Telewerken in de tijd van het coronavirus: hoe doe je dat eenvoudig met Microsoft Teams?
Telewerken is actueler dan ooit. Nu het coronavirus ook in België heeft geleid tot het advies om zoveel mogelijk thuis te werken, is het ontzettend belangrijk dat je goede tools hebt om op afstand te werken. Microsoft Teams biedt een antwoord. Met deze applicatie blijf je namelijk heel gemakkelijk in contact met je collega’s. Hoe werkt dit precies? En welke voordelen kan jouw organisatie in deze veranderende tijden uit Microsoft Teams halen?
Microsoft Teams in een notendop
Als je op een slimme, moderne manier wilt samenwerken, is Microsoft Teams dé oplossing die jou en je team kan helpen. Via het platform deel je bestanden, planningen en audio- en videogesprekken. Presentaties kun je streamen en in documenten werk je heel eenvoudig samen. Omdat je alles binnen de applicatie doet, is veelvuldig mailverkeer met bijlages niet nodig. Daarnaast houd je veel gemakkelijker contact met elkaar – erg belangrijk in een periode waarin je niet in hetzelfde kantoorgebouw zit en even naar elkaar toe kunt lopen.
Heb je een onlinemeeting met mensen binnen óf buiten je organisatie? Ook dat is geen probleem. Via Microsoft Teams zet je vergaderingen snel, veilig en probleemloos op, zodat je bedrijf ook tijdens de huidige pandemie kan blijven draaien.
Hoe ga je van start? 4 tips
Een nieuwe applicatie implementeren en in gebruik nemen: beslaat dat niet een zeer ingewikkeld proces? Gelukkig valt het bij Microsoft Teams erg mee. Met deze 4 tips helpen we je graag op weg.
1. Zorg voor een goede technische inrichting
Gebruikt jouw bedrijf nog geen Microsoft-diensten, zoals Office 365? Dan is het nodig dat je eerst een tenant opzet. Hoe je dat doet, lees je hier. Let overigens op bij het kiezen van een naam voor je tenant. Deze vormt namelijk ook het domein van je organisatie, wat betekent dat deze naam altijd zichtbaar is in de URL.
Werk jij al met Microsoft-diensten? In dat geval kun je het aanmaken van een tenant overslaan. Wel zal je de essentiële volgende stap moeten nemen: je organisatie synchroniseren naar de Microsoft-cloud. Vind hier meer informatie en contacteer je IT-verantwoordelijke voor ondersteuning. Spikes kan je hier uiteraard ook mee helpen.
2. Geef alle gebruikers Microsoft Teams-licenties
Geen rechten, geen applicatie. Uiteraard hebben je medewerkers licenties nodig om in Microsoft Teams te kunnen werken. Goed nieuws: het gebruik van de applicatie zelf is gratis. Maar je hebt natuurlijk wel Office 365-licenties nodig. Deze kun je tijdelijk (1-6 maanden) gratis gebruiken via een proeflicentie.
3. Leer medewerkers werken met de applicatie
Als je op afstand wilt samenwerken in Microsoft Teams, is het belangrijk dat je medewerkers de applicatie begrijpen en kunnen gebruiken. Onderaan in Microsoft Teams staat een ‘Help’-knop, waarbij je voor ‘Training’ kunt kiezen. Onder die noemer vind je handige video’s over het werken in de applicatie. Hebben je medewerkers méér training nodig? Microsoft heeft veel gratis onlinetrainingen beschikbaar gesteld (deze zijn overigens wel in het Engels).
4. Geef je team toegang tot cruciale bestanden en applicaties
Werk je samen in bepaalde bestanden en applicaties? Dan moeten medewerkers hier natuurlijk ook thuis over kunnen beschikken. Maar een documentmigratie voer je niet ‘even snel’ uit (dat is in ieder geval niet raadzaam!). Gelukkig zijn er veel eenvoudige alternatieve oplossingen om je medewerkers op afstand toegang te geven tot bestanden op de server of tot interne applicaties. Bijvoorbeeld met Microsoft Virtual Desktop, waarmee je gegevens gemakkelijk beschikbaar stelt aan je team.
Snel starten met telewerken?
Wil je dat jouw bedrijf ook onder de huidige maatschappelijke omstandigheden soepel blijft draaien? En wil je daarom meer weten over telewerken? Bij Spikes kun je 24/7 terecht met al je vragen. Op het nummer +32 3 304 00 59.
