Celis & Liesse: zonder zorgen een krachtig, gedigitaliseerd notariaat

“Tot op de dag van vandaag zijn wij uiterst tevreden over Spikes,” zegt Chloë Faes, HR assistant en HR officer bij Celis, Celis & Liesse. Zij verzorgt de onboarding van nieuwe medewerkers en schiet collega’s met computerproblemen te hulp. “Ik heb niet extreem veel ICT-kennis, dus Spikes fungeert als mijn rechterhand. Wanneer mijn collega’s een scherm tekortkomen of kampen met een server-mankement, doe ik een beroep op Spikes, dat mij dan accurate ondersteuning biedt.”

Volgens Chloë is Spikes daar sterk in: “Het verzorgt à-la-minute-oplossingen en is daar heel creatief in. Daarnaast is Spikes een betrouwbare, mensgerichte, persoonlijke partner. Wij hebben met meerdere mensen van Spikes contact en zij boezemen ons allemaal vertrouwen in. Wij geloven hen niet alleen op hun woorden, maar ook op hun daden. Want zij maken hun beloftes waar. Daarnaast doen ze proactief voorstellen voor verbeteringen die ons kantoor echt ten goede komen. Kortom, Spikes helpt én houdt ons uit de brand!”

“Spikes geeft ons het gevoel dat wij de belangrijkste klant zijn”

Bij de migratie naar de cloud heeft Spikes gebruikgemaakt van Microsofts best practices. Chloë is daar blij mee, vooral omdat het een stukje ontzorging betekende: “Wij hebben van de migratie weinig gemerkt. We konden erop vertrouwen dat Spikes alles volgens de beste methodieken zou optimaliseren.”

In de dagelijkse praktijk merkt Chloë dat dit ook het geval is geweest — bijvoorbeeld op securitygebied: “We hebben nog altijd geen informatielek of cyberaanval te verduren gehad. Juist door het ontbreken van incidenten weet je dat het goed zit! Bovendien zijn we erg tevreden met de ondersteuning die Spikes biedt op software- en hardwarevlak. Elke week hebben we een meeting om te bespreken of er vanuit ons issues zijn die een dringende oplossing vereisen. Spikes volgt deze wekelijks op én houdt ons op de hoogte van de status van elk issue.”

Dit soepele communicatiesysteem valt bij Celis, Celis & Liesse in goede aarde: “De veelvuldige, duidelijke updates vanuit Spikes geven ons het gevoel dat wij voor hen de belangrijkste klant zijn. Dit wordt versterkt doordat Spikes zorgt dat wij steeds met dezelfde twee mensen te maken hebben: het voelt voor ons alsof Brecht en Valerie onderdeel uitmaken van ons kantoor! Natuurlijk weten we dat Spikes zich voor iedereen zo inzet. Maar het is prettig dat de consultants zich in ons inleven. Spikes begrijpt heel goed dat wij altijd verder moeten kunnen werken.”

“Onder notariskantoren behoren wij nu tot de toppers qua digitalisering”

Voor Celis, Celis & Liesse heeft Spikes gezorgd dat applicaties en devices middels End Point Management altijd zijn afgestemd op het individu. Dit werkt zó goed dat medewerkers van het notariskantoor hun weg naar Spikes inmiddels óók weten te vinden. “Wanneer de Spikes-consultant bij ons op kantoor is, klampen zij deze graag aan,” vertelt Chloë. “Ze komen op de consultant af als bijtjes op honing, want hun probleem wordt dan direct opgelost! En Spikes doet dat op een mensgerichte manier: wij worden heel goed op de hoogte gehouden totdat het euvel verholpen is.”

Hoewel het notariskantoor bijna dagelijks telefoontjes krijgt van partijen die een digitaliseringsoplossing bieden, peinst het er niet over om hierop in te gaan: “Ik kan hen vol zelfvertrouwen vertellen dat wij alles up-to-date hebben. Zeker onder notariskantoren behoren wij denk ik tot de toppers qua digitalisering — en dat is grotendeels toe te schrijven aan de inspanningen van Spikes.” 

Chloë legt uit dat Spikes twee elementen vlekkeloos heeft geïntegreerd: SDP-software (die specifiek voor notarissen bedoeld is) én Microsoft-oplossingen waarmee medewerkers samenwerken en zelfstandig werken op de werkplek. “Als er een issue is met SDP, dan neemt Spikes rechtstreeks contact op met de leverancier om de zaken af te stemmen. Zo hoeven wij niet met twee partijen te schakelen. Dat geeft veel gemoedsrust, vooral omdat ik het vakjargon niet beheers — als ik bijvoorbeeld een professionele uitleg krijg over een update, klinkt dat voor mij als een andere taal. Ik vind het dus fijn dat Spikes dit soort zaken onderling met SDP regelt. Spikes zorgt daarbij altijd dat wij zo min mogelijk gebruikshinder ervaren, bijvoorbeeld door voor te stellen om een update na vijf uur uit te voeren.”

“Spikes heeft gezorgd dat in- en uitdiensttreding geautomatiseerd verlopen”

Vanuit haar functie ervaart Chloë de resultaten van de samenwerking met Spikes uit eerste hand. Spikes heeft namelijk gezorgd dat de gehele in- en uitdiensttreding van medewerkers geautomatiseerd verloopt: “Zodra we een nieuwe medewerker hebben geworven, ontvangt deze via de digitale weg een contract van ons. Ik stuur een onboardingmail naar Spikes, waarin staat wie op welke datum bij ons aan de slag gaat. Spikes verzorgt de rest: de persoon in kwestie ontvangt een geconfigureerde laptop en ik krijg alle inloggegevens. Wanneer de nieuwe medewerker bij ons start, staat alles klaar: een device dat compleet gebruiksklaar is op een goed verzorgde werkplek. Zelfs aan de e-mailhandtekening is gedacht. Dat is echt een geruststelling!”

Bij een offboarding staat Celis, Celis & Liesse voor een keuze: de laptop in bewaring houden of inleveren. “Wij kiezen altijd voor de eerste optie. Spikes zorgt vervolgens voor out-of-office-instellingen in de mailbox. E-mails die gericht zijn aan de vertrokken medewerker, worden automatisch doorgestuurd naar collega’s. Na 30 dagen wordt het profiel afgesloten. Het proces verloopt dus zeer gestructureerd.”

“Wij staan nu sterk binnen de markt én kunnen meegroeien”

De modernisatieslag die Spikes heeft gerealiseerd geeft Chloë het gevoel dat het notariskantoor wendbaarder en toekomstbestendiger is: “Dat merkten we bijvoorbeeld toen de pandemie uitbrak. Via Spikes hadden we direct een laptop en inloggegevens, waardoor we uitermate vlot konden overstappen op thuiswerken. Het had niet beter kunnen verlopen. Maar ook op breder niveau blijkt dat de samenwerking met Spikes heeft gezorgd voor meer efficiëntie en gebruiksgemak. We leven in het digitale tijdperk en Spikes heeft alles op poten gezet om dit in ons voordeel te laten werken. De digitaliseringselementen zorgen dat wij sterk staan binnen de markt én kunnen meegroeien.”

Chloë zou Spikes dan ook zeker aanbevelen aan andere notariskantoren: “Eigenlijk wil ik Spikes stiekem een beetje voor onszelf houden. Maar dat laat natuurlijk alleen maar zien hoe tevreden ik ben met de resultaten en hoezeer ik een samenwerking met Spikes aanraad!”