Als jij ook vindt dat verkopers meer tijd moeten besteden bij klanten en aan het sluiten van deals door b.v. minder tijd te verliezen in meetings en het opvolgen van hun Inbox? Dan moet jouw Salesploeg Microsoft Teams leren gebruiken. Het goede nieuws: als je Office 365 gebruikt, dan heb je Teams al in huis!
Teams is een echt hub voor communicatie, het plannen van afspraken, verzamelen en delen van informatie, automatisch updates krijgen, het opvolgen van prospects, enz. Het stroomlijnt m.a.w. de werking van je Salesploeg.
Wat betekent Microsoft Teams voor je Salesploeg?
Gebruik de kracht van het team
Sales reps zijn meestal alleen onderweg. Maar soms heb je de kennis en wijsheid van het team nodig om vragen te beantwoorden. Stel je voor dat een verkoopster tijdens een bezoek bij de klant een vraag krijgt die zij niet kan beantwoorden. Stel dat zij tegen de klant zegt: “Ik heb het antwoord niet, maar vind je het goed dat ik even check of mijn collega’s kunnen helpen?” Daar kan de klant toch niet nee op zeggen? Met de Teams app op haar smartphone stelt zij vervolgens haar vraag op het Teams-kanaal van het product waarover het gaat, en zet haar gesprek met de klant verder. Na enkelen minuten krijgt ze in de Teams app al het antwoord van een van de productverantwoordelijken, en kan ze de klant verder helpen.
En het mooie effect is dit: je salesmensen hoeven hier niet geheimzinnig rond te doen; ze kunnen open de vraag stellen aan de klant, Teams openlijk gebruiken, en het resultaat meedelen. De klant zal onder de indruk zijn van de tools waarover je mensen beschikken, en de efficiëntie van je organisatie.
Meer weten over Microsoft Teams? Wij bundelde alvast heel wat belangrijke informatie samen in een handige whitepaper!
Krijg onmiddellijke updates uit CRM
Salesmensen besteden veel tijd aan het overlopen van hun contacten in CRM om wijzigingen te zien, nieuwe support calls of bestellingen te kennen, of andere updates. Door je CRM te integreren met Teams kunnen je salesmensen automatische updates krijgen. Ze hoeven zelf niet te gaan zoeken, ze krijgen vanzelf de klant- en prospectinformatie die ze nodig hebben.
Wanneer je sales beter geïnformeerd naar de klant gaat, zullen ze een betere relatie met hem hebben, en meer verkopen. De klant wil immers voelen dat hij belangrijk is en je aandacht heeft, niet?
Integreer je website om sneller te reageren
Wanneer je een marketing automation tool hebt, integreer je dat ook best met Teams. Zo kan je ervoor zorgen dat Teams je ploeg automatisch verwittigt wanneer een prospect op je website een reeks acties uitvoert (zoals b.v. verschillende pagina’s bezoeken en een white paper downloaden) die er op wijzen dat hij erg is geïnteresseerd in dat bepaalde aanbod.
Je kan vervolgens je mensen zelf laten reageren, of je kan Teams de prospect een chatboodschap laten sturen om zijn nood aan extra informatie te toetsen. Het lijkt nogal intrusief, maar studies hebben aangetoond dat je sales veel efficiënter wordt wanneer je de prospect contacteert op het moment dat hij op zoek is.
Stimuleer het delen van kennis
Wanneer iemand het sales team verlaat, vallen er vaak grote gaten: een nieuwe medewerker moet ingewerkt worden, het is vaak niet duidelijk waar de laatste versies van offertes staan, welke contracten al getekend zijn of niet, welke communicatie er is gevoerd met de klant of prospect, etc. Dat leidt bijna altijd tot omzetverlies.
Met Teams creëer je een gezamenlijke kennisbasis. Zo zal vitale informatie nooit verloren gaan. Door een Kanaal te creëren per klant, deal, team of project, zorg je ervoor dat alle informatie voor iedereen beschikbaar is. Verkoopinformatie is geen privébezit: het is het bezit van het hele team. Met Microsoft Teams centraliseer je alle documenten en informatie m.b.t. het product, de klant en de deal, waardoor nooit meer iets verloren gaat. Of het nu gaat om tekstdocumenten, presentaties, video’s of mails: je vindt ze allemaal bijeen op de juiste plek.
Dit leidt tot een grote productiviteitswinst van de individuele verkoper: hij of zij hoeft immers geen tijd meer te verspillen aan het opzoeken en doorsturen van documenten op zijn of haar PC: alle informatie is immers centraal beschikbaar voor het team. Sta hier even bij stil: hoeveel tijd besteed jij aan het zoeken en forwarden van documenten?
Bevorder actieve samenwerking
Jij kent ook de stressmomenten die ontstaan wanneer de deadline voor een offerte nadert. De zenuwachtigheid stijgt. Verschillende medewerkers moeten nog aanpassingen aanbrengen aan de offerte: vanuit commercieel standpunt, technisch standpunt, financieel of juridisch. Wie heeft de laatste versie? Welke bijlagen moeten worden meegestuurd? Alleen al de coördinatie hiervan is een full time job.
Met Microsoft Teams werkt iedereen op dezelfde versie van documenten, tegelijkertijd! Er is maar één versie. Niemand hoeft te zoeken. Er zijn geen misverstanden meer, want naast de documenten zelf, worden ook de conversaties over die documenten, die in de chat van het ‘Kanaal’ worden gevoerd, bewaard voor iedereen. Openlijk. Iedereen in het team ziet de uitwisseling van informatie. Ook wie pas later aan het team wordt toegevoegd. Bedenk hoeveel tijd je zo kan winnen en hoeveel frustratie je kan vermijden. Minder zoekwerk, minder onduidelijkheden, meer tijd om aan de deal te werken.
Bespaar tijd, veel tijd
Tijdsbesparing is zonder twijfel het grootste voordeel van het gebruik van Microsoft Teams in een Salesploeg. Door voor elke deal of voor elke klant een Kanaal te openen, kan iedereen heel gefocust werken. Alle informatie die nodig is om de klant optimaal te bedienen, is bijeengebracht en voor iedereen beschikbaar. Wat is het efficiëntst: 5 mensen die, elk apart, een attachment in een mail bewaren in een (eigen) folderstructuur, en die alle 5 later die file moeten terugvinden, of 1 centrale plaats waar diezelfde informatie één maal wordt opgeslagen, en daarna voor iedereen beschikbaar is?
Wanneer je bovendien de statusupdates over de lopende deals ook deelt in de conversaties van het Kanaal, dan kan je tijd besparen op meetings, of je meetings aan nuttiger zaken besteden. Conversaties in Kanalen zijn immers voor iedereen zichtbaar, en blijven ook zichtbaar in de toekomst. (Terwijl iemand die de meeting heeft gemist, ook de status update heeft gemist).
Door de Kanalen in Microsoft Teams te gebruiken voor alle communicatie, blijft alle inhoud binnen de context waartoe die hoort: mails over een deal blijven bij de deal, conversaties over bonussen blijven bij de bonussen.
Onze aanpak om jouw sales te boosten
Neem nu contact op met Spikes om de omzet van jouw salesploeg te verhogen en een hub voor interactief teamwerk te creëren door gebruik te maken van Microsoft Teams!
