Daikin Europe

Mailmigratie van Lotus Notes naar Exchange online als eerste stap naar een volledig Office 365 communicatieplatform

Al meer dan 90 jaar werkt Daikin aan moderne, slimme en vooral groene klimaatbeheersystemen voor de residentiële, commerciële en industriële sector. Ondertussen 45 jaar geleden, in 1972, werd de Oostendse vestiging opgericht. Dit Belgisch kantoor groeide uit tot het indrukwekkende hoofdkantoor van Daikin Europe. Door de uitbreidingen van de laatste jaren moest Daikin Europe noodgedwongen op zoek naar efficiëntere collaboratie- en communicatiesystemen. De gecentraliseerde IT-dienst in Oostende zag hierin een belangrijke rol voor Office 365 en zo kwam Microsoft-specialist Spikes al snel in the picture.

Als eerste stap besliste Daikin voor een omschakeling van Lotus Notes naar Exchange Online of respectievelijk van een on-premise omgeving naar een cloudomgeving te gaan. Dit tweede platform biedt namelijk veel meer stabiliteit, een betere veiligheid en geïntegreerde communicatietools. Bovendien is het ook erg onderhouds- en gebruiksvriendelijk. Net datgene waar Daikin naar op zoek was. Dit deed Daikin beslissen tot een volledige uitrol van het Office 365 platform. Concreet gaat het hier over de migratie en ondersteuning van meer dan 4.000 mailaccounts, verspreid over gans Europa. Een hele uitdaging, maar bij Spikes deinst men niet terug voor complexe projecten, integendeel.

 

Doordachte aanpak

Het Daikin-team, verantwoordelijk voor IT en planning, was al enige tijd met dit project in de weer. Ze wilden de krijtlijnen van deze uitdaging dan ook duidelijk in kaart brengen. Tijdens de opstartfase werd een charter ontworpen met een budget, scope, resources en een tijdslijn. Nu nog de juiste partner. Verschillende organisaties werden op de rooster gelegd want Daikin was echt op zoek naar de perfect match. Spikes viel meteen op vanwege de enorme ervaring, garanties en doordachte aanpak met mailmigraties.

De planningsfase werd succesvol afgerond. Tijd voor het volgende team om in actie te schieten. Siegfried Verbeke, Project manager binnen de infrastructuurafdeling, kreeg het charter in handen en startte samen met zijn collega’s aan de effectieve uitrol van het project.

 

Testen, testen & nog eens testen

Zo begon de intensieve samenwerking tussen Daikin en Spikes. Een uitgebreide voorbereiding was essentieel bij dit complexe migratietraject. Alvorens de eerste echte mailbox omgezet werd naar Office 365, werd er 3 à 4 maanden getest. Deze testfase vond plaats in de zogenaamde ‘migratiefabriek’. Een veelgebruikt concept van Spikes waar allerlei migraties in een veilige en afgelijnde omgeving worden getest.

In een tweede fase werden alle maildata van Lotus Notes overgezet op de Microsoft cloudomgeving. Grote hoeveelheden data die on- premise servers vaak overbelastten werden zo weggehaald en overgenomen door Microsoft. Een hele opluchting voor de IT-dienst en de serverrooms in Oostende.

Een uitgekiend stappenplan

In de volgende stap werd bij Spikes een overkoepelende communicatietool ingezet waarmee ze eindgebruikers, doorheen het ganse traject, informeerde en begeleide. Zo ontvingen de gebruikers die binnen enkele dagen migreerden bijvoorbeeld automatisch een waarschuwing over de veranderingen binnen hun account. Deze tool fungeerde ook als centraal infopunt waar men alle belangrijke links, aanmeldpunten, etc… kon terugvinden.

De meer dan 4.000 te migreren mailboxen werden opgesplitst per land en zo ging de migratie gefaseerd van start. Elke 3 weken een nieuw land, een nieuwe uitdaging.

Siegfried blikt terug: “We gingen van start in de Europese landen met het minst aantal gebruikers zoals Zweden en Griekenland. Eens we wat ervaring hadden opgedaan, schakelden we een versnelling hoger en gingen we voor grotere sites zoals Spanje bijvoorbeeld.”

Er werd steeds in verschillende stappen gewerkt, volgens het PDCA (Plan, Do, Check and Act)-principe, met veel aandacht voor continue bijsturing en verbeteringen. Steeds hetzelfde ritme: anderhalve week voorbereiding en anderhalve week voor het opvolgen van issues. De migratie zelf vond plaats in het weekend om werknemers zo weinig mogelijk te belasten. Op maandag konden ze het werk gewoon hervatten met hun nieuwe Outlook mailbox. Wekelijks werden ook alle resultaten besproken. “Uit de 4.000 conversies is er slechts met pakweg een 5-tal echt iets misgelopen. Uitzonderlijk. De tool die Spikes gebruikt voor zijn migraties is echt ijzersterk.”, vertelt Siegfried enthousiast.

 

Samen staan we sterk

Lokale projectmanagers werden ingeschakeld ter ondersteuning. Door middel van training zorgden zij mee voor een vlekkeloze implementatie. Skype, chat, screen sharing, video conferencing, … kortom alle nieuwe functionaliteiten van het Exchange platform werden uitgelegd en getoond. Voor complexe vragen en technische support stond Spikes steeds paraat.

Dankzij deze goede samenwerking werd de adoptie van het nieuwe platform zo een echt succesverhaal voor Daikin en Spikes. De stabiliteit werd voornamelijk gezien als grootste troef, maar ook de mobiele versie werd enthousiast onthaald. Project manager Siegfried verklaart: “De voorbije 15 jaar werd Lotus Notes dagelijks door iedereen gebruikt. Een vertrouwde omgeving dus, iets wat mensen niet graag zien veranderen. Nu kwamen we plots met dat nieuwe, moderne platform. Toch is dit door onze werknemers zonder problemen aanvaard, dat wil wel wat zeggen. In 7 maanden tijd werden 4.000 eindgebruikers succesvol geconverteerd naar het Exchange platform. De omschakeling en adoptie had in onze ogen niet beter kunnen verlopen.”

 

Dat smaakt naar meer

Siegfried blikt tevreden terug op het hele project: “We kunnen echt van een succes spreken. Samen met Spikes slaagden we erin 99,9% van de omschakeling perfect uit te voeren. Een sterk verhaal! Het nieuwe mailsysteem zorgt voor veel meer stabiliteit en veel minder problemen, dit zowel on site als op de mobiele apparaten. Bovendien zien we een naadloze integratie met de rest van de Office Suite.”

Dit geslaagde project geeft Daikin dan ook de nodige energie voor de verdere uitrol van de Office 365 integratie. Nu alle medewerkers een account hebben, zullen de volgende stappen veel eenvoudiger verlopen. Momenteel kijkt men naar SharePoint als opvolger van het mailproject.

Het klikt tussen Daikin en Spikes, dat is duidelijk. “We zijn dan ook blij dat we alvast enkele opvolgprojecten kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan gelijkaardige mailmigraties in onze diverse dochterondernemingen. Het vertrouwen is groot en we zijn benieuwd wat de toekomst brengt.”, aldus Siegfried.