Het terugvinden van informatie hoeft geen lijdensweg te zijn. Het eenvoudig kunnen terugvinden van de juiste informatie, op het juiste moment, voor de juiste persoon is het eindresultaat waar we naar streven. Of het nu gaat over gebruikers die exact weten wat ze zoeken, of over gebruikers die niet zeker zijn over wat ze zoeken, maar weten dat het bestaat. In beide gevallen kunnen er frustraties ontstaan.
Verschillen in zoekmechanismen
Binnen Microsoft 365 zijn er verschillende zoekmechanismen beschikbaar. Elk met hun eigen sterktes en werkpunten. Door te begrijpen hoe deze zoekmechanismen werken is het makkelijker om een betere inschatting te maken welke geschikt is voor een bepaald scenario.
Het bekendste en waarschijnlijk meest gebruikte zoekmechanisme binnen Microsoft 365 is SharePoint Search. Zoals de naam doet vermoeden zoekt dit mechanisme voornamelijk in SharePoint locaties en is het eenvoudig aan te passen om relevant te kunnen zijn in verschillende scenario’s.
Maar wist je ook dat er zowel een klassieke als een moderne search is? En dat resultaten beïnvloed worden door properties die aan documenten gekoppeld zijn? Zo zien we bijvoorbeeld bij onze klanten dat het zoek-algoritme meer waarde hecht aan de titel van een document dan aan de naam. Hierdoor kan het dus voorkomen dat documenten waar de zoekterm in de naam van het document staat, lager in de lijst van resultaten staat dan een document waar de zoekterm niet in de naam staat. Als eindgebruiker is dit moeilijk te vatten, wat nog maar eens het belang van een goed ingerichte search bewijst.
Naast de SharePoint Search wordt ook de Microsoft Search gebruikt binnen M365. Vanop de landingspagina van de Office 365 portal tot in het startscherm in Windows, allen gebruiken achterliggende de Microsoft Search. Vanuit organisatorisch standpunt kan dit eenvoudig beheerd en uitgebreid worden via het admin portaal. Informatie onttrekken uit het platform om in een custom applicatie te visualiseren? Geen probleem: de Microsoft Search is beschikbaar via de Graph API wat tal van mogelijkheden biedt.
Gaan deze zoekoplossingen nog niet ver genoeg? Horen er nog andere platformen of locaties geïntegreerd te worden of wil je eigen intelligentie toevoegen? Azure Search biedt hiervoor een oplossing. Met deze keuzes, mogelijkheden en beslissingen willen we eindgebruikers uiteraard ontlasten. Voor hen hoort het duidelijk te zijn wat, waar, wanneer en hoe teruggevonden kan worden, en dit zo eenvoudig mogelijk. Ook rond search hoort dus een governance gedefinieerd te worden.
Verschillende opslaglocaties
Bedrijfsdata bevindt zich vaak op verschillende locaties, platformen of systemen waardoor het een uitdaging kan zijn om informatie terug te vinden. Denk aan de klassieke file share, SharePoint online, SharePoint on-premises, Azure of enterprise systemen zoals ERP of CRM. Hierdoor is het voor eindgebruikers niet altijd even duidelijk welke informatie waar opgeslagen staat, wat het zoeken moeilijk maakt. Zowel vanuit IT perspectief, als vanuit eindgebruikersperspectief is dit een uitdaging die getackeld hoort te worden om mensen binnen de organisatie sneller én makkelijker hun informatie terug te laten vinden.
Te veel zoekresultaten
De kans is groot dat er gigantisch veel data en mogelijks zelfs dubbele data beschikbaar is.. Zo zien we vaak een doc v1, doc v2, doc final en doc final final terugkomen. Niet alleen de dubbele data maar ook de grote hoeveelheid aan data kan voor de gebruiker die op zoek is naar één specifiek document een struikelblok vormen. Zelfs na het toepassen van filters en het vernauwen van de scope en zoekresultaten kan dit voorvallen waardoor een eindgebruiker het bos niet meer door de bomen ziet. Door de resultaten en uitkomsten kort te analyseren kan deze frustratie relatief eenvoudig beperkt worden door de juiste technieken toe te passen op het zoekmechanisme. Iets wat niet altijd veel tijd kost, maar wel hoort te gebeuren.
