Snel en efficiënt een winnend aanbestedingsdossier

Hoe kan je NLP-technieken inzetten in Office 365 en Azure om slimmer samen te werken aan complexe documenten zoals aanbestedingen?

Als solution architect binnen Spikes ben ik vaak betrokken in presales trajecten. De een al iets complexer als de andere, maar als het gaat over trajecten waar er met aanbestedingen wordt gewerkt, dan weet ik dat er heel wat bij komt kijken. In een niet zo ver verleden ben ik regelmatig betrokken geweest bij openbare aanbestedingen in de bouw en Europese tenders waarvan IT maar een klein onderdeel was. Overzicht houden over de verschillende vereisten, zoeken naar relevante cases, betrekken van de juiste mensen in de organisatie, proza schrijven, handtekeningen verzamelen, koffietje drinken, licht paniekeren en net voor de deadline het dossier indienen is zowat hoe dat ik het ervaar.

In een vorige post hadden we het al over de verschillende mogelijkheden die bestaan in het automatisch verwerken van documenten door gebruik te maken van NLP technieken. In deze blog geef ik een beeld over hoe we gebruik kunnen maken van deze technieken in Office 365 en Azure om ervoor te zorgen dat de deadline van indienen er al iets haalbaarder uit ziet.

Het pre-sales proces is voor elke onderneming wellicht anders ingericht. Ook de tools die worden gebruikt verschillen, maar er zijn sowieso enkele elementen die steeds terugkomen:

Vereisten oplijsten en traceerbaar maken;
Samenwerken in documenten;
Zoeken naar dat ene document dat je nodig hebt, maar niet meer weet waar het staat;
Efficiënt teksten maken.

Voor elke van vorige punten geef ik een idee van hoe we ondersteuning kunnen bieden door het implementeren van slimme oplossingen.

Vereisten oplijsten en traceerbaar maken.

Een van de zaken die mogelijk zijn door gebruik te maken van AI technieken is het destilleren van vereisten uit documenten. Zonder te technisch te zijn, komt het er op neer dat we, een keer dat we een getraind model hebben, een API kunnen aanbieden die documenten ontvangt en die het document dan opdeelt in vereisten per categorie.

Gebruikmakend van Azure-componenten en het Teams-platform kunnen we deze API perfect op volgende manier aanwenden:

Een Team wordt aangemaakt specifiek voor het beantwoorden van een aanbesteding.
De nodige aanbestedingsdocumenten worden in de Teams-folder gezet.
Vervolgens lanceren we een request naar de API die de vereisten uit het document gaat halen. Deze API kan gehost worden op Azure (in een container, een web app, een Azure functie, etc.) en de orkestratie van deze flow is te automatiseren in Azure Logic Apps.
De vereisten kunnen dan in de meest eenvoudige vorm worden geregistreerd in een Excel, die dan weer in datzelfde Team zit, met de juiste categorisatie en verwijzing naar het origineel document.
Zo kun je beginnen met het traceren van de vereisten en het toewijzen van de nodige mensen. Heb je een eigen applicatie die je gebruikt om offertes mee op te maken? Deze kan ook rechtstreeks worden gevoed door gebruik te maken van een van de Azure Integration Services.

Samenwerken in documenten

Het verhaal stopt uiteraard niet na bovenstaand scenario. Het gaat verder met samenwerken om het antwoord op de RFP te formuleren. Om dit in goede banen te leiden zit je goed met Microsoft Teams. Samenwerken in Word-documenten door met ‘comments’ en ‘reviews’ te werken kent iedereen. Maar wist je dat deze comments ook in Teams als chatberichten kunnen landen? Het grote voordeel van het gebruik van deze functionaliteit is dat de berichten en discussies allemaal samen worden gehouden in het Team. Handig om eventueel een bepaalde beslissing in een antwoord van de RFP achteraf te kunnen opzoeken. Ook ‘out of the box’ aanwezig is een eenvoudige goedkeuringsflow via de ‘Approval’ functionaliteiten in Teams. Indien er digitaal ondertekend moet worden, kan je meteen ook met Adobe Sign of DocuSign aan de slag.

Los van wat er standaard aanwezig is in Teams, kunnen we ook een stapje verder gaan. Het samenstellen van een team zou kunnen worden gedaan door gebruik te maken van AI. De categorieën van vereisten kunnen we linken aan mensen binnen je onderneming. Dit kan expliciet, door een lijst bij te houden van ‘specialisten’ per categorie, maar ook impliciet. Zo is het mogelijk om binnen je ‘Office 365’-omgeving na te gaan wie er allemaal heeft gewerkt op gelijkaardige documenten om zo tot een voorstel te komen van het ideale bid-team. Die informatie zit dan bijvoorbeeld in Azure AD (waar je expliciet skills in kwijt kan) en de verschillende logs beschikbaar in Office 365 (impliciet). Gebruikmakend van Azure Synapse kan deze informatie worden verwerkt en kan deze als bron dienen om de juiste mensen bij elkaar te brengen.

Zoeken naar dat ene document

Wat steeds terugkomt bij veel van onze klanten is de hoeveelheid van beschikbare documenten binnen de onderneming die her en der te vinden is. Vaak is er wel al technische documentatie beschikbaar die perfect kan dienen als input voor de aanbesteding. Helaas staat die ergens in een uithoek op een file server, die niet doorzoekbaar is.

Met Azure Cognitive search – dit zijn AI modellen die het mogelijk maken om automatisch metadata toe te voegen tijdens het indexeren van documenten – en Microsoft Teams – als je omgeving waar alles in samenkomt – kunnen we die documenten ver vanonder het stof naar boven halen. In Teams kan een zoekpagina getoond worden in een tab van het Team of het kan ook interactiever door gebruik te maken van een chatbot.

Efficiënt teksten maken

In veel aanbestedingen zitten vaak generieke stukken die altijd opnieuw terugkomen. Denk maar aan de voorstelling van het bedrijf of de algemene projectaanpak. Traditioneel wordt informatie dan vanuit het ene naar het andere document gekopieerd, maar het kan ook anders. Via een plugin in Word kunnen we in een bibliotheek van documenten zoeken naar de juiste sectie, die overeenkomt met wat je net wil schrijven. Stel dat je een bepaalde voorwaarde wil opnemen in je bestek, maar je zoekt de juiste bewoordingen, dan kan deze functionaliteit opzoek gaan naar gelijkaardige beschrijvingen in andere documenten.

Bovenstaande is een greep uit hoe we op slimme manieren met documenten en het samenwerken omtrent documenten kunnen omgaan in het kader van aanbestedingen. Uiteraard zijn bovenstaande technieken ook relevant in andere use cases, iets waar we het graag willen over hebben in ons webinar op 3 mei. Schrijf je in via onderstaande link!