5 tinten mobiel grijs(*)

Mobiele devices zijn niet meer weg te denken uit ons privé-leven, en nemen ook in het bedrijfsleven snel aan belang. Hoe snel? En in welke mate? Deze blogpost beschrijft 5 niveau’s van mobiele integratie in de IT van een organisatie.

De zin of onzin van het gebruik van mobiele devices in uw organisatie kan alleen maar worden beoordeeld in functie van uw organisatiedoelstellingen. Heel algemeen gesteld, heeft elke organisatie in min of meerdere mate volgende doelstellingen:

Dus komt het erop aan om te kijken wat u wil realiseren, en hoe mobiele devices daarbij kunnen helpen.In de laatste paragraaf wordt nagegaan in welke mate elk niveau van mobiel gebruik bijdraagt tot één of meerdere organisatiedoelstellingen.

Tint 1: Mobiele e-mail en contacten

Niveau 1 van de mobiele-adoptieschaal bereikt u door uw bedrijfs-e-mail open te stellen voor mobiele devices (smartphones en tablets). Bijna alle organisaties hebben dit niveau bereikt, howel in sommige gevallen enkel voor een beperkt aantal medewerkers (b.v. enkel managementniveau).

Organisaties die hun mail server zelf beheren in hun datacenter, aarzelen het langste om medewerkers op afstand toegang te geven tot hun mails, omdat het een grote inspanning (en investering) vergt om dit op een veilige manier mogeklijk te maken.

Beveiliging is de belangrijkste bezorgdheid bij elke tint van mobiel grijs!

Maar indien dit de enige reden is waarom de organisatie deze stap niet zet, dan ontzegt ze daarmee haar medewerkers nodeloos de mogelijkheid om veel productiever te kunnen zijn. Daarbij mag niet worden vergeten dat deze ‘simpele’ stap het grootste effect zal hebben de tevredenheid van medewerkers!

Tip: de overschakeling naar Office 365, al was het alleen maar met Exchange Online, lost ook meteen deze eerste stap van mobiele toegang tot e-mail op een veilige en beheersbare manier op.

Tint 2: Mobiele toegang tot bestanden en documenten

Op niveau 2 van de schaal van mobiel grijs krijgen medewerkers toegang tot bedrijfsbestanden en –documenten met hun eigen mobiele device (smartphone of tablet). Hoe gemakkelijk of moeilijk dit niveau kan worden bereikt, hangt sterk af van de plaats waar de bestanden en documenten zich bevinden.

Ook hier geldt weer dat indien de informatie is opgeslagen op de interne servers van de organisaties, het op een veilige manier openstellen ervan voor de buitenwereld een moeilijke en kostelijke zaak is, waarvoor vele organisaties terugschrikken.

Ook wanneer de bestanden en documenten in een on-premise SharePoint zijn opgeslagen, zou die eerst toegankelijk moeten worden gemaakt van buiten de muren van de organisatie.

Er is echter een andere grote bedreiging voor organisaties die aarzelen om bedrijfsbestanden toegankelijk te maken voor mobiele devices: nml. de medewerkers van de organisatie. Want vele medewerkers die reeds in hun privéleven Dropbox, iCloud of OneDrive gebruiken, zullen gemakkelijk de stap zetten om ook hun bedrijfsbestanden daar te bewaren, zodat ze er van overal aankunnen. De organisatie kan dat niet tegenhouden, maar ziet op die manier wel een groot veiligheidslek ontstaan!

Tip: ook hier is Office 365, al was het alleen maar met OneDrive for Business, een oplossing om iedereen op een veilge en gecontroleerde manier toegang te verschaffen tot de bestanden en documenten van de organisatie.

Tint 3: Een mobiel virtueel werkblad

Een andere manier om medewerkers mobiele toegang te geven tot hun vertrouwde bedrijfsapplicaties en –gegevens, bestaat erin een om een virtueel werkblad in te voeren. Dat is een mechanisme waarmee een gebruiker kan inloggen op het netwerk van de organisatie vanop eender welke locatie en met bijna eender welk device.

Het spreekt vanzelf dat een een Smartphone niet dezelfde user experience geeft als een PC, maar in principe zou de gebruiker ook met zijn smartphone kunnen inloggen.

Microsoft heeft 2 technologieën om deze stap te kunnen zetten: Azure RemoteApp en Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Met VDI kunnen gebruikers op een veilige manier hun vertrouwde applicaties en bestanden gebruiken die in het datacenter van de organisatie staan. Azure RemoteApp maakt het mogelijk om de toepassingen van uw organisatie uit te voeren op een Windows Server in de Azure-cloud, waar ze eenvoudig kunnen worden geschaald en bijgewerkt. Gebruikers kunnen op afstand toegang krijgen tot hun toepassingen vanaf hun laptop, tablet of telefoon met internetverbinding.

Tint 4: Generieke mobiele apps

Terwijl in tinten 1-3 enklel bestaande informatie werd ontsloten voor mobiele toegang, is Tint 4 van een heel andere orde: met vanaf Tint 4 kan de gebruiker nieuwe dingen doen.

