Als COVID-19 één voordeel opgeleverd heeft dan is het wel dat we met z’n allen grote stappen vooruit gezet hebben in de digitalisatie van het samenwerken. Mensen, teams en bedrijven hebben – in een tijdspanne die in “normale tijden” ondenkbaar zou geweest zijn – leren samenwerken met behulp van allerhande digitale platformen (Skype, Teams, Zoom, etc.). Professioneel “chatten” is haast de norm geworden en digitaal vergaderen wordt als normaal beschouwd. In sneltempo zijn platformen gebouwd of geïmplementeerd die het mogelijk maken om content met mekaar te delen en erop samen te werken vanop elke plaats en op elk moment.
Elke innovatie en zeker een die voor een stuk opgelegd is door tijdsdruk is echter op een gegeven moment gebaat met een evaluatie.
Deze evaluatie en vooral het blijven nemen van stappen vooruit is noodzakelijk om niet in een dalende curve te komen wat betreft de meerwaarde van innovatie. Een evaluatie concretiseert vaststellingen, vragen en opmerkingen met betrekking tot samenwerken en maakt het mogelijk om gerichte acties te nemen ter verbetering van de processen. Enkele voorbeelden:
De digitale versnelling is natuurlijk een goede zaak maar we mogen niet negeren dat de nieuwe manier van samenwerken veel mensen in een isolement gebracht heeft die op zich weliswaar eerder het gevolg is van het moeten telewerken en niet van de technische vernieuwing als dusdanig. We hebben allemaal notie genomen van stijgende burn-outs en andere mentale en sociale problemen bij heel wat mensen.
Wat de technologie en de implementatie ervan betreft rijzen terechte bedenkingen:
- Is iedereen wel mee met deze technologie ?
- Kan de inrichting van de platformen waaronder Microsoft Teams beter gezien we ons tot nu gericht hebben op telewerk
- Verlopen onze vergaderingen vandaag efficiënter dan vroeger?
- Is het vinden van content soms nog moeilijker geworden dan vroeger gezien we naast de klassieke kanalen zoals Outlook, shared drives, SharePoint, OneDrive, etc. onze informatie nu ook nog op andere locaties zijn gaan plaatsen?
- Hoe kunnen we Microsoft 365 beter voor ons laten werken?
→ Hebben we de juiste Teams gemaakt?
→ Het overzicht van Teams en kanalen is niet altijd even duidelijk.
→ In hoeverre hebben we onze efficiëntiedoelstellingen gehaald?
→ Moeten we betere afspraken maken rond het delen van inhoud, houden van vergaderingen en waar we wat doen?
→ Ondanks dat we veel meer mogelijkheden hebben om transparant en integraal te communiceren binnen het team zien we toch nog veel mailverkeer “over en weer” tussen mensen. - En is onze data door de snelle “cloudificatie” nog veilig?
Kortom, er liggen heel wat opportuniteiten tot efficiëntieverbeteringen klaar om opgepikt te worden, maar hoe pakken we dit aan?
Moeten we als bedrijf terug naar een periode van tijdrovende analyses, bevragingen, workshops e.d. om verbetervoorstellen te distilleren? Of biedt de huidige technologie ons hulpmiddelen om in dit proces tijd te besparen? Het antwoord op deze laatste vraag is: JA.
Onder het motto “meten is weten” bieden de hedendaagse platformen allerhande cijfers aan die – mits juist geïnterpreteerd – bedrijven sneller en efficiënter de weg wijzen naar verbetering. Enkele voorbeelden van dergelijke analyses:
- Het zoekgedrag van mensen in kaart brengen
- Inzichten in het gebruik van de systemen
- Rapporten over data security
- User feedback
- Process dashboards
- Microsoft Viva insights
- Etc.
De whitepaper “Iedereen op Teams! Wat nu?” staat in het teken van de volgende stap in digitale samenwerking en hoe we met behulp van cijfers, statistieken en een slimme manier van interpretatie kunnen zorgen voor een snelle verhoging van efficiëntie van samenwerken met oog voor mentale gezondheid, well-being en medewerkers die met goesting, slimmer met elkaar samenwerken.
Tom Jacobs
Team Lead Business Innovation
Iedereen op Teams! Wat nu?
Hoe maximaliseer je de waarde van Teams voor jouw mensen? Een ‘best practices’-aanpak om elke dag opnieuw maximaal voordeel te halen uit Microsoft Teams…
