Sibelco PO approval

Purchase orders snel en handig goedkeuren via intranet én mobiele app? Sibelco doet het!

Een aanstekelijke bedrijfscultuur, doorgedreven markt- inzicht en operationele uitmuntendheid. Typisch Sibelco, en met reden. Als ‘global material solutions company’ streeft het bedrijf al bijna 150 jaar naar meerwaarde en perfectie, met veel aandacht voor menselijk kapitaal, veiligheid en klantenzorg. Dit streven is er op elk niveau, ook in de bedrijfsprocessen. En als het beter kan, grijpt Sibelco de kans om te optimaliseren. Dat was bijvoorbeeld nodig voor de purchase order flow. Het goedkeuren van purchase orders moest eenvoudiger kunnen. Een IT kolfje naar de hand van Spikes.

Sibelco exploiteert al sinds 1872 natuurlijke grondstoffen en levert zo een belangrijke bijdrage aan de fabricage van de meest uiteenlopende producten. Zo vind je het kwartszand van de multinational terug in auto’s, siliconen, glas, zonnepanelen en meer. Niet enkel kwartszand maar verschillende mineralen worden verwerkt in hun ruim 200 production plants verspreid over meer dan 40 landen wereldwijd. Logisch dat er vanuit de business altijd kritisch gekeken wordt naar processen zoals aankoop. Vanuit Europa kwam de vraag om eenvoudiger te kunnen omgaan met purchase orders, over verschillende devices heen. Het was de missie van de business om orders sneller én goedkoper te kunnen goedkeuren. Spikes legde de strategie en oplossing op tafel.

 

Europese zoektocht

Concreet vroeg de business binnen Europa een gemakkelijkere en goedkopere manier om purchase orders goed te keuren. “Via ons ERP-systeem liep het niet zo vlot, en de kost per ERP-licentie was hoog”, vertelt Wim Van Baelen, Communication & collaboration manager bij Sibelco. Een oplossing was gewenst, met name om gebruiksvriendelijker en transparanter met orders om te gaan. Als het even kon via intranet en mobiele toestellen door een ERP- integratie. Duidelijke taal.

Sibelco onderzocht de markt en keek richting bedrijven die ervaring hadden met dergelijke integraties. Na enkele andere contacten kwam Spikes in the picture. Wij waren geen onbekende IT-partner voor Sibelco. In het verleden ontwikkelden we voor hen een gebruiksvriendelijk communicatie- en collaboratieplatform voor ruim 6.000 gebruikers. Dat was een Microsoft Office 365 en Azure gebaseerd platform (intranet o.b.v. SharePoint en K2), aangevuld met Tasks-in-a-Box, een gespecialiseerde oplossing die centraal takenbeheer via web én mobiele app mogelijk maakt. Die samenwerking had z’n vruchten afgeworpen, een mooie basis voor een verdere samenwerking. Omdat Spikes de kennis en tooling reeds in huis had, kregen we de kans om ook het Europees purchase order project te trekken.

 

Van PoC tot roll-out

Tijd voor actie: de stapsgewijze integratie van het ERP-systeem met het ‘ourSibelco’ intranet. De doorlooptijd van 2 jaar werd gestart met een Proof of Concept (PoC), om te bewijzen dat het plan effectief kon omgezet worden in resultaat. In de eerste fase werden data van nieuwe suppliers in SharePoint en K2 geïntegreerd. Weinig sexy, maar noodzakelijk. Het testen van de connectie en stabiliteit van de interface, de kennismaking met M3 ERP en het SharePoint en K2- platform… de users en business droegen hiertoe 100% hun steentje bij. Deze interactie was nodig om de PoC succesvol af te ronden en het budget beter te kunnen inschatten.

Spikes stelde vervolgens een functionele en technische analyse voor, en bedacht een ‘rule’ set om purchase orders goed te keuren. De regels hielden rekening met de grootte van het order. Hoe hoger het bedrag, hoe hoger in de organisatie de goedkeuring van de bestelling terechtkomt. Een technisch vernuftige oplossing, dat effectief werkt voor honderden eindgebruikers binnen Sibelco in Europa.

Nadat begin 2017 de infrastructuur gecreëerd werd, kon men in april beginnen testen. Spikes bouwde namelijk 4 omgevingen: eentje voor development, een testomgeving, een QA (voor vragen en trainingen) en de finale productieomgeving.

Een succesvolle implementatie, die krijg je als je key users voldoende laat oefenen en kennismaken met de nieuwe workflow. Dankzij interne classroom trainingen van key users, die op hun beurt iedereen konden bijstaan, werden de teams al snel klaargestoomd voor de go-live. In regio South (Portugal, Spanje en Italië) was dat ongeveer in september, voor de Nordics in november, vanaf begin 2018 volgde de UK en de rest van Europa.

 

Vol lof over het eindresultaat

En dan rijst de vraag? Wat na… De feedback van de landen en gebruikers is duidelijk positief! Met dank aan het ijverige projectteam en de gestructureerde, projectmatige aanpak.

“Het was geen eenvoudig traject”, besluit Wim, “en ondanks de technische uitdagingen mag het eindresultaat er zijn. We zijn vol lof over het projectteam dat ervoor zorgde dat het traject goed is afgerond. Van Steerco, beslissingen over bugs, approval en change requests… Spikes had alles duidelijk onder controle.”

Het werk is voor de aankoopdienst binnen Sibelco aanzienlijk vereenvoudigd. De users keuren purchase orders onafhankelijk van een device goed. Via mail, intranet of een app. Gebruiksvriendelijkheid en transparantie troef. Last but not least: het aantal licenties van het ERP-systeem is verlaagd, en dus ook de kosten. Mission accomplished.