Kiezen is verliezen: mappen of metadata?

Wie denkt aan bestanden terugvinden, denkt aan mappen of metadata. Maar welke van deze twee opties werkt nu het best in de praktijk? Onze Office 365 Business consultant, Marijn, geeft vanuit zijn jarenlange ervaring een deskundige kijk op de kwestie Mappen vs. Metadata…

Wat zijn de sterktes van Metadata?
Jarenlang verkondigde Microsoft het metadata geloof: dat je met het maken van kolommen extra gegevens over je data kan meegeven. Die gegevens kan je dan gebruiken om je data te sorteren, filteren of groeperen in verschillende weergaves, zodat je op meer dan één manier kan kijken naar je informatie. Mappen doen niets anders dan informatie verbergen…
Deze overtuiging zien we nog steeds als we kijken naar nieuwigheden die Microsoft uitbrengt: de Lists app, die apart kwam te staan, het toevoegen van standaard formattering in keuzevelden (de gekleurde pillen) of het toelaten om met eenvoudige Json code een lijst of bibliotheek helemaal om te toveren.
Dit tonen aan klanten was altijd leuk. Je kon data in een bibliotheek gooien, wat kolommen toevoegen en voilà, je inhoud was snel filterbaar en vindbaar.
De praktijk vertelt een ander verhaal
Eindgebruikers waren zeker weg van de kracht van metadata. Maar het extra werk om dit in te vullen woog vaak te zwaar, zeker bij uitgebreide metadata-velden.
Daarnaast was het gebruik van mappen al jaren ingeburgerd. Mappen gebruikt men op de computer, in de mailbox en zelfs nog bij papieren documentatie. Het is een eenvoudige manier om informatie te klasseren, zonder tijdrovende metadata te moeten invullen. Even de documenten erin slepen en je kan weer verder.
Ook Microsoft doet aan mappen
Microsoft helpt ook niet mee…Bij het maken van een nieuw kanaal in de populaire Teams applicatie wordt er in de achterliggende SharePoint site gewoonweg een map aangemaakt.
Ook de bekende OneDrive synchronisatie, die OneDrive, SharePoint en Teams bestanden weergeeft als het ware een externe harde schijf op je computer werkt steevast met mappen. Metadata die je aanmaakt in een SharePoint bibliotheek, kunnen niet weergegeven worden in de Windows verkenner, dus verlies je bij het werken op deze manier alle voordelen die metadata je geeft.
Een derde pijler is het opmaken van rechten: in SharePoint kan je kiezen voor het breken van de overerving van permissies, maar dan enkel op mapniveau of op bestandsniveau. Metadata biedt hier geen oplossing voor. De mogelijkheid om documenten, waarbij een metadataveld een bepaalde waarde heeft, open te stellen voor enkel een beperkte groep van mensen kan wel opgezet worden, maar vereist het aanmaken van een bewerkelijke workflow in het Power Automate systeem. Niet zomaar een-twee-drie dus.
Wat is nu de oplossing?
Waar doe je nu best aan: Metadata of mappen? Het antwoord is helaas het standaard consultancy antwoord: Het hangt ervan af.
Hoe digitaalvaardig is je doelpubliek? Wat is de meerwaarde die je zou kunnen brengen met het opzetten van metadatavelden? En hoe werkt men met de data? Gelukkig zijn er ook vanuit technische hoek enkele facetten die je toelaten allebei te doen: Het gebruik van Sensitiviteitslabels, het tonen van informatie in een weergave binnen alle mappen (waarbij je in een weergave een vlakke lijst krijgt in plaats van mappen) of het automatisch invullen van metadata vanuit een document of standaardwaarden vanop een map.
De ideale oplossing is dus een combinatie van beiden: De nodige mappenstructuur zodat het “offline” werken eenvoudig is; en metadata die de eindgebruiker toelaat om documenten snel en eenvoudig te filteren, sorteren en groeperen, zonder dat het van die gebruiker veel extra werk vraagt om dit in te vullen.

Ontdek in aanstaand webinar ‘Efficiënt vinden in het Microsoft platform‘ hoe jij mappen en metadata zo kan combineren dat je uit beiden profijt kan halen. Schrijf je onderaan via de link!