De ultieme checklist voor je IT on- en offboarding proces

In onze vorige blog “5 struikelblokken bij het onboarden van nieuwe medewerkers” is het duidelijk geworden wat de gekende problemen zijn bij de start van het proces.

Maar hier stopt het niet natuurlijk, indien je deze struikelblokken aangepakt hebt dan moet je het ook nog correct kunnen uitvoeren in lijn met de wensen en de jobinhoud.

Voelt het ook voor jou alsof je verloren loopt in een woestijn wanneer je alle mogelijkheden en configuraties ziet? Want hoe kan je op een simpele, snelle en correcte manier het onboarden van je medewerkers tot een goed eind brengen? Hieronder een korte checklist die je toestaat de mazen van het net te ontwijken bij je IT on- en offboarding proces.

Breng op tijd je noden in kaart

IT omgevingen worden elke dag complexer mede doordat de mogelijkheden alsmaar groeien. Als je kijkt naar de technologieën die gebruikt worden binnen IT om een perfecte werkplek aan de medewerkers aan te bieden, dan zie je die als paddenstoelen uit de grond schieten. Zo hebben gebruikers meerder toestellen (laptop, tablets, …) en werken ze op verschillende plaatsen (kantoor, thuis, vakantie, …) zonder dat ze willen inboeten aan mogelijkheden. Hoe beheer je dat correct en wie kan wat? Welke technologieën? Was het nu een laptop, of moet ik een Windows 365 omgeving voorzien via Microsoft Endpoint Manager? Was het Azure Virtual Desktop of Citrix of simpele Azure IaaS? Alles kan natuurlijk, kortom zoveel mogelijkheden. Net daarom is het belangrijk om vooraf goed af te bakenen wat je precies wil bereiken en wat je hiervoor nodig hebt.

Zorg voor voldoende flexibiliteit

Medewerkers willen flexibiliteit hebben, willen op elk type toestel werken dat ze in hun handen krijgen. Ze moeten alle mogelijkheden krijgen waar ze ook zijn om hun job goed uit te voeren. Ben je zelf flexibel genoeg in je configuraties om dit mogelijk te maken? Kan het überhaupt wel? Gun jezelf en de gebruikers een flexibiliteit in configuratie en activatie van services. Kan je voldoen aan de flexibiliteitsnood?

Beheer je toegangen en data

Als IT afdeling is elke kleine fout mogelijks ook een potentieel beveiligingsprobleem. Misschien heeft iemand nu toegang tot data die niet bestemd is voor zijn/haar ogen. De mogelijkheid bestaat dan dat de medewerker opeens wel bestanden kan delen met anderen of applicaties kan gebruiken die niet toegankelijk zouden mogen zijn. Dit kan makkelijk gecontroleerd worden door een test-run te doen en zelf eens de stappen te overlopen die een startende werknemer zou moeten doen.

Stel gebruiksgemak voorop

De eindgebruiker wenst een gebruiksvriendelijke omgeving, maar hoe zit het met je eigen gebruiksgemak? Moet ik verbinden naar 10 verschillende omgevingen om alles gedaan te krijgen? Hoe doe ik dat op een geautomatiseerde manier? Dweilen met de kraan open is ook een methode maar zal vroeg of laat volledig fout lopen. Is het een gebruiksvriendelijke oplossing, zowel voor de eindgebruiker als de IT-er die het moet instellen en onderhouden?

Zorg voor een uitgebebreide controle-routine

Hoe verzeker je dat de correctheid van de onboarding gegarandeerd is? Werken de systemen wel? Heeft de gebruiker zijn licenties en correcte toegangen? Heb ik niks over het hoofd gezien? Is de procedure duidelijk (als die al bestond)? Heb ik het in alle systemen aangepast, op de correcte plaats? Was het AD, of moet dit in AzureAD? Welke groepen werden nu weer gebruikt of was het individueel?

Veel van bovenstaande uitdagingen doen ongetwijfeld een belletje rinkelen wanneer je aan je huidig IT onboarding proces denkt.

Bezorgt het jou ook veel stress, kopzorgen en vooral veel overbodig en additioneel werk? Je verliest hier immers veel tijd aan die je niet kan besteden aan de nuttige taken binnen je job.

Wat kan je hieraan doen? Hoe neem je dit best op? Welke technologieën gebruik je op de achtergrond?

Volg aanstaand webinar ‘Grip op het IT on- en offboarding proces’ en leer van ons hoe wij dit aanpakken en hoe we jou hierin kunnen ondersteunen.