In niveau 4 van mobiele ondersteuning van medewerkers ontstaan totaal nieuwe mogelijkheden van werken, omdat hier gebruik wordt gemaakt van de specifieke kenmerken van de mobiele devices die niet bestaan met PC’s: foto’s nemen, geolocatie bepalen, schrijven op een aanraakscherm, etc.

Tint 4 gaat dus over het ontwerpen en bouwen van mobiele apps die gebruik maken van de kenmerken van de devices om taken mogelijk te maken die anders onmogelijk waren, zoals b.v. bij het melden van een schade een foto nemen, daarop aanduiden waar de schade zich juist bevindt, en dan met enkele categorieën aangeven waarover de schade juist gaat. En dat alles op de plaats waar de schade is ontstaan. Simpel. Het is niet meer nodig om eerst iets op een stukje papier te schrijven om dan op kantoor pas alles verder te verwerken.

De gemakkelijkste manier om te starten met dit soort apps, is door gebruik te maken van algemeen beschikbare apps, zopals b.v. Track My Mileage (om uw verreden kilometers op te volgen i.f.v. onkosten), BulldozAIR (voor het rapporteren van onvolkomenheden op een bouwwerf), Timesheet .Net (om gewerkte tijd te registreren bij interventies bij kjlanten b.v.) etc.

Het grootste nadeel daarvan is dat ze niet kunnen worden geïntegreerd met uw bestaande bedrijfsgegevens en –applicaties. Daarvoor moet u nog een stapje hoger gaan naar Tint 5.

Tint 5: Mobiele bedrijfsapps

Dit is het niveau van mobiele ondersteuning dat u finaal wil bereiken: bedrijfseigen, mobiele apps die netjes zijn geïntegreerd in uw bestaande back-end oplossingen en waarmee u bedrijfsgegevens rechtstreeks tot bij uw klanten en medewerkers kan brengen, wanneer ze die nodig hebben en, vooral, waar ze die nodig hebben.

Niveau 5 heeft de diepste tint grijs omdat dit soort mobiele apps de hoogste waarde creëert voor uw organisatie.

Mobiele bedrijfsapps wijzigen de manier waarop u opereert, omdat ze u mogelijkheden bieden die u voordien niet had.

Stel u voor dat uw klanten met hun eigen mobiele devices orders kunnen plaatsen die rechtstreeks in uw ordersysteem worden verwerkt, of dat uw field engineers op het einde van een interventie bij een klant, onmiddellijk hun verslag kunen opmaken en digitaal laten ondertekenen door de klant: dat levert pure tijdswinst op, verhoogt de kwaliteit en verbetert uw imago bij klanten en medewerkers.

En het stopt niet daar: door de mobiele apps te koppelen aan cloud services ontstaan mogelijkheden die tot nu toe onbereikbaar waren, zoals b.v. stemgestuurde commando’s of beeldherkenning.

Spikes bouwt krachtige apps die geïntegreerd worden met uw bestaande back-end-applicaties op basis van Azure services en op basis van K2 Appit, waarvan Spikes de eerste partner is in België.

Maar daarover meer in een afzonderlijke blogpost.

Afronding

Organisatieperspectief

Het is duidelijk dat niet alle tinten mobiel grijs op dezelfde manier bijdragen tot uw objectieven. Daarom loont het de moeite voor elke beslissingsnemer om de verschillende niveau’s van mobiele onbdersteuning te scoren t.o.v. zijn bedrijfsobjectieven. Zo’n scoringstabel zou er als volgt kunnen uitzien:

Dit is een goede manier om uw eerste mobiele kandidaattoepassingen te selecteren.

Technologisch perspectief

In de meeste gevallen wordt het invoeren van mobiele apps in de organisatie als te risicovol beschouwd omwille van beveiliging en beheersbaarheid. Microsoft heeft nochtans een allesomvattende reeks van tools om elke stap op de weg naar Tint 5 van mobiel grijs op een veilige en beheersbare manier te zetten. Een voorwaarde is wel dat de organisatie bereid is om in één beweging ook te evolueren naar een hybride cloud-en-onpremise IT-infrastructuur. Dat biedt namelijk de volgende voordelen:

Door meteen cloudinfrastructuur te gebruiken, hoeft de organisatie niet te investeren in extra servers en beveiligingsmechanismen
Clouddiensten zoals Office 365 bieden in één klap tinten 1 t.e.m. 3 en werken geïntegreerd met uw bestaande toepassingen in uw eigen datacenter (b.v. op gebied van gebruikersbeveiliging)
Identity Management en Rights Management zorgen ervoor dat enkel gerechtigde personen toegang krijgen, en dat u altijd controle houdt over uw bedrijfsgegevens, zelfs op devices die niet door de organisatie worden beheerd
Hulpmiddelen om het mobiele gebruik te monitoren en te beheren
en veel meer.

Met andere woorden