Onvoldoende ondersteuning naar de eindgebruikers
Het ondersteunen van de eindgebruikers kan door hen op te leiden en uit te leggen hoe dat er gezocht hoort te worden, met welke applicatie en wat de functionaliteiten zijn. Een evidentie wat heel logisch klinkt en wat we dan ook aanraden en voorzien bij onze klanten.
Gebruikers kunnen ook ondersteund worden door enkele slimme ingrepen te doen in het algoritme. Denk aan het toevoegen van synoniemen, meertaligheid te voorzien, best bets in te stellen, enzovoort. Ook merken we dat de visuele weergave van de zoekresultaten een enorm verschil kunnen maken. Wanneer er een document teruggevonden hoort te worden kan een preview een gigantische hulp zijn. Wanneer er verwacht wordt meerdere resultaten terug te vinden kan het nuttig zijn om dit in tabelvorm te gieten. Verwachten we een persoon als resultaat, zoals in een “wie is wie”? Laat ons dat visueel maken door een foto te tonen, samen met de contactgegevens van de persoon. De uitdaging bestaat erin om voor de verschillende scenario’s die er zijn, een gepaste oplossing te voorzien om gebruikers het zo eenvoudig mogelijk te maken om de informatie die ze zoeken terug te laten vinden.
Eindgebruikers zijn vertrouwd met Google
Een vaak gehoord argument is dat Google supersnel, super goed, en super accuraat de juiste resultaten oplevert. Zelfs als er een typfout wordt gemaakt, geeft Google vaak het correcte resultaat op de eerste pagina. Een statement dat moeilijk te ontkrachten is. Google heeft dan ook toegang tot gigantisch veel data die hen inzichten oplevert in wie wat wanneer zoekt, wat ze kunnen gebruiken om hun algoritme te verbeteren. Iets waar in een bedrijfscontext vaak veel minder inzichten beschikbaar van zijn, en waarbij het algoritme op een andere manier werkt. De vraag die hier beantwoord hoort te worden is: hoe belangrijk wordt search binnen jouw bedrijf gemaakt? De oplossing hoeft niet altijd complex te zijn waardoor kleine aanpassingen een grote meerwaarde kunnen betekenen voor de eindgebruikers. Ook Microsoft zelf is hier stappen aan het ondernemen om de gebruikers ervaring te verbeteren.
Bijsturen van het zoekmechanisme
Een goede search oplossing neerzetten is één. Een goede search oplossing neerzetten die, door de jaren heen, relevant blijft is een ander. De content ,waarnaar gezocht wordt, verandert, de locatie van waar informatie staat, verandert, de personen veranderen,… In vele gevallen kan er niet hetzelfde gezegd worden over de inrichting van het zoekmechanisme. Dit werd ooit flexibel opgezet maar er werd nooit meer naar teruggekeken. Dit kan ervoor zorgen dat een zoekoplossing na verloop van tijd minder correcte resultaten oplevert dan bij de lancering. Wist je dat in 2020 het Google zoek-algoritme 4500 keer werd aangepast?
Niet de juiste informatie terugvinden
Binnen de Microsoft 365 omgeving is alle informatie die teruggevonden wordt met een zoekmechanisme afgetoetst aan de toegangen die de ingelogde gebruiker heeft. Een gebruiker zal dus nooit informatie terugvinden waartoe hij/zij geen toegang tot heeft. Andersom geldt dit uiteraard ook: informatie waar een gebruiker al dan niet foutief toegang tot heeft, kan ook teruggevonden worden.
Dit kan vervelende situaties opleveren waarbij een gebruiker gevoelige informatie ziet, waartoe dat de persoon niet wist dat hij/zij toegang had. In beide gevallen resulteert dit in een eindgebruiker die niet de informatie terugvindt waarnaar hij/zij opzoek was. Het probleem hoort aangepakt te worden bij de bron, namelijk het correct instellen van de rechten en toegangen van de gebruikers.
Ontdek in aanstaand webinar ‘Efficiënt vinden in het Microsoft platform‘ hoe jij snel en accuraat informatie terugvindt en zo de samenwerkingsproductiviteit van je team verhoogt.
Rens Oosterbos
Project manager
Efficiënt vinden in het Microsoft-platform
Zorg voor een hogere samenwerkingsproductiviteit doordat jouw team sneller vindt wat het nodig heeft
