De juiste informatie op het juiste moment

Wie na een vakantie al eens tijd moet reserveren om de mailbox te doorploeteren, weet hoe het voelt om een overvloed aan informatie te krijgen. Je zou kunnen denken: “Waar komen ze nu mee af”, want Corona houdt ons momenteel dichter bij huis dan we zouden willen. Helaas hoeven we het zelfs niet eens zo ver te zoeken. Ongestoord werken is immers een luxe geworden. Om de haverklap worden we getriggerd door informatie: een berichtje op je GSM, een nieuwe mail, ganse dagen in meetings, … en ondertussen stroomt het werk binnen.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat heel wat organisaties te kampen hebben met informatie-moeheid en dat kan nare gevolgen hebben: werknemers zijn zich niet bewust van de laatste nieuwe informatie, maken verkeerde inschattingen of beslissingen of verliezen onnodig veel tijd met het opzoeken van de juiste informatie.

De oplossing ligt in het toepassen van het oeroude (voor een IT’er althans) Just In Time concept uit de supply & demand chain wereld en het te vertalen naar een moderne informatiestrategie.

Deze blog bestaat uit een reeks van 4 artikels waarin we aan de hand van voorbeelden en concrete realisaties de voordelen van contextualisatie toelichten. Moderne technieken maken het immers mogelijk de juiste informatie op het juiste moment tot bij de juiste persoon te krijgen en de weg daarnaartoe is niet langer fictie!

• Deel 1 – Hoe beginnen?
• Deel 2 – Een uitgebreid menu
• Deel 3 – De persoonlijke Touch
• Deel 4 – Een vleugje context 

Hoe beginnen?

Je bent je bewust van het feit dat je organisatie gerichter en meer op maat van de medewerkers informatie zou moeten aanreiken om zo een grotere impact te hebben en een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlenging na te streven. Dan komt natuurlijk de vraag: “En nu?”. 

De eerste essentiële stap is het scheppen van orde in de chaos. De informatie die je gericht wenst aan te reiken, te structureren en een informatiearchitectuur uit te werken.

Je kan informatie pas gericht aanbieden als je ook weet wat je voor handen hebt. Zo had één van onze klanten toegang tot heel wat research papers. Een grote, steeds groeiende set aan waardevolle documenten, uitermate interessant voor de R&D afdeling, maar helaas zonder enige vorm van structuur. Op een gedeelde drive werden ze aangeboden als één grote set documenten waar ‘een kat haar jongen niet in kan terugvinden’.

Door de informatie slim op te delen kan deze ook gerichter aangeleverd worden. Niet iedere onderzoeker werkt immers op hetzelfde kennisdomein of is geïnteresseerd in research rond bepaalde markten. Het komt er m.a.w. op aan om de juiste criteria te vinden die bepalen of informatie relevant is of niet voor de informatiezoeker.

Hoe logisch en eenvoudig het ook klinkt, deze stap vereist in het slechtste geval manueel werk en in het beste geval wat spitstechnologie om je uit de nood te helpen. Je kan immers deze classificatie zelf manueel doorvoeren voor elk document, maar vaak is er zoveel informatie dat deze taak dan ook niet te overzien is.

Maar niet getreurd, technologie (en Spikes) komen je hier graag ter hulp gesneld. De wondere technieken uit de wereld van de Artificiële Intelligentie zijn tegenwoordig heel toegankelijk, snel inzetbaar en bovendien beschikbaar aan een lage kost!

Heb je bijvoorbeeld een Microsoft 365 omgeving dan is de laatste nieuwe SharePoint Syntex in staat om je documenten automatisch te classificeren en kan je bovendien informatie uit het document ophalen en toevoegen als tag.