Een goede oplossing om efficiënter te werken en de klant beter te bedienen hoeft niet altijd duur te zijn en lang te duren. Deze blogpost beschrijft een echte case van een bedrijf waarvan de sales afdeling op korte termijn grote stappen zette.
De uitdaging
De verkopers van Vertone, een bedrijf dat installaties levert voor opslag en transport van vloeistoffen in de voedingssector, werken hard. Zij zijn goed in hun job: verkopen. Maar wanneer er iets moet vastgelegd worden in CRM, dan zijn ze minder goed. Verkopers en ‘administratie’ komen niet zo goed overeen. Nochtans is een goede vastlegging van alle verkoopopportuniteiten en hun status belangrijk voor de opvolging en de forecasting, of zelfs voor de variabele verloning van de verkopers. Maar de Sales Manager stelde vast dat half-ingevulde of zelfs foute formulieren tot veel frustratie en miscommunicatie leidde tussen het verkoopteam, de interne verkoopadministratie en het management.
Waarom waren de verkopers zo slecht in het correct vastleggen van hun verkoopopportuniteiten?
Een dag in het leven van
De Sales Manager veronderstelde dat zijn verkopers ofwel lui waren wanneer het om administratie ging, ofwel gewoonweg slordig. Hij bevestigde graag het adagio “verkopers en administratie komen niet zo goed overeen”.
Daarom stelde de IT-leverancier van Vertone voor om eens een verkoper te volgen in zijn dagelijkse routine, om meer achtergrond te kennen over de slecht-ingevoerde CRM-informatie. Een business analyst van de IT-leverancier volgde een eerste verkoopster gedurende één dag. (Hij kon haar met moeite volgen, want de verkoopster was een hardwerkend persoon met verschillende afspraken op die dag.)
Tussen de bezoeken door had de verkoopster geen tijd om haar laptop te openen, CRM te starten en haar bezoekrapport in te vullen. Zij kon tussendoor enkel wat mails verwerken op haar smartphone.
En dus moest de verkoopster ’s avonds thuis nog haar administratieve taken uitvoeren. Dat nam echter zoveel tijd in beslag voor elke afspraak van de dag, dat zij dat zo snel mogelijk afhaspelde om bij haar familie te kunnen zijn. Zij vulde enkel de minimale informatie in, sloeg velden over om het een complex scherm met veel informatie dat voor haar relevant was. Kortom, het kostte haar gemiddeld 7 minuten per bezoek. Het was duidelijk waarom de ingevoerde informatie onvolledig en soms fout was.
Er was dringend een oplossing nodig die het mogelijk maakte dat de verkopers en verkoopsters hun bezoekverslagen sneller konden invullen, en bij voorkeur ook tijdens de dag i.pl.v. ’s avonds.
De ideeën
Er werd een klein team gevormd met een verkoper die het verkoopteam vertegenwoordigde, de business analyst, en een user experience designer. Ze wisselden ideeën over een ideale dag voor de verkopers: bezoek brengen aan klant of prospect, onmiddellijk daarna het bezoekrapport inbrengen, of tijdens de middag bij het eten van een sandwich, en dan naar het volgende bezoek. De moeilijkheid daarbij was dat de verkoper meestal niet de kans had om zijn laptop te openen, CRM te starten, etc. Het was dus duidelijk dat het bezoekrapport best met een smartphone kon worden ingegeven.
De Sales Manager schrok van het voorstel: een app voor smartphones? Dat is toch duur? En niet veilig (het ging tenslotte om gevoelige commerciële informatie)? En moeilijk te beheren? (Hij had duidelijk met de IT-manager gesproken.)
De keuze en het ontwerp
Gelukkig kende de IT-leverancier PowerApps; een nieuw en krachtig tool waarmee snel en gemakkelijk apps kunnen worden ontwikkeld o.b.v. bestaande systemen (zoals CRM), en die apps kunnen worden verdeeld naar de smartphones van de verkopers. PowerApps maakte bovendien deel uit van de Office 365-licenties die Vertone al bezat.
Nadat ook de IT-manager was overtuigd van het uitgangspunt, zette hetzelfde team zich opnieuw samen voor een oplossing. Met hun drieën werkten ze in één namiddag een oplossing uit aan een white board: ze bepaalden welke gegevens uit CRM relevant waren, ze beschreven in welke volgorde de verkoper de informatie best invulde, en ze keken ook naar de informatie die de verkoper moest kunnen raadplegen tijdens de dag, vóór elk bezoek.
De ontwikkeling van de app: een kleine stap
Daarmee was alle informatie beschikbaar om de app te ontwikkelen. Alhoewel, ‘ontwikkelen’ is een groot woord voor het gemak waarmee een app kan worden gebouwd met PowerApps.
Om te beginnen moet er een koppeling worden opgezet met CRM. Maar omdat PowerApps standaard koppelingen heeft met de meest-gangbare applicaties (SAP, SalesForce, Dynamics CRM, etc.), is dit een zeer eenvoudige stap. In het geval van Vertone moest ook informatie uit SharePoint worden getoond. Maar ook dat was geen probleem.
Op basis van de CRM- en SharePointdata werden vervolgens de inputformulieren gemaakt zoals die aan het white board waren ontworpen, samen met de verkoper.
In sommige gevallen was het nodig om foto’s toe te voegen aan het bezoekrapport, dus werd die optie ook toegevoegd met PowerApps.
In geen tijd was de app klaar.
Test en feedback
De app werd onmiddellijk in handen gegeven van 2 verkopers en een verkoopster, die er de baan mee opgingen. Het resultaat was fenomenaal: de bezoekrapporten waren al ingevuld nog voor de verkopers terug thuis waren, de kwaliteit van de gegevens was perfect, en de verkopers waren bovendien superenthousiast!
Uitrol en succes
Na overleg met IT werd de uitrol van de app naar alle smartphones van de verkopers gepland en uitgevoerd, en binnen enkele dagen gingen alle verkopers ermee aan de slag.
Al na 2 weken zag de Sales Manager het verschil: duidelijker rapportering, correctere cijfers, en bovenal: overal gelukkige gezichten.
Aanpak voor jouw ‘gelukkig’ Sales Team
Wil jij je verkoopteam ook gelukkig maken en tegelijkertijd de resultaten verbeteren: neem dan nu contact op met Spikes.
