Bel met Microsoft Teams om tijd te winnen als kmo

Werk efficiënt met Microsoft Teams als eenvoudig en flexibel telefoniesysteem waarmee je direct kan zien wie er beschikbaar is, snel kan doorschakelen of zelfs de receptie kan bemannen, ook bij telewerk.

Waar is de tijd?
Ik kijk licht nostalgisch toe hoe de secretaresse de nieuwe telefoonlijst afprint en naar de lamineermachine wandelt. Mark, de nieuwe collega, is net aan zijn eerste dag op kantoor begonnen. Alles is netjes voorbereid. Zijn naam is toegevoegd aan de telefooncentrale, er werd hem een telefoonnummer toegekend en de telefoon staat klaar op zijn bureau, netjes ingelogd met de juiste extensie. Nicole, de sympathieke secretaresse, zet de puntjes op de i en plastificieert zorgvuldig de nieuwe telefoonlijst.

Door al dat telewerken zou ik bijna vergeten dat het er in veel bedrijven zo nog aan toegaat. Dat er receptionistes naar kantoor moeten komen om het receptienummer te bemannen. Dat er medewerkers vergeefs gesprekken proberen door te schakelen aan collega’s die niet bereikbaar zijn. Dat klanten minutenlang -het lijken uren- moeten wachten voor ze iemand aan de lijn krijgen. De verkeerde persoon, zo blijkt. En of ze nog even geduld willen hebben. En dat er telefoonlijsten met verkorte nummers op bureaus liggen. In deze COVID tijden is er meer dan ooit nood aan een eenvoudig en flexibel telefoniesysteem. Een systeem waarmee je eenvoudig kan zien wie er al dan niet beschikbaar is, makkelijk door kan schakelen, eenvoudig de receptie kan bemannen, ook bij telewerken. Na enkele succesvolle ervaringen bij kmo’s uit verschillende sectoren, ben ik ervan overtuigd dat heel veel bedrijven veel tijd kunnen winnen door te bellen met Microsoft Teams. En wel om deze 5 redenen.

In 1 oogopslag zie je wie er beschikbaar is.
Doordat Teams automatisch verbindt met je Outlook agenda, weet je onmiddellijk of je collega beschikbaar, bezet, in een vergadering of offline is. Zo weet je meteen of je hem of haar al dan niet kan bereiken.
Doorschakelen in enkele muisklikken.
Vanuit Teams kan je eenvoudig en snel doorschakelen naar een collega. Stel, je ontvangt een telefoontje en een klant vraagt of hij je collega Bert mag spreken. Aan de hand van de status van Bert zie onmiddellijk of hij beschikbaar is. Als dit niet het geval is, neem je een boodschap aan en kan je dit snel noteren in een Teams chat. Als dat wel het geval is, kan je via chat of via de belfunctie in Teams, checken of Bert de persoon aan de lijn op dat moment te woord kan en wil staan. Als dat het geval is, is doorschakelen nog een kwestie van 1 klik met de muis.
Eenvoudig receptie bemannen, ook bij telewerken.
Via enkele clicks maak je jezelf lid van de receptiegroep, zodat je telefoons van de receptie ontvangt. Dit kan ook gebruikt worden in de support, om bijvoorbeeld calls voor een support afdeling te behandelen.
Teams, meer dan chatten en vergaderen.
Als gevolg van de COVID pandemie zijn we versneld met Teams gaan samenwerken, van thuis uit. We vinden het allemaal heel normaal vandaag om met elkaar te chatten, bestanden uit te wisselen en te video vergaderen – allemaal met Teams. Teams is voor velen stilaan het nieuwe Outlook geworden. Aan de lijst van mogelijkheden wordt nu ook bellen naar vaste lijnen en gsm-nummers toegevoegd. Allemaal vanuit de bekende Teams applicatie. Bellen kan op verschillende manieren met een enkele muisklik: vanuit je contacten in Teams, door te klikken op een telefoonnummer in een e-mail, via je contacten in Outlook, door te klikken op een telefoonnummer die je vindt op een website …
Tijdens het bellen kan je gewoon met je twee handen blijven typen.
Geen getokkel meer met alleen die rechterhand, geen telefoonhoorns geklemd tussen oor en schouder… Je headset is immers telefoontoestel van dienst, zodat je eenvoudig notities kan nemen tijdens het bellen.

Dus ik stel voor dat we allemaal stoppen met tijd verliezen en die oude telefoons vervangen door een flexibeler, toekomstgericht alternatief. Teams is de toekomst. Gelamineerde telefoonlijsten zijn passé. En lang leve het telewerken, want misschien heb ik straks nog even tijd om met mijn lamineertoestel naar het containerpark te rijden. Al is het maar om een statement te maken.