Regelmatig vergaderen is eigen aan de overlegcultuur die heerst binnen veel organisaties en teams. Hoewel we bij Spikes samenwerking en communicatie absoluut toejuichen, zien we ook dat de huidige efficiëntie van vergaderingen voor verbetering vatbaar is. Daar komt nog eens bij dat onze manier van werken veranderd is. Werken kan inmiddels altijd, overal en op verschillende devices; thuis, onderweg of samen met mensen op verschillende locaties. Zonder de juiste tools om dit te faciliteren wordt het dan ook almaar moeilijker om mensen samen te krijgen en effectief een vergadering te organiseren.

 

Efficiënt vergaderen

Door een goede vergadercultuur te ontwikkelen en te ondersteunen met de juiste Office 365 tools (Outlook, Skype for Business, …), kan elke organisatie tot wel
20% tijdswinst realiseren.

Het vele vergaderen neemt vaak een té grote hap uit de werkdag en dus verliezen organisaties kostbare tijd en middelen. Door elke vergadering efficiënter aan te pakken, kan je dan ook heel wat tijd en middelen besparen. Office 365 geeft je daarvoor alle mogelijkheden; je moet ze alleen op de juiste manier gebruiken.

Spikes heeft steeds als objectief om het actieve en correcte gebruik van Office 365 in al zijn aspecten, te verhogen in jouw organisatie. Zo kunnen substantiële verbeteringen zoals tijdswinst, een betere samenwerking, efficiëntere communicatie en minder frustraties worden gerealiseerd.

Door als organisatie slim gebruik te maken van de verschillende technologieën binnen Office 365 kun je veel eenvoudiger:

  • agenda’s beheren
  • vergaderen vanop verschillende locaties of devices
  • taken/documenten bijhouden
  • notuleren
  • informatie delen
  • de laatste versie van de vergaderstukken vinden.

De impactstudie van Forrester Creating Business Value With Office 365 E5 Solutions, is hiervan het bewijs! Forrester toont aan dat: door de implementatie van Office 365 vergadertijd met maar liefst 19,9% kan worden gereduceerd. Benieuwd naar de resultaten van de studie? Download hiernaast de whitepaper.

 

Onze Aanpak

Spikes heeft de laatste jaren veel ervaring opgebouwd in efficiënt vergaderen. Onze medewerkers hebben ondertussen met duizenden gebruikers samengewerkt in verschillende sectoren om hun dagelijks werk te vereenvoudigen en te versnellen door beter gebruik te maken van Office 365 tools.

Door te focussen op een aantal gebruiksscenario’s die in verschillende vergaderprocessen kunnen worden toegepast, en door nauw samen te werken met de gebruikers, slaagt ons team erin om ook bij u op korte tijd belangrijke turnarounds te realiseren.

  • We tonen je de mogelijke scenario’s, aangepast aan de Office 365 tools die je al in gebruik hebt
  • Ons team helpt je om interne afspraken te maken over de nieuwe vergadercultuur
  • We begeleiden je bij een eerste test zodat gebruikers meteen de voordelen ervaren
  • Wij leiden je medewerkers op om de nieuwe scenario’s correct toe te passen
  • Wij begeleiden je in de verdere invoering in je organisatie

Wij voorzien gebruikers ook van de nodige hulpmiddelen zoals:

  • Quick reference cards over de afgesproken vergaderaanpak
  • Lijst met Nettiquette-regels
  • Trainingsmateriaal voor interne opleiders

 

Contact

Wil je met Spikes samenzitten en bekijken hoe we jouw vergaderingen of andere bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren?