Dat ik als consultant heel wat tijd doorbreng naar het zoeken van informatie staat vast. Zo is mijn opgebouwde kennis ook steeds vluchtig en moet dit constant op peil gehouden worden. Dit heeft als gevolg dat ik heel wat tijd verlies aan zoeken…En ik ben niet alleen: iedere kenniswerker of het nu een boekhouder, jurist of een researcher is, moet up-to-date blijven.
En toch schrik ik elke keer opnieuw als ik de cijfers zie die in allerlei studies gerapporteerd worden (Research Shows that Searching for Information at Work Wastes Time and Money | ArticleCube): met zijn allen zoeken we gemiddeld 1.8u per dag(!) of een vierde van de werktijd.
Dus nam ik eens de proef op de som!
In een ouderwets logboek noteerde ik simpelweg wat ik zocht en hoeveel tijd het me gekost had.
- In totaal spendeerde ik meer dan 2,5 uur naar het zoeken van informatie…Bovengemiddeld dus.
- Hiervan ging meer dan een uur naar het zoeken van informatie over een specifiek technisch probleem van een klant. Heel eigen aan het werk als consultant.
- 1,5u van mijn werkdag ging naar het zoeken van interne informatie.
Enkele grote tijdopslorpers:
- 15 minuten – De nieuwe tarieven die gelden voor 2023 (Ergens in een post werd dit aangekondigd, maar het woord tarief werd niet gebruikt….)
- 10 minuten – De meest recente template voor het uitvoeren van een Teams assessment (Zo doen we er blijkbaar wel heel wat, maar waar zit die template?!)
- 10 minuten – Het zoeken van een klantensite waarvan de naam helaas ingesteld stond met de volledig uitgeschreven naam in plaats van de gangbare afkorting.
- 10 minuten – Een discussie in Teams waar een oplossingsrichting werd gesuggereerd (Ik herinnerde me niet dat dit in Teams was besproken).
Samengevat een redelijk ontnuchterend verhaal…
De zoekoplossing die wij gebruiken is de standaard Office 365 zoekmotor, zonder verdere inrichting. Ofwel een best-effort oplossing die we mits wat kleine aanpassingen al heel wat zouden kunnen verbeteren:
- De gangbare namen van klanten ook als metadata aan een site hangen
- Templates specifiek doorzoekbaar maken
- Best bets implementeren voor bijvoorbeeld de laatste tarieven
- …
Zoals je wel hebt gemerkt is ons arsenaal aan mogelijkheden groot. Alleen kreeg het probleem nooit de aandacht die het verdient.
Er vanuit gaande dat mijn collega’s op gelijkaardige problemen stuiten is het niet onrealistisch om de tijd die we spenderen naar het zoeken van interne informatie van 1,5u terug te brengen naar, iets conservatief, 1u.
Een besparing van een halfuur per dag, 2,5 uren per week of 100u per jaar. Met 70 consultants komen we dan al snel op 7000 uren. Om al helemaal mijn punt te maken halveer ik de tijd nog even naar 3500 uren per jaar.
De ervaring bij onze klanten leert dat met de juiste monitoring en een volgehouden inspanning van één à twee dagen per maand (of 192 uren per jaar) we heel ver kunnen springen…Zelfs als je die inspanning verdubbelt, weegt ze niet op tegen de meer dan 3500 uren die we jaarlijks kunnen besparen aan onnodige zoektijd. Nu rest ons enkel de vraag: ‘Wat houdt ons toch tegen?’
In al mijn jaren als consultant heb ik heel wat klantenontevredenheid gehoord over de zoekervaring en tegelijkertijd wordt er geen aandacht gegeven aan het inrichten van deze essentiële zoekmotor.
Tijd om in actie te schieten en te ontdekken hoe je met eenvoudige ingrepen al snel heel wat frustraties en tijd kan besparen.
Tijdens het opkomende webinar ‘Efficiënt vinden in het Microsoft platform’ zal je ongetwijfeld geïnspireerd en uitgedaagd worden om slimmer en tijdsbesparend te werk te gaan. Schrijf je onderaan in via de link!
Ben van Mol
Solution architect
Efficiënt vinden in het Microsoft-platform
Zorg voor een hogere samenwerkingsproductiviteit doordat jouw team sneller vindt wat het nodig heeft
