijd automatisch tot enige vorm van verzet.
Hoe kan een bedrijf ervoor zorgen dat deze weerstand omgezet kan worden naar aanvaarding of zelfs actieve promotie van de veranderingen? Hoe kan het ervoor zorgen dat mensen gaan inzien dat een transformatie ook voor hen een positieve wending kan betekenen? Een antwoord op deze vraag ligt in ‘The Golden Circle’ van Simon Sinek :
Wanneer mensen verstaan waarom een verandering gebeurt, zullen ze meer gemotiveerd zijn, en bestaat er een grotere kans dat de transitie vlotter verloopt. Vaak beginnen bedrijven echter met het verkondigen van het ‘wat’ en het ‘hoe’: “Dit gaat er veranderen en zo gaan we dat aanpakken.” Echter, het cruciale ‘waarom’ dient op de eerste plaats te komen.
Veranderingen worden vaak doorgevoerd als reactie op wijzigingen in de omgeving van het bedrijf. Die veranderingen zijn de reden achter de verandering en geven dus het antwoord op de ‘waarom’-vraag. Om werknemers deze reden te laten begrijpen, dienen ze op de hoogte te zijn van deze wijzigingen en de mogelijke uitdagingen waarmee het bedrijf geconfronteerd wordt.
In de meeste bedrijven is het echter niet vanzelfsprekend om uitdagingen openlijk te communiceren. Volgens een survey van Leadership IQ, waarbij ongeveer 27 000 werkgevers, managers en werknemers gevraagd werd of hun organisatie de uitdagingen openlijk communiceert, was slechts bij 15% het antwoord ‘altijd’. Bij 20% van de bevraagden was het antwoord dat ze frequent gecommuniceerd werden. Maar, zelfs als we deze percentages optellen, is er nog steeds 65% waarbij uitdagingen zelfden of nooit gecommuniceerd worden.
Eens het voor medewerkers duidelijk is waarom ze een verandering moeten doormaken, dient eveneens de wat- en de hoe-vraag beantwoord te worden. De hoe-vraag omvat de change management aanpak:
- Hoe en welke stakeholders zullen erbij worden betrokken om het project te dragen doorheen alle lagen van de organisatie?
- Hoe en wat zal er gecommuniceerd worden, en wanneer?
- Hoe kan de feedback van de werknemers gecapteerd worden?
- Hoe zullen ze leren werken met de nieuwe technologie?
- Welke maatstaven zullen gehanteerd worden om het succes van de verandering te meten?
Uitleg over wat er juist gaat veranderen is tevens van belang aangezien de mensen duidelijk dienen te weten waaraan ze zich kunnen verwachten. Communicatie en training over de technologie aan de hand van relevante scenario’s kunnen werknemers helpen om zelf te ontdekken welk voordeel de transitie voor hen kan opleveren.
