7 zaken die je absoluut moet regelen vooraleer je met Power Platform in Teams start

Dit laatste is meer dan ooit relevant omdat de Power Platform documentatie van een ongeziene hoge kwaliteit is. En toch willen we meteen aan de slag, zonder documentatie te lezen, zeker omdat het zo gemakkelijk is: je kan letterlijk met een 10-tal klikken een Teams Power Apps app bouwen – en dan nog wel zonder Teams te verlaten.

In wat volgt, gaan we in op 7 tips die je – met of zonder eerst documentatie te raadplegen – zullen helpen om met minimale inspanningen maximaal resultaat behalen.

1 – Teams

Nieuwe technologie op de werkvloer introduceren vergt typisch heel wat inspanningen en het duurt vaak bijzonder lang vooraleer je van gehele adoptie kan spreken, laat staan van duidelijk meetbaar rendement van de gedane investeringen. Ook voor Teams gingen velen ervan uit dat er heel wat inspanningen nodig zouden zijn om iedereen aan boord te krijgen. Nu wat blijkt? Wel, allicht “dankzij” de pandemie blijkt dat het heel goed meevalt met die inspanningen. Jezelf en je collega’s zijn allemaal zonder veel aansturing ondertussen heel gewend geraakt om met behulp van Teams van thuis samen te werken – we sturen zelfs minder e-mails dan vroeger omdat we ontdekt hebben dat het ook anders kan, dankzij Teams.

De snelle adoptie van Teams zou je kunnen doen concluderen dat er verder geen inspanningen meer nodig zijn. En ook al is dat wel minstens een beetje waar, toch is er een opportuniteit om het resultaat te maximaliseren, veel vroeger dan je had durven dromen. Nu is het beste moment om je eindgebruikers proactief te benaderen met suggesties over hoe ze met Teams hun persoonlijke productieviteit kunnen verhogen en efficiënter kunnen samenwerken. Zo veranker je het succes en leg je het fundament voor een platform dat meer is dan louter een tool om te chatten en te vergaderen. Voor velen is er nog bijzonder veel te ontdekken, profiteer van de hefboom die je nu hebt, iedereen staat er meer dan ooit voor open.

2 – Beveiliging

Als we inderdaad Teams met z’n allen gaan gebruiken voor meer dan gewoon chatten en online vergaderen, en dus via Teams toegang gaan krijgen tot alle bedrijfsinformatie en -processen, dan kan het maar beter superveilig zijn.

Ook los van Teams als toegangspoort tot vertrouwelijke informatie is een verhoogde aandacht voor cybersecurity bijzonder actueel vandaag. De oplossing is gelukkig beschikbaar, en die heet meervoudige verificatie (MFA), vooral dan in combinatie met voorwaardelijke toegang.

3 – Kampioenen

Ook in jouw organisatie heb je allicht collega’s die graag als eerste nieuwe technologieën oppikken, vaak zelfs vroeger nog dan je IT-medewerkers. Het zijn kampioenen, de Teams-kampioenen zeg maar, de ideale collega’s om van dag één nauw te betrekken in het Power Platform adoptietraject om via Teams ook alle bedrijfsprocessen en -gegevens te ontsluiten. Je zal deze kampioenen hard nodig hebben want eens je Teams business apps lanceert zal het heel snel gaan. Dus maak er werk van: identificeer je kampioenen, zorg ervoor dat ze zo snel mogelijk aan een “Power App in a Day” workshop kunnen deelnemen, laat ze mee nadenken over de toepassingen, en vooral: beloon hun inspanningen – behandel ze als echte kampioenen.

4 – Excutive Sponsorship

Excutive sponsor, het is een chique benaming voor iemand in je senior managementteam die bereid is zijn nek uit te steken voor je project. Je zal ook hem of haar nodig hebben. Bij aanvang niet alleen om budgetten vrij te maken, wel vooral om er voor te zorgen dat iedereen in de organisatie begrijpt “waarom“ je project zo belangrijk is en meehelpt iedereen aan boord te houden, onder andere door zijn of haar gezag en invloed te gebruiken om andere belanghebbenden in sleutelposities medesponsor te maken.

5 – Team samenstellen

Naast de kampioenen en executive sponsor, is het belangrijk dat je start met een klein team van mensen die goed met elkaar kunnen samenwerken en verschillende rollen, vaardigheden en ervaringen hebben. In een eerste fase zal je met minimum twee collega’s beginnen: één iemand van het IT-team en één iemand met kennis van het bedrijf en de klanten. In een latere fase wil je er misschien een professionele ontwikkelaar bijhalen en mensen met gespecialiseerde kennis van een bepaald proces of taak, evenals mensen met ontwerp- en creatieve vaardigheden.

6 – Definieer succes en proces

Gebruik de eerste bijeenkomsten van je team om ideeën uit te wisselen, overeen te komen wat je precies wil bereiken, op korte en vooral op lange termijn, waarom je het wil bereiken, hoe het bijdraagt tot het algemene succes van je organisatie, en hoe je die bijdrage tot het succes zal meten. Wat je vooral niet wil doen, of toch minstens lang genoeg wil uitstellen, is onmiddellijk iets bouwen.  

Even belangrijk is dat je een proces vastlegt met korte iteraties van maximaal drie of bij voorkeur eerder twee weken, waarbij je continue bewaakt dat je op de juiste weg blijft om het langetermijndoel te bereiken, en zo nodig snel bijstuurt zonder al te veel middelen verloren te laten gaan.

7– Digitale vangrails

Toen Microsoft in 2001 SharePoint lanceerde werd het razendsnel door heel veel organisaties wereldwijd omarmd, en in die zin kon je van een groot succes spreken. Er doken echter ook snel problemen op die konden teruggebracht worden tot het ontbreken van goed bestuur; lees: governance.

Microsoft heeft hier duidelijk zijn lessen uit getrokken en heeft in de fundamenten van het Power Platform centrale monitoring en centrale beleidshandhaving voorzien om zo bijvoorbeeld datalekken te voorkomen.

Een van je allereerste taken is deze digitale vangrails te activeren op maat van je organisatie.

Heb je uitdagende projecten of wens je versneld de interne competenties op te schalen ?  Laat je dan professioneel begeleiden.  De specialisten van Spikes staan klaar om best-practices te delen en je hierin maximaal te ondersteunen.