Als Microsoft Copilot Ready Tier Partner zijn we bij Spikes dagelijks bezig met Microsoft Copilot en zijn nieuwste toepassingen. We maken er onze prioriteit van om te bekijken hoe deze een meerwaarde kunnen bieden voor onze klanten, binnen de verschillende sectoren en hun gebruikte processen. Het is al geweten dat Copilot een game-changer is op het gebied van productiviteit, maar om het volledige potentieel te benutten is meer nodig dan de tool zelf. De toepassingen van Copilot binnen de verschillende sectoren zijn eindeloos. In deze blog richten we ons op enkele concrete cases binnen de HR-sector.
Onverwacht nood aan zorgverlof
Een medewerker heeft een vraag omtrent het opnemen van zorgverlof voor zijn zieke dochter. Gezien de aard van de vraag is er een zekere urgentie aan verbonden waardoor de werknemer niet veel tijd heeft om op zoek te gaan naar de benodigde informatie.
Dankzij Copilot Studio, een no-code/low-code omgeving waarin AI-oplossingen gebouwd en geconfigureerd kunnen worden die naadloos integreren met de bestaande bedrijfsprocessen en systemen, is het mogelijk om eigen AI-assistenten te bouwen. In dit geval een Employee Selfservice Agent ter ondersteuning van de HR-afdeling.
Omdat Copilot Studio geïntegreerd is met de verschillende gebruikte HR-systemen en toegang heeft tot de informatie op publieke overheidswebsites (OpenAI), kan hij optreden als betrouwbare eerstelijnshulp. Nadat de werknemer een prompt heeft ingegeven, geeft Microsoft Copilot binnen enkele seconden een lijst van de voorwaarden waaraan de medewerker moet voldoen en bezorgt hij een overzicht met de mogelijke vervolgstappen.
Wanneer de medewerker op basis van de verkregen informatie aangeeft dat hij graag een aanvraag zou indienen, bezorgt Microsoft Copilot de benodigde documenten, brengt hij de leidinggevende op de hoogte en zet hij ten slotte de aanvraag in het HR-systeem.
Dankzij de toegang tot de beschikbare informatie op het internet, de integratie tussen de verschillende (HR-)systemen binnen het bedrijf en de vaardigheid om een slimme conversatie te voeren, kan deze aanvraag opgelost worden zonder tussenkomst van een HR-medewerker.
Microsoft Copilot als vertrouwenspersoon
Een medewerker geeft aan dat hij gepest wordt door zijn collega’s en vraagt aan Copilot hoe hij dit best kan oplossen. Omwille van de delicaatheid van het onderwerp en de nood aan persoonlijke begeleiding, valt dit niet onder zijn expertisegebied.
Net zoals in de vorige case heeft de Employee Service Agent toegang tot relevante bedrijfsinformatie en het internet. Op basis hiervan reikt hij proactief enkele tips aan om de werknemer met de situatie te helpen omgaan. Daarnaast bezorgt hij de contactgegevens van zijn verantwoordelijke HR-collega die de werknemer vanaf hier als vertrouwenspersoon kan bijstaan.
In dit geval kan er geen direct antwoord gegeven worden op de vraag van de medewerker, maar treedt Copilot op als eerstelijnsmedewerker. Op basis van de verkregen tips en contactgegevens weet de werknemer welke stappen hij zelf kan ondernemen en wie hij moet contacteren als hij behoefte heeft aan een vertrouwenspersoon.
Einde leasing van een bedrijfswagen
In tegenstelling tot de twee voorgaande cases is dit een eenvoudige case met een vraag en antwoord. Op basis van een ingegeven prompt van een medewerker geeft Copilot Search onmiddellijk een goed geformuleerd antwoord. Het antwoord is in dit geval gebaseerd op de beschikbare carpolicy op het SharePoint Intranet, maar kan in andere gevallen ook (gedeeltelijk) afkomstig zijn van het internet.
Bijvoorbeeld: Uit welke categorieën kan ik kiezen voor mijn volgende wagen? Wat is het voorziene budget en is het verplicht om een elektrische wagen te kiezen?
We haalden reeds aan dat de informatie in het antwoord afkomstig was van de Carpolicy op het SharePoint Intranet. Toch koos de werknemer ervoor om deze vraag te stellen aan Copilot. Misschien was de informatie niet goed vindbaar of nam het in verhouding te veel tijd in beslag om zelf op zoek te gaan. Dankzij Copilot werd een ticket bij een HR-medewerker vermeden en kon hij ondersteunen bij dit administratief werkje!
Toekomstmuziek
Het is inderdaad even wennen aan het idee dat een AI-assistent vandaag volwaardige taken van een HR-medewerker op zich kan nemen. Maar toekomstmuziek is het niet meer. Artificiële intelligentie doet vandaag in tal van sectoren zijn intrede om processen te vereenvoudigen en de productiviteit te verhogen. En zoals je ziet zijn er ook in de context van HR tal van toepassingen mogelijk. Het AI-tijdperk heeft het potentieel om de werknemerservaring te transformeren en staat dus bij veel bedrijven hoog op de agenda.
Voordelen voor HR Administrators
De Employee Selfservice Agent biedt aanzienlijke voordelen door de werklast van algemene HR-taken te verminderen, de efficiëntie en productiviteit te verhogen. Enkele toepassingen die we in bovenstaande use cases aanhaalden zijn:
- First-line support bij het verlenen van HR-informatie: Medewerkers ontvangen snel en accuraat antwoorden op hun vragen op basis van beschikbare bedrijfsinformatie en het internet.
- Proactief adviseur: Medewerkers ontvangen tips en advies over welke (vervolg)stappen ze kunnen ondernemen bij vragen of problemen.
- Vermindering van HR- en IT-tickets: Microsoft Copilot verlaagt het aantal HR- en IT-tickets, waardoor medewerkers minder last hebben van administratieve overlast en zich kunnen richten op andere, meer strategische taken.
Voordelen voor medewerkers
- Eén centrale plek voor antwoorden: Werknemers hoeven niet langer tussen verschillende systemen te navigeren om antwoorden te vinden. Of het nu gaat om productiviteitstools zoals M365, tijdsregistratie-applicaties of HR-systemen voor verlofaanvragen, alles is toegankelijk via één tool.
- Integratie van systemen voor taakuitvoering: Copilot verbindt verschillende systemen om taken uit te voeren. Waar voorheen meerdere systemen nodig waren voor bijvoorbeeld een verlofaanvraag, kan dit nu via één tool worden afgehandeld.
- Verhoogde efficiëntie: Er is geen menselijke tussenkomst van de HR-dienst meer nodig om informatie te verkrijgen of taken uit te voeren in verschillende systemen.
- Tijds- en kostenbesparing: Door relevante informatiebronnen te doorzoeken en vragen te beantwoorden, bespaart Copilot tijd die anders verloren zou gaan aan zoekopdrachten of interactie met HR-medewerkers.
Aan de slag met Copilot
Bij Spikes hebben we een volledige implementatiemethodologie uitgewerkt die bestaat uit drie fasen, elk gericht naar een specifiek doelpubliek binnen uw organisatie en met telkens verschillende acceleratoren voor een optimale inzet van de tool: Be Aware, Prepare en Drive Value.
Graag meer informatie (op maat)? Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!
