7 valkuilen bij Microsoft Teams en Power Platform

Starten met Teams business apps op basis het Power Platform biedt de kans om tal van “best practices” te introduceren in je organisatie die essentieel zijn voor een succesvolle uitrol van het Power Platform (via Teams) en bovendien ten goede komen aan de organisatie in tal van andere domeinen.

In wat volgt lichten we 7 best practices toe die je absoluut zal willen omarmen en het beste nieuws is dat het niet alleen een sleutel is tot succesvolle adoptie van Teams business apps maar bovendien een katalysator voor algehele digitale transformatie.

1 – IDEA

Het Power Platform stelt iedereen in staat, en sneller dan ooit, business apps te bouwen.  En sinds Microsoft het Power Platform heeft geïntegreerd in Teams zullen weldra velen zonder sturing (lees: bottom-up) de mogelijkheden ontdekken en meteen aan de slag willen gaan. Dat is uiteraard goed want we hebben met z’n allen dringend tal van moderne apps nodig om iedereen in onze organisatie op de sneltrein naar een succesvolle datagedreven toekomst te krijgen.

Om maximaal resultaat te realiseren is het best om de beleidsmakers (lees: top-down) van in het begin te betrekken. Om dit meteen goed aan te pakken kan je het “IDEA framework” benutten, de basis van de Microsoft Catalyst-aanpak. IDEA is een afkorting voor “Inspire”, “Design”, “Empower” en “Achieve”. In essentie komt het erop neer dat je niet zomaar meteen apps begint te bouwen, dat wil je pas in de “Achieve” fase zien gebeuren. Voorafgaand aan de “Achieve” fase wil je vooral eerst de tijd nemen om met een multidisciplinair team na te denken over wat je precies wil bereiken, initiële keuzes maken en eerste eenvoudige ontwerpen uitwerken waarmee je meer beleidsmakers kan inspireren.  Zo ben je dan pas goed voorbereid om anderen in de organisatie te ondersteunen om zelfredzaam over te gaan naar de “Achieve” fase.

2 – Agile & Scrum

Een heel gekende, maar nog altijd veelvoorkomende valkuil bij softwareontwikkeling (in het algemeen) is het gebruik van de klassieke watervalmethode, gekenmerkt door grondige analyse- en ontwerpfases waarbij zowel de vereisten als de technisch uitwerking vooraf gedetailleerd wordt vastgelegd in uitgebreide documentatie waarvan niet meer wordt afgeweken tijdens de ontwikkeling.

Terwijl de watervalmethode zeker zijn verdiensten heeft, is een Agile-aanpak, in bijzonder de Scrum-methode, de betere keuze voor het ontwikkelen van business apps op basis het Power Platform. Agile-methoden worden gekenmerkt door korte overzichtelijke iteraties waarbij er telkens een bruikbaar resultaat wordt opgeleverd en snel bijgestuurd kan worden op basis van gebruikersfeedback.

Bijkomende voordeel van de Scrum-methode te volgen bij het ontwikkelen van Teams apps is dat alle betrokkenen de werkwijze ook zullen willen gaan toepassen in andere domeinen.

3 – DevOps

Als gevolg van het toepassen van de Scrum-methode zal je continu en aansluitend nieuwe versies opleveren.  En dat is wat we vandaag met z’n allen ook meer en meer verwachten. Het gevaar hierbij is dat er ook gemakkelijk fouten worden gemaakt. Veel van die fouten kunnen voorkomen worden door het proces zo veel mogelijk te automatiseren om op die manier menselijke fouten te reduceren. Dit kan bereikt worden door technieken toe te passen die vooral gekend zijn onder de noemer DevOps.

Starten met Power Apps in Teams biedt de kans om meteen ook DevOps-technieken te adopteren.

4 – Meer dan Power Apps

Power Platform is veel meer dan alleen Power Apps. Naast Power Apps heb je ook Power Automate, AI Builder, Dataverse, Power Virtual Agents en Power BI. De kracht van het Power Platform zit vooral in de combinatie van alle onderdelen samen en de integratie met alles wat je daarnaast al hebt, namelijk de talrijke Office 365 diensten, in het bijzonder Teams en SharePoint en de vele andere Microsoft 365 en Azure diensten zoals bijvoorbeeld Azure SQL databases.

Starten met Power Apps in Teams biedt de kans om meteen ook het rendement van investeringen uit het verleden te verhogen.

5 – Licentie optimalisatie

Dankzij de integratie van het Power Platform in Teams kan je zonder bijkomende licentiekosten meteen starten en met weinig inspanningen onmiddellijk bruikbare oplossingen bouwen die de persoonlijke productiviteit en de samenwerking in Teams verbeteren.

Om het volle potentieel van de integratie van het Power Platform in Teams te realiseren, meer bepaald voor het uitwerken van complexere scenario’s, zal je een bijkomende Power Apps per toepassing of gebruiker nodig hebben. Weten wanneer dit nodig is, vereist enige kennis van het licentiemodel.

Het is enerzijds een valkuil om te snel te kiezen voor oplossingen die onnodige bijkomende licentiekosten met zich meebrengen en het is anderzijds een opportuniteit om het volle potentieel te realiseren met de bedoeling de totale kost van het gehele IT platform te optimaliseren.

6 – Best practices

Een Teams app bouwen met Power Apps is uiterst eenvoudig. Zo eenvoudig dat je snel zonder veel documentatie te raadplegen of begeleiding van start zal willen gaan en dat is meteen ook een valkuil.

Goede interfaces bouwen vraagt tijd en ervaring, denk hierbij bijvoorbeeld aan de “responsiveness” van je apps, dat is ervoor zorgen dat je apps er even goed uitzien standalone als wanneer ze geïntegreerd vanuit Team worden gebruikt. Ook de samenhang tussen de verschillende apps is cruciaal voor een brede adoptie, denk hierbij bijvoorbeeld aan consistente branding, navigatie en look & feel.

We weten het allemaal: een eerste indruk maak je maar één keer. Zorg ervoor dat je apps meteen een goede indruk maken, en kijk hoe anderen het gedaan hebben, laat je begeleiden en vooral begeleid je collega’s bij het bouwen van hun apps.

7– Center of Excellence

Kenmerkend voor alle organisaties die het Power Platform hebben geïntroduceerd, is dat het nooit bij één enkele toepassing blijft – en dat is een understatement. Je zal al heel snel tientallen toepassingen hebben, elk met hun eigen datastructuren, koppelingen en aanpakken. Als je niet oplet, zal je snel controle verliezen, Power Apps zal snel zijn eigen leven leiden in je organisatie, denk hierbij aan spaghetticode, en dat wil je natuurlijk niet.

Wat je wel wil, is centrale controle, interne standaarden die iedereen begrijpt en volgt, code die hergebruikt wordt, en vooral code die goed gedocumenteerd is en waarvan de levenscyclus (lees: versiecontrole) professioneel beheerd wordt.

Kortom: je wil van dag één meteen ook een “Center of Excellence” inrichten, dit niet doen is ontegensprekelijk de meest fatale valkuil van al.

Heb je uitdagende projecten of wens je versneld de interne competenties op te schalen ?  Laat je dan professioneel begeleiden.  De specialisten van Spikes staan klaar om best-practices te delen om je hierin maximaal te ondersteunen.