• Home
  • Kennis
  • Mededeling: Spikes doet geen Enterprise Social Communication meer(*)
Laatste update:

Mededeling: Spikes doet geen Enterprise Social Communication meer(*)

Enterprise Social Communication (ESC) zoals we dat oorpronkelijk kenden, bestaat niet meer. Cummunicatie, of een conversatie zoals het in een ESC-context wordt genoemd, hoort niet thuis in een afzonderlijk tool, maar moet worden geïntegreerd met de andere informatie die deel uitmaakt de werking van een team.

Swiss KnifeDe tijd dat we een afzonderlijk tool gebruikten voor elk aspect van samenwerking, is voorbij.

Wat we wel eens vergeten is dit: communicatie maakt een integraal deel uit van groepswerking. Het staat niet op zich. Het hoort bij de andere resources van een team.

Hoe we tot nu toe werkten …

Alle werk in een organisatie is teamwerk. In een team van kenniswerkers draait alles rond:

  • documenten (en andere vormen van informatie) delen en er op samenwerken,
  • taken toewijzen en opvolgen,
  • vergaderingen plannen en houden,
  • een gezamenlijke kalender beheren
  • gegevens uit Line-of-Business-applicaties, en …
  • communicatie over al die zaken.

Nog niet zo lang geleden gebruikten we verschillende hulpmiddelen voor elk van die aspecten van samenwerking:

  • Documenten in een Shared Library, of,  recenter, in een bibliotheek in SharePoint
  • Taken in onze persoonlijke Outlook, in een takenlijst in SharePoint of in een toepassing voor takenbeheer
  • Vergaderingen in de individuele Outlook kalenders
  • Gegevens in de bijhorende LOB-applicatie
  • Communicatie in de individuele mail-inboxen, of recenter, gecentraliseerd in een groep in Yammer

Die manier van werken leidt tot een enorme inefficiëntie:

  • op het moment dat informatie ontstaat, besteedt elk teamlid namelijk tijd aan het opslaan ervan, afzonderlijk, in elk tool,
  • en op het moment dat de informatie moet worden opgehaald en gebruikt, moet elk teamlid het ook weer afzonderlijk gaan zoeken, en ook weer in elk tool apart.

Vergeet daarbij niet: elke medewerker in een organisatie werkt tegelijk in 3 tot 7 teams:

  • binnen zijn/haar afdeling,
  • in een of meerdere projectteams,
  • in een of meerdere comités,
  • in een of meerder businessprocessen.

Zelfs wanneer alle informatie, taken, kalenders en communicatie gecentraliseerd is, blijft er een inefficiëntie bestaan indien voor elk aspect een andere IT-toepassing wordt gebruikt: deels in Outlook Inbox, deels Outlook Kalender, deels in Outlook taken, deels in SharePoint, deels in Yammer. Een simpel rekensommetje leert dat een medewerker die in 7 teams werkt, minimum 35 keer ‘bronnen’ moet raadplegen om zijn dagelijks werk te doen. (En dan laat ik de data uit ERP- en Line-of-Business-systemen nog buiten beschouwing.)

… en hoe we vanaf nu werken

Goede oplossingen voor teamwerk zorgen er voor dat ALLE informatie dat een team nodig heeft om efficiënt te werken, op één plaats wordt verzameld en toegankelijk gemaakt.

Door alle informatie van het team bijeen te brengen, wordt een bijkomende efficiëntieverbetering bereikt:

  1. elk teamlid kan rechtstreeks naar de werkomgeving van het team gaan, en daar alle info vinden om zijn taak binnen het team uit te voeren
  2. alle teamleden beschikken over dezelfde informatie, in hetzelfde overzicht, waardoor er minder misverstanden en vragen zijn.

Deze evolutie is ook duidelijk merkbaar in de Microsoft Office producten, met Office 365 voorop. Recent heeft Microsoft in de Outlook Webclient en in Office 2016 het mechanisme van Groups geïntroduceerd, die exact doen wat hierboven is beschreven: alle informatie voor een ad-hoc team automatisch bijeen brengen.

Capture Groups in Outlook Screen capture: Group in Outlook

(Outlook Groups toont ook een andere evolutie: het is niet of-of, maar en-en: communicatie wordt niet of in de group gevoerd, of in de outlook inbox, maar in beide! Daarmee heeft de individuele gebruiker de keuze: blijven werken vanuit zijn mailbox, of werken vanuit de Group).

Voor meer gestructureerde teams (i.e. met meer gestructureerde informatie, workflows, etc.), kan hetzelfde worden bereikt door in SharePoint een team site zo in te richten dat daar al die informatie in één overzicht wordt bijeen gebracht: documenten, taken, kalender en conversaties.

Conclusie

Is Enterprise Social Communication dood? Nee, natuurlijk niet. Maar het mag geen doel op zich zijn. ESC brengt maar zijn grootst mogelijk toegevoegde waarde in een organisatie wanneer het ingebed zit in de dagelijkse werking van de teams die het gebruiken om over hun teamwerk te communiceren.

Is Yammer dood? Nee, maar Yammer biedt maar zijn grootste waarde wanneer een conversatiegroep geïntegreerd wordt in de SharePoint team waar hij bij hoort.

En mechanismen zoals Outlook Groups geven heel concreet aan in welke richting dit evolueert.

———————————

(*) Deze blogpost is een herwerking en vertaling van eerdere blogposts ‘Social Communication without Social Collaboration’ en ‘Social Collaboration without Social Communication’.

Marc Vanderheyden - Picture

Marc Vanderheyden is Managing Partner van Spikes N.V.

E-mail: marc.vanderheyden@spikes.be

Twitter: @mceev11 en @spikesnv

LinkedIn: http://be.linkedin.com/in/marcvanderheyden/

Website Spikes: www.spikes.be

 

 

Categorieën

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Gerelateerde content

Erkenning KMO-portefeuille

Spikes is erkend dienstverlener voor KMO-portefeuille en dit zowel voor advies als voor onze…

Just in time “Need to knows” for domains like consulting, compliance, QA, research, risk analysis

Knowledge workers in those domains spend typically much time in desktop research, reading, exploring…