De ideale strategie is er één die eenvoudig is en toch de gewenste kwaliteit en volledigheid garandeert.
Bij Spikes kijken we samen met de klant welk scenario het beste past gezien het oude systeem en de informatie die er is opgeslagen. Enkele mogelijke scenario’s zijn:
- Een ‘Greenfield’ migratie: er is geen migratie van documenten, men begint met een schone lei en duidelijke afspraken op het nieuwe systeem
- Een gedeeltelijke migratie met het behoud van de oude fileshares of SharePoint omgeving. De rechten hiertoe worden aangepast naar ‘Alleen lezen’ zodat de informatie wel beschikbaar blijft voor opzoekwerk. Het kan interessant zijn om hierbij een (tijdelijke) oplossing te voorzien die het zoeken van informatie efficiënter maakt voor eindgebruikers.
- Een self-service mechanisme dat eindgebruikers in staat stelt zelf inhoud te migreren. De migratie kan zo door hen gepland en geleid worden. Er is open en transparante communicatie over wat er zal gebeuren.
Tijdens de transitie naar het nieuwe systeem of wanneer gekozen werd voor een gedeeltelijke migratie waarbij de fileshares beschikbaar blijven, kan het moeilijk zijn voor eindgebruikers om de inhoud die ze zoeken terug te vinden. Een uitbreiding van de normale zoekfuncties kan deze ervaring echter optimaliseren. Je kan bijvoorbeeld met behulp van Azure Search informatie over alle verschillende systemen heen beschikbaar maken vanop 1 centraal zoekcentrum. Daarboven kan met behulp van auto-tagging aangepaste weergave- en filtermogelijkheden worden aangeboden die de eindgebruiker helpen in de zoektocht.
Office 365 migraties kunnen met verschillende migratietools ondersteund worden. Microsoft biedt hiervoor zelf enkele tools aan. Daarnaast zijn er verscheidene third party aanbieders zoals AvePoint, RefreshIT, Sharegate, Mover,… die het migratieproces kunnen automatiseren. Voor het kiezen van de juiste tool kan je rekening houden met:
- Noodzaak naar content assessment van de sources
- Nood aan ondersteuning van gedeeltelijke migraties en filteren van content
- Self-service mogelijkheden voor eindgebruikers
- Verplaatsen van inhoud naar nieuwe informatiesystemen
- Noodzaak naar het mappen van entiteiten (VB: user identities, metadata, behoud van data)
- Migratiesnelheid vereisten
- Scripting
- Ingebouwde communicatie ondersteuning naar eindgebruikers.
Onze aanbeveling is dat men aan de start van een migratietraject niet standaard kiest voor een AS-IS migratie. Neem deze kans om nieuwe mogelijkheden van het nieuwe gekozen systeem te onderzoeken en na te gaan hoe deze migratie meerwaarde kan bieden voor zowel IT als eindgebruikers.
Sara Immegeers
Business Innovation Consultant
